Imagem representativa de como fazer um email

Como criar um email para a sua empresa e profissionalizar o seu negócio

Saber como criar um email profissional precisa ser uma prioridade para empreendedores. Esse é o caminho para se posicionar melhor e gerar mais vendas em mercados competitivos.

Emails têm papel de destaque nas estratégias de comunicação e relacionamento com o cliente em diversos momentos. Da prospecção à fidelização, ter um ponto de contato como este ajuda a alcançar objetivos. Portanto, saber como criar um email profissional para você e seu negócio deve ser o primeiro passo.

Um erro que empreendedores podem cometer é acreditar que podem ser vistos da maneira que desejam sem um email profissional. Posicionar-se como empresa, por meio da sua marca de trabalho, vai fazer o consumidor enxergar seu negócio de outra maneira. Isso trará maior credibilidade e ajudará a conquistar os resultados que você deseja.

Este post vai tratar sobre emails profissionais, como são importantes e a melhor forma de criar e configurar uma conta para sua empresa. Continue a leitura para saber mais!

O que é o email?

O email, ou correio eletrônico, é um sistema de comunicação online que permite que usuários e empresas tenham um endereço de correio online. A partir disso, é possível trocar mensagens e estruturar fluxos de comunicação por meio do registro de cada pessoa ou negócio em um servidor.

Quando criado, o email era um método de comunicação considerado inovador e visto como a carta digital. Toda a dinâmica por trás de envio e recebimento, considerando a agilidade, fez do email um canal que revolucionou as formas de contato. Ainda que o tempo tenha passado e as ferramentas de mensagens instantâneas tenham chegado, o email segue essencial.

Canal de atendimento

Uma das demandas mais importantes na gestão de empresas é o relacionamento com o consumidor. Se um bom trabalho é feito, se torna possível fidelizar clientes e garantir que essas pessoas sejam compradoras recorrentes. Para isso, é preciso manter um contato frequente, algo que o e-mail ajuda a conseguir da melhor forma.

Seja de maneira ativa, seja de maneira passiva, o email é um canal de atendimento para as empresas. Por meio dele, é possível entregar conteúdos e ofertas, além de disponibilizar o tempo da sua empresa para ajudar esses consumidores a solucionarem dúvidas e questões.

Ferramenta de marketing

Um dos principais usos do email atualmente é como canal de implementação de ações de marketing, principalmente aquelas recorrentes. É por meio dessas mensagens que muitas empresas estabelecem um contato frequente com sua base de consumidores. Assim, conseguem manter essas pessoas interessadas no produto oferecido.

Os emails também ajudam a captar leads e gerar oportunidades de vendas. Com as estratégias mais adequadas, simples contatos de pessoas podem ser preparados para se tornarem clientes fiéis e que vão gerar faturamento. Tudo isso, graças ao email e uma boa estratégia por trás da ferramenta.

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Qual a importância de ter um email profissional?

Subestimar a importância de criar um email profissional não é a melhor das ideias para quem trabalha com vendas ou tem uma empresa pequena. Principalmente nesse patamar, mostrar que o cliente pode confiar no seu negócio é fundamental. Isso é possível nos detalhes, como em um email que tenha o domínio da sua empresa.

Para empreendedores, ter esse endereço profissional traz algumas vantagens pensando em posicionamento no mercado. Entenda!

Credibilidade enquanto empresa

Toda empresa que está no mercado disputando espaço com suas concorrentes precisa de credibilidade. Esse é um dos fatores que o consumidor vai considerar na hora de escolher de qual negócio irá comprar. Portanto, demonstrar ao público que sua empresa é séria, realmente existe e que tem o melhor a oferecer faz toda diferença para os resultados.

Entre os fatores que aumentam a credibilidade, sem dúvidas o email profissional é um deles. Isso gera no consumidor a ideia de que aquela empresa tem uma estrutura comercial séria e sólida. Mesmo que você seja o único membro do seu empreendimento, o importante é se posicionar da maneira mais adequada.

Possibilidades para sua equipe

Se você tem uma equipe trabalhando na sua empresa, é importante que essas pessoas tenham suas próprias caixas de email para trabalhar. Assim, conseguem se comunicar entre si e também externamente. No segundo cenário, faz toda diferença ter um email profissional na hora de falar com pessoas que estão fora da empresa.

Seja em uma negociação com fornecedor, seja em um benchmarking com um funcionário de outra empresa, apresentar-se com o email profissional gera uma percepção positiva. Esse detalhe também traz maior segurança para os colaboradores, já que essas pessoas terão maior confiança para atuar no contato com o público com empresas parceiras.

Posicionamento de marca

Começar uma empresa nem sempre é a tarefa mais difícil para muitos empreendedores. Normalmente, o desafio consiste em se manter relevante e sólido. Isso passa por muitas questões, entre elas, o posicionamento de marca. Negócios dos mais variados setores enfrentam desafios diários para se manterem competitivos e bem vistos pelo público.

O posicionamento de marca passa pela identidade visual, site, tom adotado nas redes sociais e também no nível de profissionalismo que a empresa apresenta. Não há dúvidas de que um email com o nome da sua empresa no domínio gera uma percepção única.

Como criar um email para sua empresa?

Saber como criar um email profissional para uma empresa é uma dúvida recorrente de empreendedores que estão começando. Para muitos, pode parecer complexo ter uma caixa de emails com o nome do negócio, mas a verdade é que não é difícil assim. Atualmente, o processo é mais acessível, tendo em vista que o surgimento de novas empresas online é algo crescente.

A seguir, confira quais são as principais etapas para essa criação de email e entenda como fazer da melhor forma.

Registre um domínio para a sua empresa

O primeiro passo é o registro de domínio. Esta tarefa consiste em comprar o endereço da sua empresa na internet, ou seja, o direito de usar um nome específico. Esse domínio vai servir tanto para ser o endereço do negócio na internet quanto para o email profissional. Basta comprar o domínio e você terá direito a usá-lo por 1 ano, pendente de renovação.

O seu domínio fica registrado e você será notificado quando esse tempo estiver prestes a expirar. É fundamental ter controle dessa data, já que outra pessoa pode comprar o domínio se você deixá-lo expirar. Nesse caso, sua empresa perderá o direito de usar o próprio nome no endereço do site e também no domínio de email.

Escolha um provedor de email

Agora você já pode ter o nome da sua loja no seu endereço de e-mail profissional. Entretanto, toda a estrutura de funcionamento desse email será conduzido por um provedor. Então, você precisa decidir qual será o seu entre opções como:

  • GMail;
  • Outlook;
  • Yahoo;
  • UOLHost.

O provedor fará o papel de conectar o seu domínio a um email que funcione. Toda essa estrutura de envio e recebimento é feita por uma dessas empresas. Você até pode mudar a aparência da interface de trabalho nos emails, mas o provedor precisa ser de uma dessas empresas tradicionais.

Configure o seu email

Por fim, você vai precisar configurar seu email para que ele funcione adequadamente no provedor escolhido pela sua empresa. Basicamente, trata-se de sincronizar as contas de email com o provedor, o que não é um trabalho complexo. Em muitos casos, o processo é feito automaticamente, bastando logar a primeira vez com o email na ferramenta.

Se o seu email tem várias contas e precisa ser de uma versão paga, certamente sua empresa terá acesso ao suporte da empresa em questão. Nesses casos, se houver alguma dúvida na configuração, o atendimento do provedor vai ajudar. De maneira geral, configurar não deve ser uma preocupação durante o processo.

Quais são as melhores ferramentas para email?

Um dos principais papéis do email na rotina empresarial é ser uma plataforma de execução de ações de marketing. Esse trabalho será sempre realizado com ajuda de uma solução especializada, as ferramentas de email marketing. Elas permitem disparar mensagens em massa para diversas bases e ainda aplicar filtros de configuração.

Atualmente, há uma boa oferta de ferramentas de email disponíveis no mercado, incluindo opções para negócios de variados tamanhos e necessidades. Encontrar a melhor opção para sua empresa não deve ser das tarefas mais difíceis. Para ajudar, listamos alguns dos melhores softwares de email marketing a seguir. Confira!

Mailify

Mailify é uma das primeiras empresas européias no mercado de email marketing. Com grande alcance e com uma estrutura robusta, a solução é encarada como uma das mais importantes e qualificadas entre as opções disponíveis.

Seus serviços incluem entregabilidade otimizada, gestão facilitada das listas de contatos e disparo de emails e SMS. Você consegue também construir emails e fluxos inteiros de contato com clientes de maneira simples.

Infusionsoft

O Infusionsoft surgiu a partir da ferramenta de CRM que leva o mesmo nome. Esse é um movimento comum e tem ampliado a oferta de soluções de email marketing no mercado, trazendo mais concorrentes e opções variadas para os clientes.

Com um recurso chamado Campaign Builder, a ferramenta facilita a criação de campanhas de disparo de emails com os mais variados objetivos. Assim, fica mais fácil definir fluxos de contato com leads e nutrição com quem já é cliente da empresa.

Chegou a hora de profissionalizar o seu negócio

E-GOI

Considerada uma ferramenta completa, a E-GOI permite não só gerenciar emails e criar fluxos de comunicação, mas também criar landing pages e formulários para captar leads. Ou seja, são funcionalidades que contemplam mais etapas da jornada do que o normal.

A ferramenta também permite monitorar carrinhos abandonados e, a partir disso, disparar emails de tentativa de recuperação. Assim, sua empresa consegue gerar vendas que antes pareciam perdidas.

Mad Mimi

Muitos consideram o Mad Mimi uma opção mais barata à MailChimp, a mais famosa ferramenta de email marketing do mercado. Com esta opção, você consegue trabalhar de maneira completa nas suas estratégias, da criação à gestão.

Seus emails podem ser criados do zero, o que representa um alto nível de customização na hora de criar campanhas. Além disso, há diversas integrações importantes para gerenciar suas demandas, inclusive com o Google Analytics.

LeadLovers

O nome já diz: o foco é obter leads e torná-los clientes! A LeadLovers é uma empresa de email marketing brasileira e que oferece uma ótima base para gestão de leads e estratégias de nutrição com ajuda dos fluxos de email.

Os recursos da ferramenta possibilitam automatizar disparos, criar landing pages e customizar todo o trabalho de acordo com cada estratégia. Assim, os resultados chegam mais facilmente.

Como configurar um email de negócios?

Seu email de negócios precisa estar ativo para que sua empresa consiga os resultados que deseja o mais rápido possível. Portanto, algumas dicas devem ser de grande importância para que tudo seja rapidamente configurado e fique pronto para uso. Confira essas dicas na sequência.

Utilize assuntos personalizados

Os assuntos dos emails disparados precisam ser alterados de acordo com o tema que você está abordando naquele contato. Mais do que isso, é necessário também personalizar essa mensagem, se possível com o nome de quem irá recebê-lo. Quanto mais pessoa e próximo for essa abordagem, maiores as chances de conversão.

Utilize os e-mails de resposta automática

As respostas automáticas servem para que seu consumidor não fique sem ter um feedback da sua empresa em caso de alguma solicitação. Por exemplo, quando alguém faz uma compra, é essencial que essa pessoa receba um email de confirmação. Contatos do tipo podem e devem ser configurados para um disparo automático.

Tenha uma assinatura profissional

Assim como o consumidor precisa saber que está falando com uma empresa que existe, é necessário também dar nome a quem está atendendo essas pessoas. Por isso, cada funcionário da empresa deve ter uma assinatura profissional que diga quem é e qual é o cargo da pessoa. Isso aumenta o nível de confiança de comunicação.

Saber como criar um email profissional não é uma tarefa difícil, mas precisa ser encarado como uma responsabilidade relevante. Afinal, por mais que pareça um detalhe, é algo capaz de definir os resultados de vendas de uma empresa e fidelizar clientes.

Faz diferença se posicionar de maneira séria e adequada.
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