Saber como montar uma lista de fornecedores ajuda empresas a organizarem a gestão de contatos e terem maior dinamismo na logística. Além disso, uma boa lista permite também captar oportunidades de novas parcerias.
Varejistas, na maioria das vezes, trabalham com fornecedores que ajudam a levar as melhores mercadorias ao consumidor. É o modelo de negócio que funciona melhor e permite ter um mix de produtos qualificado. Para ter organização e garantir acesso a itens que interessam seu público, definir uma lista de fornecedores é parte importante do trabalho.
Um dos grandes desafios dos varejistas é estabelecer parcerias de sucesso com fornecedores. Na hora de avaliar essas empresas, é necessário fazer uma pesquisa extensa e avaliar diversos pontos, desde a qualidade do produto até o preço. Por isso, ter um banco de dados com opções diversas vai ajudar a empresa a se manter sólida no mercado.
Este conteúdo vai tratar em maiores detalhes sobre a importância de uma lista de fornecedores para um negócio e dará dicas sobre como montar uma. Acompanhe!
Como uma lista de fornecedores ajuda no negócio?
Muitos gestores pecam por acreditar que uma lista de fornecedores é só um instrumento simples de controle que pode ser dispensado. O erro começa quando não há uma organização de contatos, afinal, sua empresa vai precisar se comunicar com esses fornecedores com constância.
Além disso, há também o ponto de vista estratégico do uso da lista. Quando esses fornecedores estão devidamente relacionados, podem passar por análises mais detalhadas em relação ao fornecimento oferecido. Fazer isso ajuda a gerar economia de custos e trabalhar com parceiros mais qualificados.
Há alguns pontos que precisam ser pontuados quando analisamos a importância de ter uma lista de fornecedores. Entenda como essa ferramenta pode ajudar uma empresa.
Dinamismo na logística de compra
Uma logística ágil e dinâmica pode ajudar empresas a se comportarem melhor no mercado. Isso é parte fundamental do atendimento e tem impacto direto no nível de satisfação do consumidor. Portanto, podemos afirmar que a lista de fornecedores vai influenciar diretamente na experiência de compra do consumidor.
Como? É simples: a lista permite que haja um contato mais ágil e preciso na hora de fazer pedidos para reabastecer o estoque da empresa. Isso leva o e-commerce a ter sempre ampla disponibilidade dos produtos que oferece. Assim, o consumidor dificilmente vai acessar a loja virtual para fazer sua compra e se deparar com um item esgotado.
Ter uma oferta de opções ampla
Se engana quem pensa que empresas de sucesso têm poucos fornecedores visando um padrão de qualidade e um serviço de longo prazo. Esse é um cenário que pode acontecer e é considerado ideal, mas a realidade traz imprevistos e outros possíveis problemas. Logo, ter uma lista de fornecedores com opções variadas é mais seguro e recomendável.
Imagine que um fornecedor de anos passe por um problema na fabricação de determinado produto e fique incapaz de abastecer seu negócio. Se em um caso como esse não há uma segunda opção de fornecimento, sua empresa fica sem o produto. As listas ajudam a elencar fornecedores prioritários e também os de emergência, que podem ser muito úteis em vários momentos.
Estar sempre em busca das melhores opções
A gestão de fornecedores precisa ser vista como um trabalho contínuo. Por mais satisfeito que seu negócio esteja com os fornecedores parceiros, sempre é possível buscar opções ainda melhores.Algumas mudanças podem gerar vantagens como economia de custos, serviços mais qualificados e ágeis e até mesmo produtos melhores para seu negócio.
Em muitos casos, ter uma lista que agrega novos contatos de fornecedores frequentemente vai ajudar a negociar preços com parceiros de longa data. É comum apresentar cotações fornecidas por outras empresas e, a partir disso, tentar negociar valores com o atual fornecedor. Afinal, nenhum dos dois lados quer perder um bom parceiro de negócios.
Como montar uma lista de fornecedores
Montar uma lista de fornecedores é um trabalho que se desenvolve em etapas, mas que não acaba quando essa relação de parceiros está devidamente registrada. A seguir, mostramos com mais detalhes como criar uma lista e seguir a otimizando constantemente.
Faça uma pesquisa de mercado
Comece por uma pesquisa de mercado. O primeiro passo precisa ser a dedicação a buscar informações de fornecedores que podem atender sua empresa. Faça isso por meio de contatos com pessoas do mercado, pesquisas na internet e a partir de onde for possível. Assim, você consegue cotar preços e entender as dinâmicas de fornecimento.
Essa pesquisa inicial vai ser um filtro importante para que seu negócio determine quais parceiros estão mais alinhados às expectativas do seu e-commerce. Então, fica mais fácil selecionar algumas dessas empresas que serão analisadas com maior cuidado. Lembre-se de que a etapa de pesquisa é extensa e toma bastante esforço e tempo.
Escolha uma ferramenta para registro
Uma boa lista precisa estar disponível em uma plataforma que facilite o acesso de todas as pessoas que precisam acessá-la. Ainda que você seja um MEI e trabalhe sozinho, é importante que o registro fique disponível em um ambiente de fácil gestão e operação. Por isso, opte sempre por ferramentas digitais e, de preferência, que funcionem na nuvem.
Há muitos softwares de gestão empresarial que permitem que várias pessoas acessem arquivos de maneira simultânea, isso porque são integrados. Nesse tipo de solução, as alterações são registradas em tempo real, independentemente de quem as fez.
Boas ferramentas que devem ajudar na hora de gerenciar e operar uma lista de fornecedores são:
- um CRM;
- uma ferramenta de gestão logística;
- uma planilha online, como a Google Sheets.
Coloque os principais dados dos fornecedores
Sua lista de fornecedores precisa ser preenchida de maneira completa, garantindo que sua empresa tenha um banco de dados rico e que realmente funcione estrategicamente para o negócio. O CRM é a solução ideal para fazer esse preenchimento de dados dos fornecedores, mas você também consegue trabalhar bem nas outras opções.
Entre os dados indispensáveis estão:
- nome da empresa;
- endereço;
- contato (e-mail e telefone);
- CNPJ;
- nome e cargo da pessoa responsável pelas negociações e atendimento;
- informações complementares que sejam importantes para a empresa.
Lembre-se de ter um modelo padronizado de registro desses fornecedores. Isso vai garantir uma gestão otimizada da lista e facilitará as consultas futuras.
Crie um relacionamento com esses fornecedores
Fornecimento é sobre parceria, o que pressupõe um bom relacionamento. Há muitos fatores que influenciam nessa boa relação entre cliente e fornecedor, entre elas flexibilidade, contatos amigáveis, bons preços e qualidade no atendimento. Isso deve ser buscado tanto pelo fornecedor quanto pelo cliente, afinal, ambos têm interesses comerciais.
Portanto, é altamente importante que um negócio varejista saiba como manter um bom relacionamento com seus fornecedores. Um dos piores erros que se pode cometer é acreditar que isso não é necessário, afinal, você é o cliente. Bons fornecedores tem uma grande variedade de empresas interessadas em seus produtos e serviços, então você precisa saber como valorizar essas empresas e estreitar laços.
Analise custos e oportunidades de negócio
As listas também permitem uma análise progressiva dos custos que estão sendo gerados por meio dos negócios que vêm sendo fechados. Bons registros devem ter, além dos dados informativos desses fornecedores, também o histórico de compras anexados a cada empresa. Assim, sua lista pode ser a mais completa possível, funcionando como base para análises estratégicas.
Registros mais complexos como o modelo sugerido funcionam muito bem nos CRMs. Além de reunir todo esse histórico, essa ferramenta permite também ter acesso a métricas e indicadores de desempenho e de custos relacionados a cada fornecedor. Assim, é possível tomar decisões visando redução de custos e captação de novas oportunidades de fornecimento.
Prospecte novas opções constantemente
Por fim, uma boa lista de fornecedores é aquela que nunca está finalizada. Mais um avez, reforçamos: você não precisa ter registrado somente o fornecedor que já trabalha com sua empresa. Tenha também anotações sobre aqueles que podem funcionar bem para seu negócio. Para evitar confusão, classifique-os deixando claro quais são parceiros e quais são as oportunidades futuras.
Se o trabalho de prospecção é contínuo, seu negócio sempre estará apto a conhecer novos fornecedores e sempre melhorar a gestão do negócio e também a experiência de consumo. Com essa mentalidade de melhoria constante, a empresa consegue sempre analisar as opções do mercado e ter certeza de que está contando com fornecedores de ponta.
A lista de fornecedores é uma ferramenta reconhecidamente fundamental não só para a operação de abastecimento, mas também para a estratégia de gestão do negócio. As dicas deste post devem ajudar você a conseguir oferecer sempre o melhor ao consumidor e ter as melhores oportunidades de negócio para sua empresa.
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