O controle de caixa é uma atividade indispensável para empresas de todos os portes, pois garante a gestão das entradas e saídas de dinheiro, permitindo que donos de empresas não trabalhem no escuro. Confira a seguir tudo sobre este assunto. Continue lendo!
Imagine uma empresa que não controla as suas finanças.
É impossível saber quantas vendas foram realizadas, quais são os próximos pagamentos a serem feitos, se o estoque possui mais ou menos mercadorias ou até mesmo se a empresa está no vermelho ou não.
Se esta é a situação da sua empresa, está na hora de dar um passo para trás e começar a organizar a casa.
Afinal de contas, um pequeno problema pode se tornar uma bola de neve que causará grandes prejuízos na sua empresa, podendo até levá-la à falência.
Por este motivo, o controle de caixa é uma ferramenta bastante útil e que pode ser feita em livros-caixa, planilhas ou mesmo em tecnologias específicas para isso.
Fazendo isso, você:
- evita o acúmulo de informações;
- reduz as possibilidades de erros humanos;
- caso problemas surjam, você será capaz de identificá-los com maior rapidez e corrigi-los a tempo;
- garante a saúde financeira da sua empresa;
- possibilita investimentos seguros no futuro do negócio;
- consegue tomar decisões que façam sentido para a organização;
- e muito mais.
Se você ficou interessado e quer entender mais sobre este assunto, continue lendo e veja o que é o controle de caixa, quais são as suas principais vantagens e um passo a passo completo para aplicá-lo na sua loja o quanto antes. Leia a seguir!
O que é controle de caixa?
O controle de caixa é uma atividade que as empresas devem fazer para realizar a gestão de todas as entradas e saídas de dinheiro do caixa do negócio.
Estas entradas e saídas de dinheiro são chamadas de fluxo de caixa. Portanto, o controle de caixa nada mais é do que a gestão do fluxo de caixa.
Em outras palavras, o controle de caixa é uma forma que os donos de empresa encontraram para ter certeza de todos os valores que entram na sua empresa por meio das vendas, mas também aqueles que saem durante uma compra para o estoque, por exemplo.
Para que serve?
Como você já deve ter percebido, o controle de caixa é uma atividade indispensável a qualquer empresário.
Afinal, sem esta visão das entradas e saídas, o dono da loja trabalha no escuro, sem saber quanto dinheiro possui no caixa, quantas vendas são realizadas diariamente ou o quanto pode investir em novas estratégias, por exemplo.
Essa gestão ajuda a manter a boa saúde financeira da empresa e impede que qualquer engano ou erro em relação às finanças do negócio.
Qual a diferença entre controle de caixa e fluxo de caixa
Apesar dos nomes serem bastante parecidos, estas duas atividades, na verdade, são bastante diferentes.
Veja quais são as principais características do controle de caixa:
- nesta atividade, você registra todas as entradas e saídas de dinheiro do dia, criando um histórico das movimentações financeiras;
- é possível identificar qualquer desvio financeiro que possa estar acontecendo por terceiros.
Já o fluxo de caixa possui estas características:
- é um instrumento gerencial utilizado para analisar o histórico financeiro e projetar possíveis entradas e saídas de recursos financeiros futuros;
- diferente do controle de caixa, no fluxo de caixa também são lançadas as contas a pagar, a receber, vendas, despesas e toda a movimentação financeira da empresa;
- com base nesses números, é possível acompanhar o projetado x realizado da empresa;
- por fim, usando estes dados o dono da empresa consegue tomar decisões mais eficientes para o futuro do negócio.
Por que o controle de caixa é importante?
Controle financeiro
A primeira vantagem do controle de caixa é manter o controle das finanças da empresa em dia, garantindo que o dinheiro que está entrando é suficiente para manter o negócio funcionando em harmonia.
Tomadas de decisão mais eficientes
Com o controle financeiro em dia, fica mais fácil analisar os resultados do negócio com maior precisão e tomar as melhores decisões para o crescimento da empresa.
Planejamento eficiente
Por fim, a última vantagem do controle de caixa é ter acesso a documentos organizados para realizar um planejamento futuro eficiente, prevendo receitas, despesas e até mesmo imprevistos.
Como fazer um controle de caixa eficiente?
Registre as entradas e saídas diariamente
O primeiro passo do controle de caixa pode ser o mais desafiador, principalmente se você nunca deu muita atenção à gestão financeira da sua empresa.
Neste caso, pode ser mais difícil verificar e registrar tudo o que a sua empresa possui em caixa. Por isso, a atenção nesta etapa deve ser redobrada.
Portanto, a primeira etapa é registrar tudo o que é entrada de dinheiro e saída de dinheiro.
Em seguida, estipule um período do fluxo de caixa, que pode ser mensal ou trimestral. Desta forma, você terá uma data definida para realizar os lançamentos, fechamento e análise do caixa.
Feito isso, podemos ir ao próximo tópico.
Separe em categorias
Agora é o momento de categorizar todas as receitas e despesas da sua empresa. Por exemplo:
- receitas de clientes;
- doações;
- pagamentos de funcionários;
- aluguel;
- energia;
- água;
- pagamento de fornecedores;
- entre outros.
Após a categorização, você deve lançar todos os dados no fluxo de caixa, lembrando de anotar as datas de vencimento de cada receita e despesa.
Desta forma, é possível organizar todas as informações, mas também ter uma projeção das entradas e saídas do caixa, realizar os pagamentos dentro do prazo e evitar multas.
Verifique o saldo inicial
Para que você consiga projetar como será o andamento financeiro da sua loja ao longo do dia, por exemplo, é importante registrar o saldo inicial do caixa.
Se possível, contabilize o valor que você possui naquele momento e faça a abertura de caixa com o saldo real, a fim de evitar dados errados durante o fechamento do caixa.
Mantenha a atualização dos dados
Agora que você já fez todas as etapas anteriores, certifique-se de mandar todos os dados sempre atualizados.
Afinal de contas, de nada adianta ter todo o trabalho de organização e não manter a constância. Lembre-se que o ideal é manter a atualização diária ou, no máximo, semanalmente.
Com este hábito, as chances de esquecer de anotar uma informação será menor.
Realize o inventário
A próxima etapa é a realização do inventário.
Você pode escolher o horário antes ou depois do expediente e anotar o momento da atividade em um local de fácil acesso, assim você conseguirá ter um histórico registrado e se programar para as próximas contagens.
Durante a realização do inventário, categorize os produtos a fim de ter um controle sobre as mercadorias e analise as compras após-inventário, identificando quais as peças em excesso no estoque e quais estão em falta.
Com esta análise, você poderá ter um maior controle de custo que pode ser gerado com as vendas das mercadorias em estoque e otimizar o seu controle de caixa.
Faça os lançamentos corretamente
Geralmente, algumas empresas determinam um profissional responsável pelo controle de caixa e também pelos lançamentos, principalmente os valores de entrada e os valores de saída, como aqueles relacionados aos pagamentos.
Por isso, é muito importante ter bastante atenção durante esta etapa, a fim de conseguir diferenciar o que foi pago, o que foi comprado e o que deve ser pago depois, por exemplo.
Da mesma forma que é necessário identificar tudo o que foi vendido naquele dia ou semana empresa, para as coisas que foram especificadas.
Talvez em pequena escala erros em algum desses processos não afetem tanto a rotina da empresa, mas à medida que a empresa cresce, erros na gestão financeira vão afetar a saúde de toda a organização e gerando uma série de problemas, muitas vezes difíceis de contornar e com margem para gerar grandes prejuízos.
Escolha o período
O controle de caixa pode ser uma atividade realizada diariamente, semanalmente ou até mesmo mensalmente.
Procure definir a frequência de acordo com a necessidade da sua empresa, lembrando sempre de reservar um tempo hábil para focar nesta atividade, fazer projeções eficientes e definir as metas.
Além disso, o período definido deve ser útil para você também se preparar para possíveis dificuldades, fazer comparações com outros controles de caixa realizados e também analisar o fluxo de caixa da sua empresa.
Faça o fechamento de caixa
Por fim, acontece o fechamento de caixa, que se trata da última etapa administrativa, no qual você vai conferir se os valores disponíveis no caixa estão de acordo com as movimentações financeiras que foram realizadas.
Geralmente, esse é um processo realizado diariamente nas empresas, mas também há algumas que fazem ao final de cada turno ou semanalmente.
O importante é manter uma constância com pouco tempo de diferença entre os fechamentos de caixa. Desta forma, você consegue reduzir a possibilidade de erros, evitar prejuízos e resolver problemas mais rapidamente, caso eles surjam.
Como a tecnologia pode ajudar?
Um sistema de gestão consegue ajudar a empresa a automatizar o processo de controle de caixa, tornando esse processo menos manual e com menores possibilidades de erros de digitação, por exemplo.
Além disso, a tecnologia facilita a criação do controle de caixa, ajuda o dono da loja a ter uma visão mais clara sobre a saúde financeira do negócio e, por fim, também entrega mais ferramentas e relatórios para ajudar na elaboração do fluxo de caixa.
Um sistema deste tipo também ajuda a:
- armazenar todos os dados financeiros da empresa em nuvem, evitando perdas ou arquivos corrompidos;
- restringir o acesso aos dados sensíveis da empresa somente às pessoas autorizadas;
- atualização e precisão dos dados de maneira automática;
- projeção automática das receitas e despesas, facilitando a análise das entradas, saída e investimentos;
- simulação de cenários financeiros futuros, possibilitando projeções mais eficientes;
- e, por fim, indicadores de performance e relatórios essenciais para o dono da loja saber se o seu negócio está no caminho certo e de acordo com o que foi planejado.
Quais as ferramentas a serem utilizadas?
Na hora de escolher um sistema de controle de caixa, pense sempre que esta tecnologia deve ser prática, intuitiva e com a possibilidade de personalizar de acordo com as necessidades e indicadores de performance da sua empresa.
Além disso, é interessante que ela possua um suporte eficaz e atualizações constantes, evitando que você acabe tendo mais problemas do que soluções com esta tecnologia.
Existem algumas ferramentas bastante comuns no mercado para realizar esta função. Veja:
- Excel. Começando pelo básico e mais simples, as planilhas de Excel são amplamente utilizadas nas empresas, principalmente nas mais iniciantes, que não possuem muitas receitas e despesas, bem como pouco dinheiro para investir em tecnologias mais avançadas. As planilhas são fáceis de usar, são gratuitas e permitem o registro facilitado das informações no início da vida empresarial;
- Gestão Click. Esta tecnologia permite acompanhar em tempo real as movimentações financeiras da empresa a partir de qualquer dispositivo móvel conectado à internet, como um smartphone ou tablet. Além disso, o sistema também cria projeções, realiza o acompanhamento dos recursos, antecipa decisões em caso de falta ou sobra de dinheiro e ajuda a identificar se a empresa está no vermelho, por exemplo;
- Nibo. Já este sistema permite programar os pagamentos e recebimentos, anear contratos e documentos importantes para a gestão, acompanhar o fluxo das entradas e saídas e também criar relatórios de projeção, adiar pagamentos ou antecipar recebimentos;
- Sige Lite. Esta tecnologia, além das vantagens das outras opções, também permite gerenciar os pedidos da empresa, emitir cupons fiscais, notas fiscais e realizar o fluxo de caixa. Este sistema possui um plano gratuito;
- PDV Marketup. Este sistema foi criado para pequenas e médias empresas e permite maior agilidade na emissão das notas fiscais e simplifica os trâmites burocráticos;
- SIS Controle. Este é um programa gratuito, também criado para pequenas e médias empresas, que permite a movimentação do caixa de maneira bastante detalhada e o controle dos valores recebidos, além de gráficos para acompanhamento das informações;
- Bkper. Esta tecnologia possui fluxo de caixa, lançamento de contas, envio de arquivos em anexos, geração de relatórios e acompanhamento de dados sobre como a conta da empresa tem performado;
- RP Controle Financeiro. Este sistema é bastante simples, intuitivo e agrada empreendedores iniciantes que precisam de ajuda para controlar a origem e destino do dinheiro da empresa;
- Acompanha-me. Esta ferramenta foi desenvolvida pelo Sebrae e é dedicada a empreendedores de pequeno e médio porte. Possui controle total das receitas, das contas a pagar, a receber e também análise de fluxo de caixa;
- Hábil Empresarial. Por fim, temos esta tecnologia, que possui diversos recursos destinados ao fluxo de caixa, controle diários das entradas e saídas, cadastros de clientes, lançamentos, controle de contas a pagar e mais diversas ferramentas de controle financeiro.
