Mais do que entender quais são os objetivos do seu negócio, é necessário ter em mente quais vão ser as práticas e rotinas do dia a dia para ter bons resultados e, por isso, o planejamento operacional se torna uma etapa relevante para qualquer empresa que deseja se destacar em um mercado tão competitivo.
Para que uma empresa tenha sucesso no longo prazo, é fundamental se organizar, não é mesmo? A primeira etapa é desenvolver um planejamento estratégico, mas apenas isso não basta. Outra parte essencial para que o seu negócio funcione e tenha bons resultados é o planejamento operacional.
Afinal, você já sabe quais são as suas metas, os seus objetivos, o seu posicionamento de marca e até questões mais específicas, como tom de voz. Tudo isso é relevante para o seu negócio, mas agora é necessário entender como tudo isso vai ser colocado em prática.
Quando pensamos em planejamento operacional, portanto, estamos falando de tarefas de curto prazo, ações do dia a dia e metas bastante específicas. Mas, na prática, como esse conceito funciona? Continue a leitura deste artigo para tirar as suas dúvidas sobre o assunto e construir um negócio sólido. Confira!
O que é planejamento operacional?
O planejamento operacional de uma empresa é a documentação destinada para definir responsáveis, ferramentas e atividades que devem ser realizadas no dia a dia de trabalho a fim de alcançar as metas e objetivos definidos anteriormente. Ou seja, é o direcionamento prático dentro de um negócio.
A ideia aqui é identificar quais são as maneiras necessárias para que tudo o que foi planejado seja alcançado. Imagine que o seu e-commerce se planejou vender X peças por ano como meta. No planejamento operacional, cada setor da empresa vai identificar o que precisa ser feito para atingir esse número.
Dentro de um contexto mais amplo, essa é a última de três etapas: planejamento estratégico, planejamento tático, planejamento operacional. Nos próximos parágrafos você vai entender mais sobre as diferenças entre esses três contextos. Agora, você precisa enxergar é o momento em que cada um deles é aplicado.
- Planejamento estratégico: a ideia aqui é definir quais são as metas e objetivos da companhia como um todo a partir de uma visão mais ampla de toda a empresa, sempre com o foco no longo prazo;
- Planejamento tático: voltado para o médio prazo, essa etapa é dedicada para a definição das diferentes áreas da empresa e os respectivos responsáveis, definindo, de forma ampla, o que cada setor precisa entregar;
- Planejamento operacional: foco em atividades do dia a dia, com metas e tarefas bastante específicas, para garantir que tudo funcione como o que foi planejado nas duas etapas anteriores.
O planejamento operacional, portanto, é um elemento que precisa estar presente em qualquer empresa. Sem ele, é pouco provável que todos os resultados que foram almejados anteriormente sejam alcançados. É o direcionamento diário para que cada setor funcione da melhor forma possível.
Para que serve?
Muitos empreendedores costumam focar suas atividades em questões mais inspiracionais, que dizem respeito ao contexto macro da sua marca. Dentro de um planejamento operacional, o foco aqui precisa ser dedicado para o funcionamento rotineiro da empresa, definindo exatamente o que precisa ser feito.
O time de marketing tem vários objetivos, certo? Mas para que ele consiga atingir essas metas, esse direcionamento operacional é fundamental. É a partir dele que vão ser definidos, por exemplo, as estratégias para que as redes sociais gerem resultados ou para avaliar se marketing de conteúdo é valioso.
Mais um exemplo? A sua loja virtual definiu que um dos seus diferenciais competitivos vai ser a velocidade para entrega e o frete mais barato. Excelente, mas como isso vai ser feito para viabilizar a promessa feita ao seus clientes? É exatamente isso que precisa ser respondido no planejamento operacional.
Enquanto as outras etapas de planejamento são mais amplas, a intenção do planejamento operacional é ser bastante específico, entrando nas pequenas tarefas e responsabilidades de cada setor para garantir que tudo aconteça dentro do que foi estabelecido.
Por que fazer um planejamento operacional?
Ainda não está convencido dos motivos de realizar um planejamento operacional? Confira alguns dos benefícios que tornam essa organização essencial para quem quer não apenas ter bons resultados no curto prazo, mas conquistar clientes.
Maximização dos resultados
Criar metas mais amplas é uma etapa muito interessante, mas o grande desafio aqui é definir o que precisa ser feito para alcançá-las. Com o planejamento de visão operacional, toda a sua equipe é direcionada para as atividades e funções que vão permitir um melhor desempenho prático.
Quando isso acontece, a tendência é que os resultados sejam melhorados. Para ter X seguidores no Instagram e converter Y% deles em clientes, é preciso definir exatamente o que vai ser feito no dia a dia de trabalho com o objetivo de conseguir um resultado cada vez mais satisfatório.
Maior direcionamento nas atividades
A produtividade é outra questão importante que pode ser solucionada com o planejamento operacional. Afinal, é a partir das definições específicas que um bom empreendedor consegue fazer o direcionamento das atividades que cada área ou profissional precisa realizar no seu dia a dia.
Quem está responsável pela logística, por exemplo, não vai se preocupar com o que está acontecendo no estoque. Cada um vai saber o que precisa fazer e, como consequência disso, as chances de que cada um faça o seu trabalho bem feito aumentam consideravelmente.
Aumento das oportunidades
Quando uma empresa consegue definir exatamente os responsáveis e as tarefas de cada setor ou profissional, isso representa um aumento significativo nas oportunidades que podem aparecer para o seu negócio. Com cada um em suas funções, pequenas vantagens podem ser aproveitadas.
O profissional responsável por cuidar do transporte, por exemplo, vai se dedicar exclusivamente para isso e pode focar as suas tarefas e ações na resolução de problemas que ajudem não só a atingir os objetivos estipulados, mas conseguir encontrar oportunidades de crescimento para o seu negócio.
Resolução de problemas
Um negócio sem direcionamento tem grandes chances de ter muitos problemas no dia a dia. Afinal, quem é o responsável pela tarefa X? E quem deveria cuidar da atividade Y? Essa falta de organização gera problemas que impactam não só a empresa, mas também a experiência dos seus clientes e fornecedores.
A partir da definição de um planejamento operacional, esses pequenos problemas do dia a dia são reduzidos. E mais importante do que isso: aqueles que ainda vão acontecer — acredite, problemas sempre aparecem —, se tornam mais simples de serem solucionados.
Qual a diferença entre planejamento tático, operacional e estratégico?
Lembra que nos primeiros parágrafos citamos as três etapas de planejamento de uma empresa? Pois bem, agora é hora de entender como tático, operacional e estratégico se diferenciam a partir de quatro pilares. Confira a explicação e tire as suas dúvidas sobre o que ser feito em cada uma delas.
Tempo
Uma questão muito relevante que diferencia os três tipos de planejamento é o tempo. Cada um deles têm um foco específico, direcionando as ações de acordo com o período em que se planeja alcançar os resultados. Entender isso é essencial para que não haja confusão no que deve ser prioritário.
- Planejamento estratégico: visão de longo prazo;
- Planejamento tático: visão de médio prazo;
- Planejamento operacional: visão de curto prazo.
Cada uma dessas etapas foca em ações que geram resultados em um diferente período de tempo. No caso do planejamento operacional, o foco é sempre para aquilo que está na rotina de trabalho, nas tarefas que vão impactar diretamente o dia a dia da equipe envolvida em uma determinada função.
Liderança
Outro tema que diferencia esses três conceitos é a liderança envolvida em cada etapa. No caso dos planejamentos estratégico e tático, quem deve participar mais ativamente das definições do que deve ser feito são os cargos mais altos, como sócios, fundadores
Já no caso do planejamento operacional, são as lideranças de cada departamento, que lidam com tarefas diárias e menos estratégicas da marca, que precisam se responsabilizar por essa organização, gerando insights que ajudem a direcionar as atividades necessárias em cada setor.
Foco
Seguindo o que falamos acima na etapa de liderança, é natural, portanto, que o foco em cada um desses planejamentos também seja diferente. No caso do estratégico e tático, é preciso analisar a empresa como um todo, considerando cada área e setor, mas pensando de forma global e mais ampla.
Enquanto isso, o planejamento operacional deve ser conduzido de acordo com cada parte da companhia. Cada liderança de departamento deve estruturar o que precisa ser feito para alcançar as responsabilidades que foram definidas nas etapas anteriores desse planejamento.
Orçamento
Em relação ao orçamento, a divisão também continua seguindo a mesma linha: as duas primeiras etapas de planejamento têm o foco mais destinado aos recursos da companhia como um todo. O dinheiro destinado ali é da empresa, sem especificações sobre qual área deve pagar por tal custo.
Já no planejamento operacional, pela sua natureza mais segmentada, o orçamento também deve ser construído dentro de cada departamento. Afinal, são esses profissionais que vão entender, por exemplo, quanto precisam investir em mídia paga para alcançarem as suas metas de marketing.
Quais os tipos de planejamento operacional?
Agora que você já entendeu todos os detalhes sobre o que é um planejamento operacional, os seus benefícios e as diferenças em relação as outras etapas, que tal conhecer as metodologias que podem ser aplicada nesse conceito? Cada uma delas têm uma aplicação diferente. Confira!
Single-use
A tradução do termo para o inglês já indica o seu significado: uso único. Ou seja, a metodologia single-use tem como objetivo estruturar um planejamento operacional apenas para uma situação específica. A ideia é definir como um projeto específico vai ser trabalhado por um curto período de tempo.
Imagine, por exemplo, que a sua loja virtual quer vender mais durante a Black Friday, tudo bem? Então você deve considerar o single-use, já que vai ser uma força operacional destinada apenas para aquele período determinado, sem que essas ações sejam necessariamente úteis em outros períodos.
Ongoing
Já a metodologia ongoing tem como objetivo principal estruturar planos operacionais para situações que não têm um prazo determinado. Você definiu que a sua loja quer oferecer o frete mais barato para que isso aconteça, ok? Não adianta abaixar os preços uma vez, esse é um trabalho constante.
Você vai precisar estruturar um plano operacional em que seja preciso, por exemplo, revisitar constantemente alguns números e indicadores do projeto, tudo para garantir que o seu planejamento lá atrás consiga ser alcançado como o que foi pensado inicialmente.
Quais as características do planejamento operacional?
Dentro do conceito de planejamento operacional — independentemente da metodologia utilizada —, algumas características são essenciais para que o esforço gere todos os resultados que são esperados. Conheça mais detalhes e saiba como agir na rotina de trabalho.
Mapeamento de oportunidades
O planejamento operacional tem como principal característica o mapeamento de oportunidades. Quais são possíveis áreas ou setores que podem ter resultados ainda melhores? Como promover uma relação mais próxima no atendimento ao cliente? O plano operacional identifica eventuais oportunidades.
Integração
Outro aspecto importante e que é necessário para o funcionamento dessa metodologia é a maior integração entre as áreas. Sim, estamos falando de um conceito que distingue cada setor, mas eles precisam estar em constante conexão para gerar os resultados esperados.
Gerenciamento de riscos
O gerenciamento de riscos é outro ponto que pode ser muito positivo ao realizar um planejamento operacional. Afinal, são as tarefas cotidianas que podem resultar em problemas mais sérios para o seu negócio. A operação logística, por exemplo, pode encontrar eventuais problemas e riscos para o seu estoque.
Compartilhamento de KPIs
Mais acima falamos sobre a integração entre as áreas, certo? Essa mentalidade é muito importante para que tudo funcione em harmonia, já que as tarefas mais operacionais são segmentadas, mas elas precisam trabalhar em conjunto para pensar nos resultados macro da companhia e o compartilhamento de KPIs se torna essencial.
Como fazer um planejamento operacional?
Pronto, agora você já tem todas as informações que precisa para tomar decisões e construir o seu planejamento operacional na prática. Basta seguir cada uma dessas etapas e começar a se organizar. Confira!
Defina o escopo
A primeira etapa deve ser a definição de um escopo de trabalho. O que vai ser analisado quando se fala nesse assunto? Quais são as áreas que precisam ser aprimoradas para garantir os resultados? Pode ser, por exemplo, um setor inteiro ou apenas uma área específica dentro de um departamento.
Um exemplo de escopo de trabalho é o tópico logística. Ou seja, todo o documento vai ser voltado para ações que envolvem as operações logísticas da sua loja ou dos seus fornecedores. A partir dessa definição, se torna mais simples se concentrar naquilo que realmente importa.
Consiga os recursos necessários
Após a definição de qual é o escopo de trabalho, a etapa seguinte deve ser de definição de quais são os recursos necessários para trabalhar. Para que toda essa operação seja construída, quanto é preciso investir? Quais ferramentas são necessárias? Quantos profissionais devem fazer parte da operação?
Todas essas respostas vão garantir que você tenha os recursos necessários e possa ajustar as suas metas e indicadores de acordo com o que foi disponibilizado na prática. Imagine que você só recebeu parte dos recursos que precisava, ok? Você não pode se comprometer, então, a entregar os mesmo resultados.
Distribua as responsabilidades
Parte fundamental do trabalho de desenvolvimento de um planejamento operacional é a distribuição de responsabilidades. Aqui você deve definir quais são as tarefas essenciais para o funcionamento, por exemplo, de uma área e, a partir disso, delegar tarefas e atividades para cada profissional.
Identificou que o Instagram é uma rede social necessária e que precisa ser trabalhada? Ótimo, mas é preciso sempre ter um dono para cada projeto, alguém que seja o responsável por desenvolver (ou gerenciar) as respectivas atividades operacionais.
Defina os indicadores
Por fim, outro tópico essencial dentro do planejamento operacional é definir quais são os indicadores. Afinal, sem eles é pouco provável que o seu negócio consiga ter bons resultados. Como entender o que funcionou ou não? Como saber se aquela operação foi eficiente?
Todas essas respostas passam diretamente pela confirmação de alguns indicadores. Essas métricas devem servir como um guia para a avaliação de tempos em tempos da operação, garantindo que tudo esteja funcionando de acordo com o que foi planejado.
Como mensurar os resultados?
Um ponto importante que precisa ser considerado dentro do planejamento operacional é a mensuração dos resultados. Na etapa anterior, falamos sobre a definição dos indicadores, certo? Eles são o primeiro passo, mas ainda é preciso ter alguns cuidados no dia a dia.
Um deles é revisitar constantemente quais são os indicadores definidos, garantindo que eles façam sentido para os objetivos da sua empresa. Mais do que isso, é importante entender também se eles estão sendo extraídos das fontes certas, para que as tomadas de decisão não sejam prejudicadas.
No caso do planejamento operacional, é preciso voltar nas diferenças entre os outros dois conceitos para entender que a mensuração de resultados e da performance como um todo deve ser realizada de acordo com cada área, direcionando os seus esforços.
Pode ser que a equipe de logística tenha os indicadores X, Y e Z. No caso dos profissionais de vendas, por exemplo, elas não fazem sentido. A mensuração dessas informações, portanto, também precisa ser realizada de maneira individualizada para garantir a precisão da análise.
Exemplos de planejamento operacional
Para não restar dúvidas sobre o que é um planejamento operacional, nada melhor do que alguns exemplos, certo? Pensando nisso, separamos dois cenários que podem acontecer na sua empresa: um com a metodologia single-use e o outro com o conceito de ongoing. Confira!
Exemplo de planejamento operacional single-use
Lá em cima já falamos um pouco sobre alguns exemplos, mas que tal entrar em detalhes mais específicos? Vamos continuar com o cenário listado acima para o caso de uso da metodologia single-use, tudo bem? Então você tem um e-commerce e está planejando as suas ações para a Black Friday.
No caso do planejamento operacional nesse cenário, você deve estruturar um prazo para que a ideia seja executada. Após isso, é importante focar também nas tarefas necessárias e quais profissionais vão ser envolvidos em cada uma delas.
Além disso, você precisa identificar também quais são os indicadores necessários para entender se o seu planejamento operacional funcionou ou não. Nesse exemplo da Black Friday, pode ser o total de vendas entre data determinadas ou até mesmo se o ticket médio foi satisfatório ou não.
Exemplo de planejamento operacional ongoing
Seguindo com o exemplo de planejamento operacional ongoing que listamos acima, aqui você precisa estruturar uma organização que direcione toda a sua equipe para manter o e-commerce com o frete mais barato entre os seus principais concorrentes.
Sendo assim, é necessário definir um valor mínimo que pode ser oferecido para que essa sua oferta de valor continue válida. Até onde a sua operação pode ir para continuar funcionando sem gerar prejuízo, mas conseguindo atrair mais e mais clientes?
Dentro do planejamento ongoing, outro tópico relevante é o monitoramento constante desse plano de ação. Afinal, é algo com um período maior e, por isso, muitas coisas podem mudar em todo o cenário ao redor. Aqui, então, você deve criar momentos regulares de análise do que está e do que não está funcionando.
Com tanta competitividade no mercado, o planejamento operacional se torna uma necessidade para quem quer ter bons resultados. Sem a organização e a definição de tarefas e responsabilidades, tudo aquilo que foi planejamento ao decidir empreender pode ser jogado por água abaixo.
