Nota Fiscal é um documento fiscal que registra a tranferência de um produto ou serviço fornecido por uma empresa para uma pessoal física ou para outra empresa.
Além de saber como emitir Nota Fiscal como MEI, um empreendedor deve sempre ficar de olho em questões burocráticas no seu dia a dia de trabalho. O primeiro passo para isso é saber exatamente o que é uma Nota Fiscal, como emitir e outras questões relevantes sobre o tema.
Em primeiro lugar, é importante entender qual é o papel desse documento no trabalho de um empreendedor ou de uma empresa. Depois, você deve saber como emitir a Nota Fiscal, além de conhecer também os seus diferentes formatos e possíveis correções.
Pensando nisso, preparamos um conteúdo completo com tudo o que você precisa saber sobre o que é uma Nota Fiscal e como esse documento é importante para qualquer negócio: de uma loja virtual até mesmo um fornecedor. Continue a leitura e tire suas dúvidas sobre o assunto!
O que é Nota Fiscal?
Uma Nota Fiscal (NF) é um documento oficial que serve como registro de vendas de uma empresa para outra ou para um consumidor final. Ou seja, sempre que uma venda for concretizada, é necessário emitir uma NF validando aquela transação com os órgãos oficiais.
Mecanismo de controle e organização do governo, a Nota Fiscal é obrigatória por lei, mais precisamente a Lei Nº 8.846, que exige o registro de todas as transações realizadas por uma empresa. Por meio da NF, empreendedores conseguem se registrar da forma mais simples.
Apesar de parecer mais uma burocracia para o seu negócio, esse é um mecanismo importante que vai ajudar a controlar e organizar melhor as suas finanças e operações. Além disso, ajuda também em questões relacionadas a transparência e gestão financeira de uma empresa.
Afinal, as NFs são muito úteis, por exemplo, para escritórios de contabilidade, que vão ser os responsáveis por calcular os impostos a serem pagos. A equipe que cuida do financeiro pode realizar previsões de receitas e despesas para um período futuro.
Por fim, as Notas Fiscais também ajudam a organização do dia a dia da sua companhia, o que pode impactar, por exemplo, a gestão do estoque de um e-commerce. Sendo assim, a NF atua como um guia não apenas para o governo e órgãos de controle, mas para as empresas.
Quem precisa emitir Nota Fiscal?
Emitir a Nota Fiscal é uma obrigação de qualquer negócio que contribua com o ICMS, o Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços. Ou seja, você não precisa ser uma loja que vende algum produto físico para ter que contribuir, um negócio que venda consultorias, por exemplo, também se encaixa nessa categoria.
Como falamos acima, existe uma lei que obriga empreendedores de todos os tamanhos a seguirem essa regra. Quando um negócio que se encaixa nessa categoria não emite as NFs, isso é considerado uma prática de sonegação fiscal, o que pode prejudicar a empresa de diversas maneiras: de multas até mesmo suspensão dos alvarás de funcionamento.
Quando se fala em Microempreendedores Individuais (MEIs), o assunto é um pouco diferente, sendo necessária fazer a emissão da Nota Fiscal apenas em casos de prestação de serviços ou comercialização de produtos para uma outra empresa, uma Pessoa Jurídica. Fora isso, não é necessária fazer a emissão da NF.
Além disso, é importante entender alguns detalhes específicos de cada estado ou município do Brasil. Em São Paulo, por exemplo, existe um comunicado em que indica que vendas abaixo de R$ 16,00 não exigem a emissão de Nota Fiscal.
Essa particularidade, portanto, mostra também que existem diversos caminhos a serem seguidos e as legislações estaduais e municipais também têm um impacto muito significativo. Além das informações acima, portanto, é sempre interessante conferir mais detalhes sobre a cidade ou estado que você pretende atuar.
Mas afinal, como emitir Nota Fiscal?
Na prática, porém, o que deve ser feito para começar a emitir uma Nota Fiscal para o seu negócio? Confira o caminho!
Saiba qual NF precisa emitir
Antes de mais nada, você precisa identificar qual é o tipo de Nota Fiscal que precisa emitir para o seu negócio. Mais a frente deste conteúdo, vamos explicar exatamente quais são os tipos e os propósitos de cada uma delas. Por isso, é muito importante que você não perca seu tempo com a emissão de algo que não vai ser útil para a sua empresa.
Obtenha um certificado digital
Em seguida, é o momento de conseguir o seu certificado digital. Sem esse elemento, nenhuma Nota Fiscal eletrônica tem validade jurídica para oficializar essas movimentações. Na prática, o certificado funciona como uma assinatura para garantir a autenticidade de qualquer transação online que aconteça.
Realize o credenciamento na Sefaz
Agora você deve buscar a plataforma para emitir a Nota Fiscal do seu negócio após receber a autorização do órgão responsável. Você pode fazer esse processo de credenciamento pela Sefaz (um emissor gratuito e oficial), pela prefeitura ou utilizar um emissor próprio que esteja integrado ao sistema do governo.
Entenda quando é necessário contratar um software ou ERP
Quando o seu negócio está começando e as Notas Fiscais não são geradas em um alto volume, o trabalho manual ainda é possível. O desafio mesmo acontece quando esse fluxo aumenta consideravelmente e, nesse momento, pode ser interessante contratar um software específico ou um ERP para fazer essa gestão.
A ideia aqui é fazer com que você não perca muito tempo com essas tarefas burocráticas. Já imaginou se o seu trabalho no dia a dia se torna mais focado em ter o controle das emissões de Notas Fiscais do que cuidar das suas vendas e dos seus clientes, por exemplo? Essas soluções ajudam a otimizar esse processo.
Após a emissão, salvar a Nota Fiscal em XML ou PDF?
Você começou a emitir as suas Notas Fiscais, mas ficou com uma dúvida na hora de salvar os documentos: XML ou PDF? Esses formatos de arquivo são a menor parte desse fluxo, mas também são muito relevantes. Apesar de terem propósitos diferentes, é importante sempre salvar suas NFs em XML.
A razão é muito simples: o XML é um formato que consegue ser lido pelos mais diferentes tipos de ferramentas, softwares e ERPs. Ou seja, se você contratou um desses serviços como indicamos acima, é nesse formato que você precisa das suas NFs para poder automatizar, de fato, a gestão e o controle das suas notas.
Quais erros evitar ao emitir a sua Nota Fiscal?
Também é preciso levar alguns cuidados com atenção ao emitir a sua Nota Fiscal. Confira algumas delas.
Emitir o documento errado
Quando falamos em regulamentação com a parte burocrática de um negócio, é natural que os empreendedores acabem confundindo alguns documentos. A Nota Fiscal eletrônica e a Nota Fiscal eletrônica de serviços são diferentes e é fundamental que você saiba exatamente qual é o seu modelo de negócio para não ter dores de cabeça.
Entender que NF não é DANFE
Outra confusão que muitos empreendedores fazem quando se fala em Nota Fiscal é acabar confundindo o documento com outros arquivos importantes, como o Danfe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica). Apesar de ser uma representação física da NF eletrônica, ela não tem a mesma validade jurídica, especialmente para questões contábeis.
Preenchimento errado de informações
Agora em uma questão mais voltada para o dia a dia de cada negócio, preencher informações erradas ao gerar uma Nota Fiscal também pode gerar problemas para o seu negócio. Valores errados — para cima ou para baixo — podem criar situações ruins, por exemplo, com a Receita Federal, inclusive com problemas de sonegação fiscal.
Falta de gestão
Além disso, é importante destacar que a Nota Fiscal deve ser vista como um documento complementar que ajude não só os órgãos e instituições, mas também o seu negócio. É fundamental, portanto, investir em uma gestão mais eficiente dessa documentação é outro ponto muito importante que deve ser observado.
Conheça os diferentes tipos de Nota Fiscal
Como mostramos ao longo deste conteúdo, existem diferentes tipos de Nota Fiscal e é importante entender mais sobre cada um desses modelos. Confira!
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
Um dos modelos mais comuns de Nota Fiscal é a Nota Fiscal Eletrônica, também conhecida como NF-e. A ideia desse modelo é facilitar a vida de quem atua no comércio, promovendo maior agilidade no dia a dia de trabalho e servindo como substituta das NFs 1 e 1A. Ou seja, elas continuam contribuindo para a cobrança do ICMS.
Mesmo que o seu produto seja digital, como um ebook ou um curso online, também é preciso emitir a NF-e. Para quem tem algum receio pelo fato de ser uma versão digitalizada, a assinatura digital é o que garante a validação do documento, evitando qualquer possibilidade de fraude.
Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)
Para aqueles empreendedores que atuarem com a prestação de serviços, o tipo ideal de NF é a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica, também conhecida como NFS-e. Conectado ao ISS (Imposto Sobre Serviço), é uma forma de regularizar as operações de um negócio e, mais importante, de maneira eficiente e digitalizada.
Aliás, esse é o grande diferencial da NFS-e, já que todo o processo é de forma automática e automatizada, ainda mais os negócios que já estão integrados aos sistemas de cada prefeitura. Esse processo pode ser muito interessante para quem quer tornar a gestão mais simples e prática no seu dia a dia.
Agora, se o seu negócio é um pouco maior ou está crescendo em um ritmo acelerado, pode ser interessante utilizar esse formato de Nota Fiscal para tornar mais simples essa gestão. Além disso, a NFS-e representa um processo maior de unificação em todo o Brasil, o que pode ser interessante para lojas virtuais, por exemplo.
O grande diferencial da NFS-e, porém, está na praticidade que ela oferece para os lojistas. Afinal, é possível fazer a emissão desse tipo de Nota Fiscal utilizando o próprio smartphone. Isso ajuda a tornar mais rápido o processo, acabando com a burocratização desse processo na prática.
Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)
Para negócios que atuam diretamente com os consumidores finais, a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) é a alternativa mais indicada. Esse modelo foi criado justamente para acabar com a obrigatoriedade do uso de papel em todas as operações, substituindo, por exemplo, o cupom fiscal, tão presente em lojas físicas.
A ideia da NFC-e é comprovar que o consumidor final adquiriu um determinado produto ou serviço por aquele preço estipulado. Ou seja, a proposta é confirmar quanto custou aquela transação. Na prática, isso representa um controle e gestão fiscal ainda mais eficiente por parte de um negócio.
Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
Quando falamos em lojas virtuais que atuam em vários estados, o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) é mais uma Nota Fiscal que precisa fazer parte do dia a dia de um empreendedor. Basicamente, é o documento utilizado para registrar todas as operações que acontecem via transporte rodoviário de cargos.
Isso significa que um e-commerce que envia produtos do Rio de Janeiro para Minas Gerais via transporte terrestre precisa levar em consideração a emissão do CT-e. Além de facilitar a gestão, é uma forma de reduzir a possibilidade de divergência no que foi enviado e no que estava planejado para ser enviado, por exemplo.
Carta de correção de Nota Fiscal: saiba tudo sobre esse documento
Agora imagine o seguinte cenário: você já emitiu várias Notas Fiscais, mas acabou cometendo um erro no preenchimento do documento. Como você leu acima, esses erros podem representar multas e punições graves para o seu negócio, certo? Mas a boa notícia é que existe a Carta de Correção de Nota Fiscal (CC-e).
O que é a Carta de Correção de Nota Fiscal (CC-e)?
A Carta de Correção de Nota Fiscal, também conhecida pela sigla CC-e, nada mais é do que um documento oficial que tem valor jurídico para corrigir dados e informações preenchidas de maneira errada em uma Nota Fiscal.
A proposta desse documento é bastante simples: permitir que o empreendedor possa corrigir eventuais erros durante a emissão de uma NF e garantir que ele se regularize perante aos órgãos responsáveis. Ou seja, um erro não vai prejudicar o seu negócio caso utilize a CC-e no momento certo.
Até quando a Carta de Correção pode ser emitida?
Acima falamos sobre o “momento certo” porque existe um prazo para que esse ajuste seja possível. De acordo com a legislação brasileira, o empreendedor tem até 30 dias a partir da emissão da Nota Fiscal para enviar a Carta de Correção de Nota Fiscal e evitar maiores problemas no futuro.
Aprenda como fazer uma CC-e para sua Nota Fiscal
Outra boa notícia relacionada a CC-e é praticidade para produzi-la. Em primeiro lugar, se trata de uma descrição em texto, explicando exatamente qual é o dado que está exposto de maneira errada e o que deve ser feito para corrigir e garantir que a NF esteja com todas as informações definitivas.
Para fazer isso, você deve acessar o sistema que utiliza para emitir as NFs, identificar o documento que foi emitido com erro e clicar na opção “Carta de Correção”. Em seguida, você deve descrever as alterações em até 1000 caracteres. Agora é conferir as mudanças e esperar pela confirmação final do processo.
Entenda quais informações podem ou não ser alteradas
Um ponto de atenção que você precisa ter em relação ao assunto é que nem todas as informações podem ser alteradas. Confira alguns dados que podem ser corrigidos a partir da CC-e:
- Todos os códigos fiscais (desde que não mudem os valores fiscais);
- Volume, peso e características do produto;
- Endereço de entrega;
- Razão social do destinatário;
- Data de emissão (desde que não mude o período de apuração do ICMS).
Além disso, algumas informações não podem ser alteradas, como:
- Descrição dos produtos que mude os impostos envolvidos;
- Correção de informações sobre remetente ou destinatário;
- Valores fiscais ou valores do imposto final a ser pago.
Corrigir ou cancelar uma Nota Fiscal? Entenda qual a melhor solução
Além do recurso da CC-e, existe uma outra opção em casos de preenchimento equivocado das informações: cancelar uma Nota Fiscal. Caso precise fazer uma alteração que não pode ser executada com o CC-e, o cancelamento da NF pode ser realizado no prazo de até 24 horas após a emissão do documento.
Para quem quer empreender em um mercado tão concorrido, é muito importante se inteirar não apenas sobre produtos e vendas, mas também questões mais burocráticas, como entender o que é uma Nota Fiscal, sua importância e como emiti-la para o sucesso do seu negócio.
