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Como fazer a emissão de nota fiscal sendo MEI?

Embora seja um regime simplificado, o MEI (Microempresário Individual) deve cumprir algumas obrigações, como emitir nota fiscal para pessoas jurídicas. Essa categoria de empreendimento permite a emissão de quatro tipos de notas fiscais — Avulsa (NFA), Avulsa Eletrônica (NFA-e), Eletrônica (NF-e) e Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e).

Em vigor desde 2009, a figura jurídica do MEI teve importante papel na formalização de pequenos negócios de todo o país. Com cadastro gratuito, tributação fixa e simplificada e acesso a direitos trabalhistas, como aposentadoria e salário-maternidade, o regime se destaca por ser a forma mais simples de criar um CNPJ para a sua loja online.

Para garantir todos esses benefícios, porém, o Microempresário Individual deve cumprir determinadas obrigações. São elas: o pagamento da Contribuição Mensal (DAS) de acordo com a sua categoria de atuação, o preenchimento do Relatório Mensal de Receitas Brutas, o envio da Declaração Anual de Faturamento (DASN-SIMEI) e, em alguns casos, a emissão de nota fiscal, que é o foco do nosso artigo.

Nos tópicos a seguir, explicamos detalhadamente quando e como emitir nota fiscal sendo MEI, mesmo para quem ainda nem tirou o seu CNPJ. É só continuar a leitura para conferir!

Quando o MEI precisa emitir nota fiscal?

De acordo com a legislação vigente, o MEI está dispensado da obrigação de emitir nota fiscal para o consumidor pessoa física. O empreendedor só é obrigado a emitir o documento quando o destinatário da mercadoria ou o tomador de serviços for pessoa jurídica (cadastrado como CNPJ) e não emitir nota fiscal de entrada.

Isso significa que se você tem uma loja online que vende produtos apenas para consumidor final, não é necessário emitir nota fiscal sendo MEI. Entretanto, o cliente pode exigir o documento para concluir a compra e alguns tipos de fornecedores podem solicitar a emissão para controle de serviços de garantia, por exemplo.

Sendo assim, somente quem vende para empresas ou órgãos públicos é obrigado a emitir nota fiscal. No entanto, independentemente da dispensa ou não, o empreendedor deve sempre adquirir mercadorias e serviços com documento fiscal, tá bom?

Quais são os tipos de notas fiscais utilizados pelo MEI?

Para quem se enquadra como emissor obrigatório ou opta por emitir notas fiscais livremente, existem quatro tipos de documentos previstos para a categoria. Confira cada um deles a seguir

Nota Fiscal Avulsa (NFA)

A Nota Fiscal Avulsa é popularmente conhecida como nota fiscal do MEI por ser muito utilizada pelos empreendedores desse regime, assim como pessoas físicas que não tem uma frequência de vendas ou de prestação de serviços.

Ela pode ser gerada manualmente e por conta própria, de maneira gratuita, mas o emissor precisa de autorização da Secretaria da Fazenda para conseguir emiti-la. As exigências solicitadas podem variar de acordo com o estado e o município.

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Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)

A Nota Fiscal Avulsa Eletrônica tem, basicamente, a mesma função da NFA simples, com a vantagem de ser baixada pela internet. No modelo não eletrônico, o documento só tem validade quando impresso.

É importante destacar, porém, que essa modalidade de emissão de notas avulsas não está disponível em todos os estados do Brasil. Você pode consultar a disponibilidade do serviço também no site da Secretaria da Fazenda do seu estado.

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

As Notas Fiscais Eletrônicas são o principal documento utilizado para comprovar a circulação de mercadorias e serviços no Brasil. Podem ser emitidas para diversos fins comerciais, sendo os principais deles:

  • prestação de serviço;
  • venda de produto;
  • entrada de mercadorias no estoque;
  • registro de devoluções;
  • operações interestaduais.

Para emitir esse tipo de nota, o MEI precisa ter um cadastro na prefeitura da sua cidade (Inscrição Municipal) que lhe dá acesso ao software específico da região, responsável por transmitir as informações para a Secretaria da Fazenda. Em vários casos, pode ser solicitado também certificação digital para que o emissor assine a nota eletronicamente.

Nota Fiscal de Venda ao Consumidor (NFC-e)

A Nota Fiscal de Venda ao Consumidor, assim como sua versão eletrônica NFC-e, é utilizada para registrar e comprovar vendas no varejo. É emitida pelo empreendedor e destinada ao consumidor final que adquiriu uma mercadoria ou serviço.

Embora apresente algumas diferenças nas informações utilizadas, sua função é a mesma das demais. Por meio dele, é possível comprovar o tipo do produto, sua origem, seu modelo, marca e série, além de comprovar a garantia e permitir a abertura de reclamações nos Órgãos de Defesa do Consumidor.

Como o MEI pode emitir uma nota fiscal?

Emitir uma nota fiscal como MEI é relativamente simples, pois como seus impostos são pagos de maneira fixa e unificada, não há nenhum custo adicional a ser calculado e incluído no documento. O processo, portanto, se resume aos três passos a seguir.

1. Credenciamento na Secretaria da Fazenda

Embora o cadastro para inscrição do MEI e emissão do CNPJ possa ser feito integralmente pela internet no portal da Receita Federal, outras ações são necessárias para poder desfrutar de todas as possibilidades que a categoria oferece.

Como dito, para emitir notas fiscais, você precisa cadastrar a sua empresa na Secretaria da Fazenda do seu estado. A questão é que o processo varia dependendo da legislação dos órgãos públicos da sua região, portanto, o ideal é entrar em contato com a prefeitura do seu município e perguntar quais são os passos necessários para realizar esse cadastro.

Após concluir esse processo, você terá uma Inscrição Municipal vinculada ao seu CNPJ e receberá um login para acessar a plataforma de emissão de notas da sua cidade.

Caso deseje uma solução mais prática, existem algumas alternativas. Várias instituições e empresas oferecem seus próprios sistemas de emissão de notas para facilitar a agilizar esse procedimento. Os principais deles são:

  • Software Emissor de NF-e do Sebrae;
  • Tira Nota;
  • MEI Fácil;
  • NFE+;
  • FreeFNE.

Observe, porém, que apesar de serem desvinculados das prefeituras, cada uma dessas plataformas apresenta um tipo de cadastro com exigências específicas. Você deve consultá-las antes de utilizar os serviços.

Para prosseguir no processo tradicional, que é o mais recomendável e que atende todos os tipos de empresa, basta seguir os próximos passos.

2. Acesso e familiarização com o sistema de emissão de notas fiscais

Após concluído o cadastro da sua empresa e ter o acesso liberado no sistema eletrônico da sua região, você deve, inicialmente, se familiarizar com a plataforma. Isso significa conhecer o software e suas funções, bem como aprender a utilizá-lo.

Cada município utiliza a sua própria plataforma de emissão de notas e, por isso, o funcionamento, a aparência e os recursos podem variar muito. Entretanto, como é uma solução que se destina a um grande público diversificado, o funcionamento desses serviços (ou, pelo menos, o de suas funções básicas) costuma ser relativamente simples.

Em muitas cidades são oferecidos cursos para iniciantes que você deve considerar fazer caso não existam conteúdos online com orientações relacionadas. De qualquer maneira, não é preciso se apavorar, caso não seja muito familiarizado com a tecnologia. Caso emita uma nota fiscal com algum dado incorreto, por exemplo, você pode cancelá-la facilmente, seja pelo sistema, seja pelo atendimento da prefeitura da sua cidade.

3. Preenchimento e emissão da nota fiscal

Entendido como emitir uma nota fiscal utilizando o sistema disponibilizado pela prefeitura da sua cidade, basta preencher as informações solicitadas e providenciar a emissão. De maneira geral, o passo a passo que você deve seguir é:

  • acessar a função gerar ou emitir NFS-e no menu;
  • checar os dados de identificação da nota (gerados pela prefeitura da sua cidade);
  • informar os dados do tomador de serviços;
  • inserir o valor referência ao período ou ao trabalho prestado;
  • descrever, brevemente, a atividade realizada;
  • conferir todos os dados;
  • emitir a nota.

Sendo MEI, você deve deixar os campos referentes a tributação em branco. Dessa forma, o valor total da nota será exatamente o valor do serviço prestado. No fim do processo, você pode optar por imprimir o documento ou enviá-lo para o seu e-mail ou do tomador.

Atente-se também ao fato de que, na maioria das prefeituras, é necessário solicitar uma liberação para emissão de notas fiscais. Geralmente são disponibilizadas poucas notas para quem está começando a utilizar o sistema, por questões de segurança. Sendo assim, você deve se atentar ao número de emissões disponíveis e solicitar a liberação de novas notas com antecedência.

Agora você sabe como emitir uma nota fiscal sendo MEI. O processo é simples, embora gere algum estranhamento no começo. Felizmente, essa tarefa não é necessária para a maioria dos Microempresários Individuais, mas é importante entender como esse processo funciona caso essa necessidade surja em algum momento ou a sua empresa migre para outro tipo de regime fiscal que exija a emissão de notas.

Este conteúdo fica por aqui, mas ainda temos muito conhecimento para compartilhar e auxiliar na trajetória do seu negócio. Aproveite que está por aqui e confira agora o passo a passo que preparamos para você criar um MEI e formalizar o seu negócio!

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