Um sistema ERP nada mais é que um software de gestão empresarial que automatiza processos manuais. O intuito é funcionar como um centralizador do fluxo de trabalho que alinha a comunicação de todas as áreas para facilitar as suas tomadas de decisão.
Você sabe o que é ERP, para que ele serve e para que ele funciona? Em poucas palavras, é uma solução que automatiza processos com o intuito de ajudar a sua empresa a crescer e a vender mais na internet. Daí a necessidade de você entender um pouco mais sobre ela.
Caso você ainda não saiba do que se trata, não se preocupe! Neste post, nos aprofundaremos um pouco mais nesse sistema, mostraremos quais são os tipos mais utilizados, explicaremos como ele funciona e quais são os melhores para a sua loja. Acompanhe!
O que é um sistema ERP?
Um sistema ERP (Enterprise Resource Planning), ou Planejamento dos Recursos da Empresa em livre tradução, é um software de gestão empresarial que automatiza processos manuais, unifica a visualização de resultados e armazena dados de maneira segura em um servidor físico ou na nuvem. Em outras palavras, significa que todas as informações do setor de compras, vendas, financeiro e RH ficam conectadas.
Se levarmos em consideração que cada departamento precisa de uma ferramenta própria para executar as tarefas do dia a dia e gerar seus relatórios, esse tipo de software passa a ter um papel fundamental no negócio. Isso porque ele funciona como um centralizador do fluxo de trabalho e alinha a comunicação de todas as áreas para facilitar as tomadas de decisão.
Dessa forma, ao invés de cada uma dessas áreas contar com um software isolado, o ERP concentra todas as informações de maneira inteligente e integrada, o que dá à sua loja autonomia na execução das tarefas mais corriqueiras e torna toda a comunicação interligada.
Quais são os tipos de ERP?
Existem alguns tipos diferentes de ERP que oferecem ferramentas e diversas funcionalidades que tornarão o dia a dia da sua loja muito mais otimizado. A seguir, confira alguns deles.
Controle de estoque
Tentar ter controle de um estoque sem contar com um processo bem definido provavelmente resultará em diversas falhas e erros que poderiam ser evitados. Não é recomendado atuar com base na intuição ou contar com a sorte. Se já podemos contar com a tecnologia como uma das maiores aliadas nos dias de hoje, não precisamos mais trabalhar da maneira antiga.
Uma das maiores vantagens em usar um sistema ERP para o controle de estoque é que ele ajuda a reduzir a imprevisibilidade das movimentações da sua loja. Isso porque como ele é possível calcular — e até prever — indicadores como giro de estoque e número de requisições feitas e atendidas. Além disso, você conseguirá encontrar as combinações mais econômicas de armazenagem e de custo de cada pedido.
Controle financeiro
Um ERP para ajudar no controle financeiro aprofunda a sua noção como lojista de como o fluxo total de dinheiro na sua loja funciona. Isso só é possível porque todas as despesas estarão inseridas dentro da interface do programa e vale tanto para uma microempresa quanto para uma de grande porte.
O efeito direto desse nível de avaliação é que você conseguirá tomar decisões importantes relacionadas às finanças e ao orçamento de uma maneira mais ágil e completamente assertiva. Além disso, é uma ação que contribui diretamente para que você — e quem mais fizer parte da gestão da sua loja — entenda a real situação financeira do negócio.
Esse é um nível de conhecimento essencial para que você consiga medir as suas ações, desde os recuos nos gastos até a necessidade de investimentos, com o intuito de fazer com que a empresa tenha uma operação mais lucrativa e sustentável. Com a ajuda de um ERP, essa tarefa se torna muito mais simples e confiável.
Controle de vendas
Um ERP que ofereça controle de vendas fornecerá indicadores essenciais para o seu negócio, como número de trocas ou cancelamentos, taxa média de conversão, a meta de vendas e a quantidade realizada. Além disso, também informa a taxa de saída dos produtos — seja por marca ou por período —, a margem de lucratividade dos produtos e várias outras informações importantes.
Com isso, você vai conseguir planejar melhor as suas promoções porque terá todas as informações para avaliar as épocas em que existe menor giro de produtos na empresa, além de entender as preferências e características dos seus clientes e realizar mudanças de estratégia antes mesmo de ter resultados negativos. Todas essas informações podem ser revertidas em ações mais propícias — e alinhadamente adequadas — para os objetivos da sua loja.
Fluxo de caixa
Manter o fluxo de caixa é essencial para qualquer negócio e é até simples fazer isso, já que você só precisa manter o dinheiro fluindo para cobrir despesas como aluguel, folha de pagamento e compra de materiais. Só que, à medida que a sua loja for crescendo, fazer isso de maneira manual pode retardar todos os processos e impactar diretamente nessa área.
Ao automatizar sistemas e conseguir consolidar os dados com a ajuda de um sistema ERP, será possível melhorar o fluxo de caixa e aumentar a lucratividade mais rápido para conseguir bancar todas as despesas necessárias. Além disso, também é possível:
- gerar cobranças mais rapidamente;
- simplificar processos e o gerenciamento de inventário;
- otimizar compras para manter estoque do tamanho adequado;
- ter uma visão melhor da posição do caixa e do seu fluxo — atual e futuro.
Emissão de boletos
Ao escolher um ERP que ofereça a emissão de boletos bancários, você terá agilidade e segurança na expedição de cada um deles. Isso porque o sistema elimina a necessidade de ter que entrar no site do banco, autenticar o acesso ao setor, inserir os dados manualmente, gerar o documento e só aí enviá-lo para o seu cliente.
Todos esses passos podem ser otimizados e feitos de maneira automática. Além disso, você conta com maior proteção contra fraudes, o que aumenta ainda mais a segurança da transação — e de quebra ainda fica de acordo com a lei, já que todos os boletos são registrados. Além disso, um ERP calcula automaticamente os juros em caso de atraso no pagamento e a necessidade de reemitir o boleto em questão.
Emissão de nota fiscal
O processo de geração e de emissão de uma nota fiscal pode ser, muitas vezes, burocrático, complexo e lento. Isso por si só pode afetar diretamente o desempenho da sua loja. Além disso, é imprescindível que você se atente em relação à tributação e legislação. Nesses momentos, optar por um sistema ERP pode facilitar — e muito — o dia a dia do seu negócio.
Você só precisa configurar o software com as informações fiscais de tributação e imposto e cadastrar as operações da empresa. Basta fazer isso uma única vez para que o ERP se encarregue de efetuar todos os cálculos de impostos indispensáveis na emissão das notas fiscais. Com ele, essa atividade será feita com muito mais rapidez e eficiência — além de diminuir os erros e os problemas com o Fisco.
Emissão de relatórios
Os relatórios são uma das melhores ferramentas para ajudar você a planejar as estratégias futuras da sua loja de maneira muito mais assertiva. Isso porque eles mostrarão dados importantes e projeções futuras do caixa, por exemplo, com base nos recebimentos e pagamentos que precisam ser realizados.
Além disso, é uma boa forma de substituir anotações físicas, como em agendas, cadernos e livros. Se torna muito mais simples conciliar as informações e encontrar dados que precisam ser analisados. Os possíveis erros que poderiam ser cometidos por interferência humana também não acontecem, já que o ERP tem inteligência para cruzar as informações mais estratégicas e apresentá-las de maneira otimizada para você tomar as decisões que precisa.
Um sistema desses oferece diversos tipos de relatórios gerenciais relacionados a diversas áreas da empresa. Entre eles:
- relatório de cadastro de fornecedores, transportadoras e clientes;
- relatório de estoque;
- relatório de vendas;
- relatório financeiro;
- relatório de notas fiscais;
- relatório de clientes que mais compram;
- e muito mais.
Como um sistema ERP funciona?
Um sistema ERP é um software — ou seja, um programa de computador — em que quem o utiliza consegue inserir informações sobre diversos departamentos da empresa. O mais interessante é que depois disso, elas passam a ser atualizadas de maneira automática.
Dessa forma, todo esse material consegue ficar armazenado em um banco de dados. Ele, por sua vez, pode estar hospedado diretamente na nuvem ou em um servidor que é instalado na própria companhia responsável pelo software.
De uma maneira geral, um ERP básico pode integrar áreas essenciais, como financeiro, compras, estoque e faturamento. A depender da configuração do programa ou da necessidade de quem o adquire, porém, é possível acrescentar outros módulos à versão comprada originalmente. Com isso, é possível integrar outros dados providos do setor de marketing, do RH, das soluções contábeis e vários outros.
Estrutura de um sistema ERP
Quando alguém contrata um sistema ERP, precisa entender que ele é dividido em três áreas consideradas básicas. A primeira é a apresentação, seguida pelo processamento e, por fim, temos a armazenagem. Em cada um desses níveis ocorrem processos específicos que detalharemos um pouco mais a seguir.
Apresentação
A apresentação desse sistema é o dashboard — também conhecida como “área principal”. É a partir dela que você pode fazer login, pesquisar dados e, além disso, consegue ter uma visão mais geral do software. É por meio desse nível, aliás, que é possível ter acesso à etapa de processamento lógico.
Processamento lógico
Essa parte é como se fosse o cérebro de um ERP. É nela que acontecem todas as ações solicitadas pelo usuário no dashboard. Ela é a camada de processamento que integra os dados de todos os módulos que foram cadastrados no sistema. Além disso, ela também é a responsável por receber todas as atualizações necessárias.
Armazenagem
Essa camada pode ser considerada como o coração do sistema. Isso porque é ela que guarda todos os dados inseridos no ERP, independentemente do departamento. Assim, são as informações contidas nessa armazenagem que permanecem protegidas em um servidor — mesmo que ele esteja hospedado em equipamentos físicos ou na própria nuvem.
Exemplo do funcionamento de um sistema ERP
Vamos imaginar que uma loja de semijoias aceita pedidos sob medida e recebe um pedido de uma dessas. O software poderia fazer a integração de todo o processo, desde a encomenda até a entrega da seguinte maneira:
- O representante de vendas fará o registro da encomenda no sistema, que dispara a informação para a empresa automaticamente;
- O setor de produção é avisado que precisa fabricar o item;
- A área responsável pela gestão dos suprimentos também faz o registro do pedido para que consiga controlar o estoque das matérias-primas necessárias para a produção da peça;
- Se for preciso fazer reposição de estoque, a área de suprimentos também cuidará disso e o setor financeiro será avisado do gasto com a aquisição do que for necessário;
- O departamento financeiro também recebe o aviso de que precisará fazer a cobrança pela semijoia vendida;
- As informações tanto do custo quanto do faturamento chegarão aos responsáveis pela contabilidade da loja;
- A área de logística pode começar a se programar desde que o pedido foi feito para entregar a encomenda partindo do cálculo de tempo necessário para a fabricação.
Em um processo ideal, o ERP permite que todas essas informações sejam acompanhadas em tempo real por todos os setores — e isso acontece desde o momento do pedido realizado até a entrega do item para quem o comprou.
Quais são os melhores sistemas para lojas?
Quando for escolher um ERP para a sua loja virtual, é essencial que você se atente a alguns requisitos para tornar o seu trabalho ainda mais simples. O primeiro ponto fundamental é avaliar quais necessidades você precisa solucionar com esse software. Assim, será possível escolher o que oferecer as funcionalidades que atendam às suas demandas de maneira completa.
Além disso, outro ponto é prestar atenção nos custos desse sistema. Olhar para tudo o que ele oferece é importante, mas não adianta escolher a opção mais completa se precisar sacrificar as finanças do seu negócio para conseguir pagar por ela. Então, considere o preço do ERP e escolha o que oferecer o melhor custo-benefício.
Por fim, é muito importante checar se o sistema escolhido oferece integração do sistema com a plataforma de e-commerce que você utiliza na sua loja. Dessa forma, você evita ter que cadastrar seus produtos duas vezes — uma no seu site e outra no próprio ERP.
Conseguiu entender o que é ERP e para que ele serve? Caso você escolha adquirir uma solução como essa para a sua loja, agora já sabe todas as vantagens que ela oferece, como uma comunicação entre os setores mais facilitada e mais assertividade nas tomadas de decisão!
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