Para aprender como administrar uma loja, é importante investir em um planejamento completo e ferramentas adequadas. Além disso, o gestor deve acompanhar todos os setores, financeiro, de marketing e estoque, para ter um controle mais completo da empresa e das vendas.
Ter um negócio de sucesso não depende apenas das estratégias de vendas ou dos produtos, mas também aprender como administrar uma loja.
Contar com boas práticas de organização e controle é fundamental para manter os processos internos alinhados, e, com isso, alcançar seus objetivos de crescimento.
E com o avanço do comércio digital, ter uma gestão eficiente se tornou ainda mais importante. Afinal, todos os procedimentos convergem para um só lugar, e sem uma base concreta, pode ser mais difícil estruturar cada rotina da sua empresa.
Além disso, existem várias etapas necessárias para montar a sua conta, desde encontrar o criador de sites ideal, até providenciar uma plataforma de controle e planejar o seu marketing.
Todos esses passos podem ser mais complexos sem uma organização apropriada. Por esse motivo, se você possui um negócio online e quer ter mais chances de sucesso, saber como administrar uma loja é o primeiro passo.
Para te ajudar a se preparar do jeito certo, separamos algumas dicas fundamentais, com as melhores orientações para você conseguir colocar o seu empreendimento nos eixos.
Veja o que não pode faltar no seu planejamento e saiba por onde começar a sua gestão.
Como administrar uma loja
Muitos empreendedores iniciantes podem ter dúvida sobre como administrar uma loja corretamente, especialmente quem nunca trabalhou no mercado corporativo.
No entanto, embora pareça um processo complexo, existem algumas etapas que podem tornar esse controle mais fácil para você e para a sua equipe.
Claro, cada empreendimento funciona de uma forma, e pode ter necessidades específicas no gerenciamento diário.
Contudo, se você busca sugestões para começar a se organizar, essas dicas podem ser fundamentais para te ajudar. Veja o que considerar ao aprender como administrar uma loja:
1. Monte um planejamento
Antes de mais nada, é essencial montar um planejamento completo para te ajudar a gerenciar a loja.
Afinal, qualquer estratégia ou decisão precisa ter um bom fundamento, principalmente se você quiser atingir objetivos específicos.
Além disso, um planejamento é essencial para conhecer melhor o empreendimento como um todo, desde seus setores internos, até a forma como ele funciona e é visto pelos clientes.
É importante reforçar aprender como administrar uma loja não depende apenas de organizar os processos na empresa, mas também cuidar da marca.
Por esse motivo, vale a pena começar com um planejamento completo e que aborde as principais informações da sua loja.
2. Trace metas
Para saber como administrar uma loja de maneira eficiente, é importante não apenas ter um planejamento, mas que ele possua metas definidas.
O seu gerenciamento deve guiar a empresa rumo ao crescimento, para atingir seus objetivos, sejam eles:
- expandir a marca;
- aumentar o faturamento;
- conquistar o público;
- ter maior relevância no mercado.
Para isso, é necessário ter pequenas metas definidas, para dividir cada propósito a fim de torná-lo mais alcançável e também facilitar o acompanhamento diário.
Embora seja possível começar a sua loja sem traçar metas, é altamente recomendável fazer isso antes de desenvolver qualquer administração. Afinal, elas irão guiar a sua gestão, e indicar as melhores estratégias.
3. Trabalhe com estratégias de marketing
A divulgação é a alma do negócio, e, nesse caso, pode te ajudar a saber como administrar uma loja, já que está diretamente ligada aos seus objetivos.
Seja crescimento, popularidade ou faturamento, é preciso que o seu negócio seja conhecido pelo público.
E isso só é possível por meio de estratégias de marketing que façam sentido com o seu planejamento e alinhamento empresarial.
Assim, não deixe de considerar campanhas e ações publicitárias para trabalhar na divulgação da sua loja da melhor forma possível.
Para começar, considere as redes sociais, canais gratuitos e de amplo alcance, e também estude outras alternativas, inclusive físicas, se fizer sentido para o seu público.
4. Fique de olho no estoque
Um dos pilares de como administrar uma loja é ficar atento ao estoque. Essa atividade faz parte de qualquer rotina de gestão, pois está diretamente ligada às suas vendas e à forma que você atende ao seu público.
Sem estoque, será mais difícil produzir as mercadorias ou enviá-las para os compradores, gerando prejuízos e comprometendo a sua reputação.
Além disso, o estoque também influencia o funcionamento de outros setores, como financeiro e departamento de compras.
Assim, ele é responsabilidade do gestor, que precisa acompanhar, ou elaborar estratégias para que a sua equipe consiga monitorar esses elementos de maneira acessível.
Uma das principais recomendações é considerar uma plataforma integrada desde o começo das suas atividades. Dessa forma, será possível gerenciar as vendas tendo uma conexão direta com o estoque, para evitar complicações e falta de produtos.
5. Escolha bons fornecedores
Diretamente relacionado com o estoque, é fundamental escolher bons fornecedores para colaborar com a sua administração.
Afinal, eles serão parceiros que irão contribuir para as suas vendas, atender seus pedidos e auxiliar em eventuais problemas.
Por isso, é importante selecionar empresas confiáveis para trabalhar com a sua loja, para ter mais segurança no dia a dia, e oferecer produtos de qualidade para os seus clientes.
Isso é especialmente importante no e-commerce, que conta com uma dinâmica mais rápida e exigente. Sem um fornecedor competente, suas entregas ou mesmo produção podem ser comprometidos.
E para quem deseja iniciar um negócio com modelos diferenciados, como dropshipping, é imprescindível contar com parcerias alinhadas a sua empresa.
6. Invista na capacitação da sua equipe
Parcerias de qualidade são fundamentais para saber como administrar uma loja com mais confiança, e isso também é válido para a sua equipe.
Seus colaboradores irão te ajudar nas rotinas diárias, e garantir que os clientes tenham uma experiência positiva junto ao seu serviço.
Assim, é essencial investir na capacitação da sua equipe, para que ela possa oferecer atendimentos de qualidade e contribuir para o crescimento saudável da loja.
Muitas pessoas podem acreditar que não é necessário treinar os funcionários no e-commerce, especialmente por ser um canal acessível para iniciantes.
Mas mesmo empreendimentos com poucas contratações dependem de outras equipes, mesmo terceirizadas. Afinal, é preciso administrar as finanças, realizar a logística de entrega e atender aos clientes.
Todos esses setores precisam estar alinhados com a sua empresa, ou pode prejudicar a reputação da marca.
Além disso, cada loja funciona de uma maneira, e é preciso capacitar a equipe para entender as nuances do seu negócio.
7. Ofereça um atendimento qualificado
Embora as rotinas de como administrar uma loja sejam voltadas, principalmente, para processos internos, é essencial garantir que o seu atendimento também seja de qualidade.
Isso irá impactar diretamente na credibilidade do seu negócio e na maneira que o público interage. Consequentemente, também influencia no seu faturamento e no crescimento da empresa.
Por esse motivo, é importante ter atenção para a forma que você auxilia o cliente em suas dificuldades, dúvidas e insatisfações.
Essa necessidade se tornou ainda maior no e-commerce, onde as interações acontecem online, e demandam mais rapidez.
Ou seja, demorar para responder uma mensagem do cliente pode custar a sua satisfação e a reputação da loja.
O mesmo vale para respostas que são interpretadas errado. Uma vez que não existe a interação pessoal, é fundamental ter cuidado na maneira que você interage com o comprador.
Assim, para gerenciar uma loja corretamente, não se esqueça de oferecer um atendimento de qualidade e treinado para atender às necessidades do cliente.
8. Saiba precificar seus produtos e ofertas
Um dos objetivos de aprender como administrar uma loja do jeito certo é alcançar objetivos relacionados ao faturamento, que permite ao negócio ter um bom crescimento.
Isso pode ser feito por meio de várias estratégias, indiretas, como trabalhar na reputação do negócio e fidelizar clientes, e também diretas, como ter uma precificação adequada.
Mesmo que você cuide dos demais pilares de organização interna, se não vender online ou fisicamente seus produtos por um preço justo, poderá ficar no prejuízo.
É comum que muitas pessoas busquem uma precificação mais baixa para se destacar no mercado, especialmente em ambientes concorridos como o e-commerce.
Contudo, ter mercadorias muito baratas irá prejudicar o seu lucro, pois existem despesas que devem ser pagas no dia a dia.
Por esse motivo, é importante precificar corretamente os produtos, sem trazer valores muito altos, mas também sem desvalorizar o seu trabalho.
Uma das principais dicas para realizar esse procedimento é avaliar os concorrentes e conhecer a média do mercado.
Isso irá ajudar a entender como o segmento está se movimentando economicamente, para encontrar um diferencial que não te prejudique.
Ainda, é essencial utilizar cálculos adequados, que considerem os gastos de produção ou de logística, e também o percentual justo para a loja.
Empreendedores iniciantes podem ter dificuldade em encontrar esse equilíbrio, e, por isso, é importante ter atenção para as primeiras precificações.
Se entender que o valor não está dando lucros, reveja suas contas e busque um preço adequado para as mercadorias.
9. Siga seu orçamento
Fazer um planejamento ao abrir uma loja também inclui verificar as suas previsões financeiras e o orçamento disponível para a empresa.
Essa é uma forma de ter mais controle sobre as rotinas, sem deixar que algo falte na loja, mas também realizando a manutenção do seu crescimento.
É fundamental determinar qual o capital disponível e ter uma projeção das entradas e saídas. Assim, poderá estabelecer um orçamento máximo para cada objetivo e departamento.
No entanto, é fundamental sempre seguir esse planejamento, para evitar problemas financeiros no futuro.
Por exemplo, se a cotação indica que só poderá gastar determinado valor com uma campanha de marketing, não ultrapasse esse teto, pois o valor pode fazer falta em outro setor.
O mesmo vale para comprar não planejadas, que fujam do cronograma original. É comum que os gestores acreditem que compras pequenas ou esporádicas não terão influência.
No entanto, o orçamento existe por um motivo, para te ajudar a como administrar uma loja e não ter problemas com dinheiro.
Por esse motivo, tenha um controle mais aprimorado das suas finanças, e se atente ao orçamento projetado inicialmente, para não arriscar.
10. Mantenha sua loja segura
Como gestor, você se preocupa com a sua loja, e deseja que ela fique em segura, certo? Para isso, é imprescindível buscar estratégias para garantir essa proteção.
Em estabelecimentos físicos, pode ser mais fácil saber como administrar uma loja nesse quesito, incluindo alarmes, cadeados e todos os tipos de seguranças para evitar ações criminosas.
No entanto, o e-commerce pode dificultar esse processo, pois as lojas estão na internet. Nesse caso, o primeiro passo a tomar é conhecer quais os certificados que garantem a sua proteção.
Não utilize um tipo qualquer de servidor ou hospedagem, optando por plataformas confiáveis e com boa reputação no mercado.
Além disso, confirme se elas possuem o certificado SSL e quais as outras formas de garantir uma navegação protegida.
Essa preocupação é essencial para oferecer uma experiência completa para o público, que irá ter uma compra mais segura, além de evitar complicações com vazamento de dados, por exemplo.
Internamente, procure como administrar uma loja com sistemas integrados e protegidos, com histórico positivo e garantias no servidor.
Com o e-commerce, muitas empresas estão optando por alternativas em Nuvem, e pode ser interessante adotar essa opção, especialmente pela criptografia.
11. Otimize experiência de compra dos seus clientes
Administrar uma loja não significa apenas garantir que seu site esteja acessível ou que o estabelecimento esteja aberto. Também é necessário otimizar a experiência de compra dos seus clientes.
É função do gestor identificar maneiras de tornar as interações mais práticas, rápidas e satisfatórias, seja por meio de estratégias de venda ou desenvolvendo sistemas mais complexos.
Existem diversas alternativas para implementar na sua loja e torná-la diferente dos concorrentes, e é importante identificar isso.
Na prática, procure um site responsivo, ou até mesmo investir em um aplicativo. Nas redes sociais, interaja rapidamente com o cliente em caso de dúvidas, e deixe seus produtos visíveis.
A internet demanda que as compras sejam mais ágeis e simples, pois o público pode ser atraído para outro lugar com muita facilidade.
Por isso, lembre-se de promover soluções para otimizar a experiência do cliente, com elementos mais simples para a conclusão da jornada.
12. Entenda o que seus clientes pensam sobre o seu negócio
Gerenciar uma loja também envolve monitorar a marca e como ela se posiciona no mercado. Afinal, todos os processos estão interligados.
Se o cliente tiver uma boa experiência, a empresa irá se destacar, atraindo mais compradores e melhorando o faturamento. Com isso, poderá crescer e investir em novas estratégias para continuar expandindo suas atividades.
Além disso, entender a percepção do público diante do seu negócio permite elaborar estratégias para cada situação, promovendo soluções para consolidar positivamente a marca.
Por exemplo, se os clientes estão reclamando de atrasos nas entregas, vale a pena reconsiderar sua logística. Opiniões negativas quanto ao atendimento indicam que o tempo de resposta pode melhorar.
Essas impressões só podem ser verificadas com um acompanhamento próximo do público, entendendo o que ele pensa.
Nesse caso, além de monitorar as interações públicas, considere promover ações de feedback, como entrevistas ou formulário de notas após uma compra.
É uma campanha simples, mas que permite ter respostas mais concretas sobre o que cliente está pensando e como melhorar.
Sua função ao aprender como administrar uma loja é garantir que todos os setores estejam bem-sucedidos, e isso também inclui a reputação da marca.
13. Aproveite as datas comemorativas
Criar estratégias de vendas é uma das principais funções de um administrador, e, para isso, vale a pena aproveitar as datas comemorativas no seu negócio.
Períodos sazonais como Natal e Dia das Mães configuram oportunidades interessantes de vendas, que a sua empresa pode aproveitar para aumentar o faturamento.
Desde oferecer produtos temáticos até trazer campanhas de desconto e engajamento, existem várias alternativas para aproveitar esses momentos.
Além disso, o cliente está sempre em busca de opções para essas datas, e se o seu negócio disponibilizar isso, terá mais chances de se destacar dos concorrentes.
Ainda, para lojas virtuais no e-commerce, é uma possibilidade de alcançar mais pessoas nas buscas e na divulgação, por exemplo.
14. Monitore a concorrência
Para gerenciar uma loja de maneira completa, é importante não apenas saber o que se passa nos seus processos internos, mas também nos concorrentes.
Afinal, esse conhecimento poderá pautar diferentes decisões que você tomar, como estratégias de vendas, precificação e investimentos.
Se as empresas que concorrem com você estão utilizando determinado layout ou plataforma, significa que essa opção é interessante para o seu segmento.
Da mesma forma, poderá ver se eles estão atendendo a alguma demanda do seu cliente, e encontrar brechas para se destacar com produtos e serviços exclusivos.
Por esse motivo, é imprescindível acompanhar os seus concorrentes ao saber como administrar uma loja, e entender como eles estão se movimentando e de que maneira isso afeta a sua loja.
Claro, é essencial não deixar isso atrapalhar a sua autenticidade. Essa monitoramento deve apenas ter fins de estudo e conhecimento, para que você elabore ações mais assertivas e que façam sentido no seu nicho atual.
Principais erros de administração
Após conferir algumas dicas de como administrar uma loja, vale a pena conhecer os principais erros de uma gestão, e porque você deve evitá-los.
Muitos empreendedores podem enfrentar dificuldades em suas primeiras experiências, e elas interferem nos resultados e no crescimento do negócio.
Por isso, é fundamental entender sobre alguns erros comuns, e como evitá-los na sua loja. Veja mais detalhes:
Não distribuir responsabilidades
Administrar uma loja exige muita atenção e o cumprimento de inúmeras rotinas internas e externas. Afinal, o gestor deve estar acompanhando cada departamento e todo o fluxo operacional que interliga eles.
Mas essa sobrecarga pode comprometer a qualidade do trabalho, justamente por não existir uma distribuição de responsabilidades.
Empreendedores que assumem todas as funções estão cometendo um dos principais erros na hora de gerenciar uma loja, e precisam se atentar a isso.
Procure dividir as tarefas com pessoas confiáveis que agreguem para a equipe. Além disso, conte com profissionais em cada setor para te ajudar nesses processos.
Por exemplo, acompanhe o mercado, mas distribua responsabilidade de estudos e marketing para especialistas. Enquanto isso, determine quais os profissionais que irão cuidar das finanças.
Ter colaboradores confiáveis e dividir as rotinas permite que o gestor possa se dedicar melhor e evita falhas, como informações perdidas, pela sobrecarga em apenas uma pessoa.
Falta de valorização da equipe
Outro erro diretamente ligado à falta de divisão de tarefas é a desvalorização da sua equipe.
Um gestor responsável por como administrar uma loja deve reconhecer o trabalho realizado pelos seus colaboradores, especialmente pela diferença que eles podem fazer na empresa.
Sem a ajuda de profissionais qualificados, não é possível atingir o nível de excelência esperado, comprometendo seus resultados e a experiência dos clientes.
Por isso, é fundamental valorizar toda a equipe que trabalha na sua loja, mesmo que sejam terceirizados, ou apenas alguns funcionários em um negócio iniciante. Demonstre esse reconhecimento nas rotinas, e também na forma de remunerações justas.
Aplique as dicas na sua loja
Saber como administrar uma loja pode parecer complexo, mas existem dicas que podem ajudar iniciantes nesse ramo a obter resultados mais positivos.
As funções de um gestor podem ser numerosas, mas com ajuda de colaboradores capacitados e um planejamento eficiente, é possível ter um gerenciamento adequado.
Por isso, aplique esses dicas na sua loja e realize um monitoramento periódico, para buscar seus objetivos e promover um crescimento saudável.
No entanto, não se esqueça de colocar essas sugestões em práticas com ferramentas que facilitem suas rotinas, otimizando os retornos de cada rotina.
Considere investir em uma plataforma de controle para centralizar os dados, além de soluções para construir a sua loja virtual com segurança.
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