A gestão financeira é o conjunto de práticas que te ajudam a administrar o dinheiro do seu negócio. Com ela, é possível atingir seus objetivos, ter mais controle sobre suas contas e conseguir resultados positivos. Deixar de fazer esse gerenciamento pode comprometer o seu crescimento.
Se você deseja ter uma loja de sucesso e uma administração eficiente, precisa investir na sua gestão financeira.
É esse conjunto de práticas que mantém a sua contabilidade alinhada aos seus objetivos de crescimento, além de permitir que controle total sobre os recursos do seu negócio.
Sem dinheiro, não é possível realizar nenhuma atividade, seja fabricar seus produtos, investir em ações de marketing ou mesmo pagar as contas.
No entanto, muitos gestores podem acreditar que essa organização só é feita por grandes empresas. Com isso, deixando de fazer um planejamento estratégico para administrar a sua empresa.
Por isso, preparamos um conteúdo especial para te mostrar que a gestão financeira é importante em todos os empreendimentos, sejam eles de pequeno ou de grande porte.
Confira como essa rotina funciona na prática, veja dicas para elaborar a sua e conheça os riscos de não ter um controle aprimorado do patrimônio da sua loja.
O que é gestão financeira?
A gestão financeira é um conjunto de ações, estratégias e métodos que envolvem o planejamento, controle e avaliação de atividades relacionadas às finanças da empresa.
A contabilidade é responsável por toda a base de operações de um negócio, permitindo que as outras rotinas possam ser executadas com sucesso.
Por exemplo, a fabricação de produtos não acontece sem comprar matéria-prima ou equipamentos, e não é possível fazer campanhas de marketing para consolidar a sua marca sem orçamento.
Por conta disso, o setor financeiro é o pilar mais importante do empreendimento, e deve ser estruturado de maneira eficiente.
Uma maneira de fazer isso é administrar os recursos de forma profissional, acompanhando cada entrada e saída, cada pagamento e investimento que acontece.
Esse conjunto de atividades que permitem controlar o seu negócio é a gestão financeira.
No entanto, ela não apenas ajuda na distribuição ou gerenciamento do dinheiro da empresa, mas também é responsável pela elaboração de projeções concretas e para fazer com que você alcance os seus objetivos.
Para que serve a gestão financeira?
A gestão financeira possui diversas finalidades em uma empresa, mas ela serve, principalmente, para equilibrar a empresa, permitindo que ela quite todos os débitos e tenha lucros no futuro.
Ter bons resultados é a meta de qualquer empreendimento, e, para isso, é preciso aplicar estratégias que sejam coerentes com o cenário do negócio, acompanhar seus indicadores e corrigir eventuais falhas que comprometam o potencial da empresa.
Essas e outras atividades se tornam possíveis com uma gestão financeira de qualidade, otimizando os resultados positivos e diminuindo os negativos.
Uma administração adequada também faz com que você conheça melhor o seu negócio, como, por exemplo, quais os produtos mais populares, qual o capital de giro necessário e a renda alcançada todos os meses.
Todos esses componentes são importantes para ter uma empresa saudável financeiramente.
De forma secundária, essa gestão também ajuda a distribuir corretamente os recursos para todos os setores, a fim de potencializar os ganhos, e equilibra a empresa em momentos de crise, ajudando a encontrar a melhor saída para cada problema.
Como a gestão financeira funciona?
A gestão financeira funciona como um conjunto de atividades adotadas ao mesmo tempo, de forma complementar. Ela também está presente no dia a dia, nas pequenas decisões.
Por exemplo, se a sua loja decide fazer uma campanha promocional, é preciso ver se existem itens suficientes ou deve encomendar mais com o fornecedor.
Ao mesmo tempo, você avalia se existe orçamento para fazer as peças publicitárias, e verifica qual será a comissão de venda da sua equipe.
E antes de colocar tudo em prática, existe a elaboração das previsões de lucro que essa campanha pode gerar.
Todos esses passos fazem parte da gestão financeira. Planejamentos, projeções e redirecionamento de recursos são uma forma de administrar o negócio com mais eficiência e organização.
Assim, esse gerenciamento funciona em etapas, tendo um plano, que visa um objetivo e projeta atividades para alcançá-los.
Por que fazer gestão financeira na empresa?
É fato que a gestão financeira é de extrema importância para qualquer empresa, mas muitos lojistas ainda podem questionar se devem adotar essa administração no seu negócio.
Nesse caso, vale a pena conhecer alguns dos motivos para fazer essa coordenação no seu dia a dia:
Redução de gastos desnecessários
A gestão financeira permite que você tenha pleno conhecimento sobre as condições contábeis do negócio, e entenda os pontos de melhoria e gastos desnecessários.
Dessa forma, poderá corrigir essas falhas com mais assertividade, diminuindo as despesas secundárias e economizando recursos para investir em outras áreas.
Além disso, também se torna possível reduzir gastos nas atividades de cada setor, como a produção, que pode ser otimizada, ou substituir uma função que não gera resultados.
Essas manutenções só se tornam eficientes ao conhecer o funcionamento da empresa, com base em uma gestão adequada.
Melhora do processo de tomada de decisão
Ter uma base concreta de dados e entendimentos sobre o seu negócio também melhora o processo de tomada de decisão, pois será possível basear suas escolhas em informações sólidas.
Somente com uma administração assertiva poderá trabalhar de forma coerente com o empreendimento e a forma que ele se movimenta.
Ainda, uma boa gestão financeira ajuda em decisões voltadas não apenas para a contabilidade, mas também para fazer novos investimentos, mudar o fluxo de operação ou buscar fontes de financiamento.
Melhora da administração
Uma empresa bem-sucedida precisa de uma administração eficiente, e fazer a gestão financeira do seu negócio permite isso.
Afinal, ele impacta todos os setores, de maneira direta ou indireta. Assim, conhecer mais sobre a sua base e resultados permitirá tomar decisões mais assertivas nos demais departamentos.
Com isso, toda a estrutura da empresa é beneficiada, de forma a criar estratégias que sejam objetivas para atingir as suas metas, e liderar o negócio com maior confiança.
Mais controle
Um dos motivos para fazer a gestão financeira é ter maior controle sobre o seu negócio e as suas atividades.
Existe uma série de operações que podem ser simples, mas se não forem devidamente monitoradas, podem fugir da sua coordenação.
Nesse caso, é essencial ter uma administração que permita acompanhar cada etapa e cada rotina de produção, para não perder nenhum detalhe que pode fazer a diferença na sua tomada de decisões.
Quais os processos envolvidos na gestão financeira?
Cada empresa possui a liberdade de elaborar sua gestão financeira da forma que melhor se adapta às suas necessidades, mas existem algumas etapas que devem estar presentes.
Elas permitem alcançar os objetivos de maneira mais organizada, além de auxiliar gestores iniciantes nessa tarefa diária.
Por isso, veja quais os processos envolvidos nessa administração, e qual a importância de cada um deles:
Planejar
A gestão financeira é sinônimo de planejamento dentro do seu negócio. Sem uma estrutura sólida de planos, não é possível administrar os seus recursos de maneira eficiente.
Assim, o primeiro passo deve envolver uma planificação das metas, atividades e resultados que você espera, para, então, acompanhá-los no futuro.
Por exemplo, você deve ter seus objetivos bem planejados, para saber o que buscar e como direcionar o dinheiro para isso.
Antes de realizar uma nova campanha ou estratégia, precisa idealizar as projeções de retorno e os valores esperados como resposta.
Ao pagar as contas, fornecedores e funcionários, é fundamental organizar cada despesa, para ter uma ideia da soma final e se programar para não deixar nenhuma pendência.
Dessa forma, todas as demais atividades que configuram uma gestão financeira vêm do planejamento.
Controlar
Por outro lado, não será muito efetivo ter um planejamento e não acompanhá-lo. Por isso, a etapa de controle também é um processo importante na gestão financeira.
Apesar de importante, os planos elaborados são apenas previsões no papel, e não se tornarão realidade a não ser que sejam colocados em prática.
Para isso, o gestor deve monitorá-los de perto, verificando se as coisas estão saindo como planejado, ou se será preciso rever algum dado.
Além disso, os esboços são como um checklist para que o gestor não se esqueça de nenhum ponto importante durante o seu controle de operações.
Analisar
Realizar uma ação, uma campanha ou uma nova estratégia demanda um planejamento e um controle prático. No entanto, eles também geram resultados, que devem ser analisados pelo empreendedor.
Isso porque a gestão financeira não diz respeito somente às rotinas práticas, mas também aos retornos que elas apresentam e o que cada dado significa.
Assim, é fundamental realizar esse processo no dia a dia, para entender se a fase de realização foi bem-sucedida e quais as respostas que você obteve.
É para isso que servem os indicadores e as métricas, permitindo que você compare os resultados atuais com o planejamento inicial.
Após uma campanha de vendas, é preciso ver se atingiu a meta financeira. Ou, ainda, depois de um investimento, é necessário verificar se ele está rendendo o esperado.
Analisar os dados e as informações do negócio também é importante para ter uma gestão completa e que seja assertiva.
Investir
Por fim, você obteve resultados e realizou uma análise com eles. O que fazer em seguida?
Na gestão financeira, o próximo passo é investir os seus recursos para melhorar os resultados e corrigir as falhas encontradas durante a análise.
Por exemplo, se uma campanha não alcançar os números esperados, pode ser necessário investir mais orçamento em publicidade. Ou, ainda, se faltaram itens no estoque, é preciso negociar mais produtos com o fornecedor.
Esses direcionamentos se tornam mais assertivos depois dos processos de avaliação de resultados, onde você compara as métricas aplicadas e identifica as principais necessidades do negócio.
Assim, sua gestão não foca somente nas atividades presentes, mas busca atingir mais facilmente os objetivos no futuro.
Quais os modelos de gestão financeira?
Os modelos de gestão financeira variam conforme os objetivos da empresa. Eles não seguem um padrão consolidado, mas ajudam iniciantes a realizar essa atividade no dia a dia.
As principais categorias que se destacam são:
- Fluxo de caixa;
- Gestão de contas a pagar e receber;
- Controle do capital de giro;
- Balanço patrimonial;
- Demonstrativo do resultado do exercício (DRE),
- Gestão de notas fiscais.
Ferramentas como fluxo de caixa e gestão de contas a pagar e receber são utilizadas em rotinas mais simples e diárias, para acompanhar os resultados com mais detalhes.
Eles indicam qual o valor total movimentado no dia, por exemplo, e monitoram as pendências do negócio, para evitar perder o controle.
Enquanto isso, modelos como o controle do capital de giro permitem conhecer a empresa de forma mais ampla, entendendo quanto é necessário para mantê-la funcionando. Essa informação é útil na tomada de decisões.
Ainda, outros tipos de gestão financeira incluem o balanço patrimonial e o DRE, que são documentos para uma análise de longo prazo. Geralmente, mostram os resultados gerais de um período, como semestral ou anual.
São formas importantes de conferir os retornos da empresa e entender se elas atingiram as metas do planejamento.
Por fim, a gestão financeira também deve se preocupar com estar dentro da lei e não ter problemas fiscais, e isso é feito com o controle das notas fiscais, para ter tudo documentado e pagar os devidos impostos.
Os empreendimentos possuem liberdade para usar um ou mais modelo, inclusive uni-los para obter os melhores resultados.
Como fazer gestão financeira na prática?
Depois de entender a importância da gestão financeira, chegou o momento de entender como adotá-la na prática.
Para isso, existem algumas dicas que podem ajudar nesse processo, até que você possa encontrar uma rotina personalizada que melhor atenda às suas necessidades.
Veja o que não pode faltar na sua administração:
1. Conte com um bom planejamento
Tudo começa com um bom planejamento. Sem estruturar seus objetivos, métricas e ações, fica mais difícil ter controle sobre elas no futuro.
Além disso, colocar as ideias no papel é essencial para ter um guia enquanto percorre o caminho rumo ao sucesso. Apenas trabalhar sem ter metas para te orientar pode prejudicar seus resultados e investimentos.
Por isso, invista em um planejamento completo, detalhado e eficiente, com tudo que é preciso para começar a operar.
2. Determine um orçamento anual
O planejamento também serve para traçar limites, que avisam quando a empresa está começando a entrar em uma zona de risco ou quando chegou o momento de rever alguns gastos.
Assim, é fundamental determinar um orçamento anual, bem como a correta divisão de recursos para cada setor.
Dessa forma, você terá um teto de custos, sem correr o risco de extrapolar seus recursos, e terá uma métrica de comparação para entender se está gastando muito ou pouco.
3. Controle os custos
Controlar os custos significa não apenas monitorar cada despesa e movimentação de recursos, mas também entender se eles são necessários.
Com a gestão financeira, é possível encontrar os custos dispensáveis e otimizar o uso do dinheiro em determinado setor. Isso é realizar um controle eficiente, administrando cada investimento e evitando gastos que podem ser reduzidos.
Aplicar essa administração permite otimizar o orçamento e potencializar os resultados sem ter desperdícios.
4. Defina indicadores de desempenho
A fase de análise só é verdadeiramente eficiente se existirem indicadores de desempenho para comparar.
Por isso, na sua gestão financeira, não deixe de escolher as métricas que vão te ajudar a comparar seus resultados.
Esses índices permitem visualizar, de modo simples e prático, qual foi a evolução e crescimento da empresa, e entender as falhas que devem ser corrigidas.
Alguns dos principais que podem ser usados na sua loja incluem:
- Faturamento;
- Ticket médio;
- Média de vendas;
- Itens no estoque;
- Margem de lucros;
- Custos de operação.
Cada um deles permite avaliar os resultados de maneira mais concreta, sem se perder no meio do caminho.
Por exemplo, nos seus relatórios, você compara dois dados de faturamento, e vê se aumentou ou diminuiu. Este é um indicador de desempenho simples, que mostra se houve mais ganhos ou não.
Isso permitirá conhecer melhor o seu negócio e tomar decisões mais assertivas no futuro.
5. Estabeleça metas
Todo negócio precisa de metas para alcançar. São elas que inspiram o planejamento, promovem as atividades e baseiam as análises da gestão financeira.
Assim, são essenciais para a sua atuação, permitindo que cada processo possa ser feito de maneira mais concreta.
Além disso, sem metas, a empresa não saberá qual caminho traçar, ou como chegar ao objetivo planejado.
Estabeleça seus propósitos, e também os períodos em que deseja realizá-los, para ter uma gestão mais completa e um planejamento focado no que realmente importa.
6. Faça o fluxo de caixa
Embora seja simples, o fluxo de caixa é uma das atividades mais importantes de qualquer gestão financeira.
Com ele, é possível verificar cada movimentação que a loja teve, sejam vendas, recebimentos ou pagamentos.
Ter o costume de verificar o fluxo de caixa periodicamente também ajuda no controle de gastos, com todos os detalhes de cada origem do dinheiro.
Além disso, fazer essa atividade reduz o volume de informações que você precisará verificar no futuro, no DRE, por exemplo.
7. Não misture finanças pessoais e empresariais
Esse é um dos principais erros que novos empreendedores cometem, especialmente se estão desenvolvendo um negócio familiar ou individual.
Misturar as finanças pessoais e empresariais pode comprometer todo o seu planejamento, pois não será possível saber quantos recursos o negócio realmente tem para investir.
Além disso, o dinheiro que circula na sua loja ou comércio não é todo seu, pois ele também precisa ser usado para pagar contas, funcionários e fornecedores.
Assim, é fundamental separar o seu pró-labore, ou remuneração, e saber separar as finanças de cada setor, para não gastá-las com algo que não seja voltado para o crescimento da empresa.
8. Gerencie o estoque corretamente
A gestão financeira também se relaciona diretamente com o estoque, pois ele é responsável pelos itens disponíveis e, consequentemente, pelas vendas que podem ser feitas.
Não ter um controle adequado também pode prejudicar o planejamento, correndo o risco de ter prejuízos com a falta de produtos, ou também com mercadorias paradas demais.
Além disso, o estoque é um importante indicador de desempenho, e é possível obter diversas informações com ele, como:
- Quais os itens preferidos dos consumidores;
- Quais os produtos com menos saídas;
- Se a média de vendas está positiva;
- Se é necessário repor alguma mercadoria ou não;
- Quais os investimentos necessários para o setor.
Assim, monitorar o estoque de perto também permite fazer uma boa gestão financeira.
9. Use um sistema de gestão
Por fim, a última dica para ter uma gestão financeira eficiente é usar um sistema adequado.
As atividades dessa rotina podem ser muito complexas ou difíceis de serem feitas manualmente, como os cálculos do fluxo de caixa ou o monitoramento de cada venda que aconteça.
Com uma plataforma integrada, é possível automatizar as tarefas mais burocráticas e repetitivas, otimizando o seu tempo e diminuindo as chances de errar no planejamento.
Ainda, na era digital, contar com ferramentas de gestão é essencial para se destacar no mercado e ter uma vantagem competitiva na sua administração.
Quais os erros de gestão financeira a serem evitados?
Para fazer uma gestão financeira de qualidade, é essencial evitar alguns erros que podem comprometer os seus resultados. Confira os principais:
Falta de controle
Sem exercer o controle das suas operações e atividades, você não conseguirá aproveitar o planejamento, ter uma análise mais concreta da empresa e realizar os investimentos necessários.
Em outras palavras, não conseguirá fazer nenhum processo com máxima eficiência.
Por isso, tentar ter uma gestão financeira com falta de controle sobre os resultados, estratégias e rotinas pode comprometer, e muito, os seus resultados.
E isso se aplica também à falta de ferramentas adequadas, ou a deixar de usar indicadores de desempenho. Embora sejam pequenas ações, elas fazem toda a diferença no controle da sua empresa.
Falta de prioridades
O seu negócio pode ter muitos objetivos e metas, mas sem ter prioridade, será mais difícil atingir qualquer uma delas.
É fundamental estabelecer o propósito maior, aquele que será escolhido sobre outras necessidades.
Sem essa priorização, a empresa atuará de maneira mais vaga, o que compromete seus retornos e até mesmo a aplicação dos recursos, gerando gastos desnecessários e descontrolados.
Ter um objetivo principal torna mais fácil atingi-lo, em vez de tentar cumprir diferentes metas ao mesmo tempo.
Contas misturadas
Um erro grave na hora de fazer a sua gestão financeira é ter contas misturadas. Isso colabora para confundir as finanças pessoais e empresariais, levando a uma série de prejuízos.
Assim, se você quer começar um negócio, precisa ter uma conta voltada apenas para as movimentações dele.
Busque um serviço de pessoa jurídica, ou mesmo uma conta de pessoa física diferente, em um banco distinto, para evitar confusões e o uso inadequado do dinheiro que é da empresa.
Quais as consequências de não fazer gestão financeira de forma eficiente?
Deixar de fazer a gestão financeira no seu negócio pode comprometer os seus resultados, gerar a perda de lucros, o endividamento da empresa e, em casos mais graves, levar à falência.
Essa administração não é apenas uma rotina do setor, mas a base da sua atuação, que garante o sucesso das atividades a longo prazo.
Sem ela, fica mais difícil acompanhar as despesas e as receitas, pagar todos os débitos e continuar com a produção na mesma escala.
Eventualmente, o seu lucro ficará comprometido, e, sem dinheiro, poderá ter que procurar empréstimos e financiamentos.
Isso irá gerar mais dívidas, difíceis de serem pagas, promovendo o fechamento das empresas que não conseguem se recuperar.
No dia a dia, também existem consequências menos graves, mas igualmente prejudiciais, como a falta de crescimento e não conseguir atingir os objetivos traçados pela falta de uma gestão financeira eficiente.
Quais ferramentas ajudam a fazer gestão financeira?
Finalmente, existem algumas ferramentas que podem te ajudar a fazer a sua gestão financeira na prática.
As mais comuns são planilhas e documentos, que permitem inserir cada informação de maneira organizada. Inclusive, muitas delas acompanham cálculos automáticos, que facilitam a sua análise.
Para quem busca recursos mais aprimorados, é possível investir em softwares completos de gestão, que se integram com os outros setores e armazenam cada documento de forma digital, facilitando não apenas o controle, mas também a organização de informações importantes.
Por fim, também é possível contar com cursos e orientações que te ajudam a se tornar um profissional, para atingir seus objetivos e aprender a administrar corretamente o seu negócio.
