A ordem de serviço é o processo de documentação para a formalização de uma tarefa a ser realizada para um cliente, ajudando na organização do trabalho.
Poucas coisas têm um impacto tão significativo quanto a organização de uma empresa, não é mesmo? A má gestão pode atrapalhar a logística, as vendas ou até mesmo a satisfação dos consumidores, certo? Por isso, é importante utilizar mecanismos que facilitem esse controle, como a ordem de serviço.
Apesar de ser uma ferramenta simples — se trata de um documento com informações básicas —, uma ordem de serviço pode ajudar bastante na organização de um negócio, um setor ou mesmo um profissional. Em tempos de concorrência acirrada, ter essas informações centralizadas pode ser um diferencial.
Mas, na prática, como esse documento pode ser utilizado no dia a dia da sua empresa? Quais são os tipos de ordens de serviço existentes? Ou até mesmo quais são as informações mais relevantes para o seu controle? Continue a leitura deste artigo para tirar todas as suas dúvidas sobre esse assunto. Confira!
O que é ordem de serviço?
A ordem de serviço é um documento utilizado para proporcionar maior organização no ambiente de trabalho. Ao preencher todas as informações necessárias para realização de uma atividade, os responsáveis por executá-la vão ter um maior controle sobre o que precisa ser feito, os prazos e o objetivo final.
A ideia principal desse conceito é permitir a formalização de tarefas no ambiente de trabalho. Uma tática que é muito eficiente para garantir o controle de tudo o que é feito dentro da sua organização. Especialmente para negócios que estão começando a crescer bastante, é muito importante.
Além disso, uma ordem de serviço pode ser utilizada internamente ou também de forma externa. Para quem tem um negócio de prestação de serviços, como reparo de peças de roupa, o cliente pode preencher as informações para que todos saibam o que precisam fazer, além de todo o controle.
A ordem de serviço também é muito útil para controlar processos internos de um negócio que está crescendo. Imagine que você tem uma loja virtual, tudo bem? Mas o negócio cresceu tanto que, agora, a equipe de estoque ou responsável por trocas e devoluções fica em outro local. A ordem de serviço pode ajudar nessa questão.
Em resumo, ordens de serviço são documentos simples e diretos. O mais importante desse arquivo é garantir que o receptor entenda tudo o que ele precisa fazer e no tempo ideal. Na prática, isso vai garantir uma organização maior, além de fluxos de trabalho mais eficientes e produtivos.
Para que serve a ordem de serviço?
Uma ordem de serviço pode ter diferentes utilizações, mas o mais importante é o controle e a organização que ela proporciona para o ambiente de trabalho. Independentemente do tamanho do seu negócio, quanto mais bem definido for o fluxo de trabalho, maior a produtividade, certo?
Empreendedores e empresas precisam, portanto, construir fluxos que ajudem a desenvolver processos mais simples e fáceis de serem executados. A ordem de serviço é o primeiro passo para garantir que isso aconteça, possibilitando a centralização de todas as informações a partir de uma formatação única.
Outra função relevante de uma ordem de serviço além da organização de fluxos de trabalho é a gestão. Em um cenário em que líderes precisam tomar decisões baseadas em dados, ter todas as ordens de serviço armazenadas pode ser uma excelente base de dados para qualquer negócio.
Pense bem, você pode identificar, por exemplo, se uma área ou profissional está sobrecarregado ou não. O processo de troca é muito demorado e os clientes estão insatisfeitos? Compilando todas as ordens para esse serviço, você tem a visão mais ampla de qual pode ser o gargalo da sua operação.
Uma ordem de serviço, portanto, é um mecanismo de gestão muito eficiente, proporcionando informações relevantes para a tomada de decisão e para o controle interno. Ou seja, por mais que contribua para um controle das funções do dia a dia, também ajuda na gestão do negócio como um todo.
Quais os tipos de ordem de serviço?
Como falamos anteriormente, existem diferentes aplicações para uma ordem de serviço, não é mesmo? O que acha de se aprofundar um pouco mais em cada modelo mais utilizado e como ele pode funcionar na prática?
De manutenção
Uma ordem de serviço para manutenção acontece quando é preciso solicitar um serviço de reparo, por exemplo. Uma peça que vai ser trocada ou que veio com defeito. Em casos de negócios maiores, a manutenção de máquinas e dos equipamentos também pode ser encaixada nesse tipo.
De evento
A ordem de serviço também pode ser utilizada para solicitar a realização de um evento específico. Pode ser a troca de uma peça de roupa que o cliente solicitou ou a substituição de uma mercadoria no estoque.
De serviço
O tipo mais amplo é a ordem para realização de serviços variados. Em uma loja que venda camisas personalizadas, pode ser o pedido para a aplicação de uma estampa, por exemplo. Em uma equipe de marketing, pode ser ordem para a criação de um conteúdo para redes sociais.
Quando emitir uma ordem de serviço?
Não existe um período definitivo para emitir uma ordem de serviço. Afinal, cada empresa tem os seus próprios mecanismos de controle e organização, certo? O mais importante é entender como cada processo pode ser feito de maneira mais eficiente a partir do controle dessas informações.
Para alguns negócios, a ordem de serviço pode ser emitida diretamente por um cliente final. Enquanto para outros fluxos de trabalho, pode ser mais interessante fazer a emissão dessas ordens de maneira interna. O momento da emissão também depende dos processos internos da empresa.
O que é requisito para o melhor funcionamento da ordem de serviço em uma empresa é apenas garantir que ela seja utilizada de maneira estratégica e tenha informações essenciais para que o responsável possa realizar a tarefa de forma eficiente, produtiva e dentro do prazo estipulado.
Quais as vantagens da ordem de serviço?
Mas, na prática, como a utilização da ordem de serviço pode ser benéfica para o seu negócio? Confira!
Organização dos pedidos
O principal fator que a ordem de serviço proporciona é a organização dos pedidos. Toda a empresa passa a atuar com maior controle de todas as informações, inclusive facilitando o trabalho do gestor responsável por essas funções.
Controle de estoque
O uso das ordens de serviço também contribui para um maior controle de estoque do seu negócio. Você enviou uma ordem para a retirada de um produto do estoque para distribuição? O estoque é organizado automaticamente para que não aconteça, por exemplo, a venda equivocada desse produto depois.
Mais precisão na descrição do tipo de serviço
A comunicação é um problema em muitas empresas, não é mesmo? A descrição dessas tarefas ajuda a diminuir esse eventual ruído que se cria, garantindo a descrição mais precisa de cada tipo de serviço que deve ser realizado.
Gerenciamento das finanças de forma mais ágil
Por fim, o empreendedor também consegue gerenciar as suas informações de maneira mais eficiente. Afinal, todos os dados de pedidos de serviço estão contemplados em um local apenas. Especialmente quando se pensa na questão financeira, isso pode ser um diferencial relevante para a gestão do negócio.
O que uma ordem de serviço precisa ter?
Agora que você já está convencido de que uma ordem de serviço é um mecanismo relevante para o seu negócio, o que acha de entender como organizar as informações desse documento de maneira simples e eficiente? Confira as dicas!
Número da ordem de serviço
Para garantir o controle dessa documentação, é fundamental que você invista em um número da ordem de serviço. É o guia para entender exatamente de qual informação se está falando. Imagine buscar pelo que foi pedido ou pelo valor do serviço? O número vai ser o guia para garantir todo esse controle.
Descrição
Em seguida, é preciso pensar na descrição de todas essas informações, ou seja, o que precisa ser feito? Realizar a troca de um produto? Arrumar um item com defeito? Fazer a manutenção de um equipamento? É fundamental que esse campo seja preenchido corretamente e de maneira clara para não gerar dúvidas.
Valores
Outra questão importante é a definição de quais são os valores daquele serviço. Mesmo que seja uma troca e não custe nada para o seu negócio, é importante preencher esse campo e colocar o valor que foi investido — mesmo sendo igual a zero.
Forma de pagamento
Caso tenha valor, você pode complementar as informações também com o método de pagamento utilizado.
Local
Especialmente se o seu negócio estiver crescendo e com mais responsabilidades, é muito importante colocar também o local do pedido. Nesse campo, a variação pode acontecer dependendo da empresa. Pode ser o local em que o cliente realizou o pedido ou qual setor da empresa vai ser o responsável.
Dados do cliente
Também é importante preencher todas as informações sobre quem está solicitando aquele serviço. Por isso, preencher os dados do cliente é essencial. Caso seja um pedido interno, você pode colocar informações sobre o setor ou profissional responsável pelo pedido.
Data
Outro tópico importante para garantir o controle das informações no futuro é determinar a data. Isso garante que não aconteçam imprevistos com prazos. Por falar em prazos, é importante definir também uma data inicial para a conclusão dessa atividade.
Como preencher uma ordem de serviço?
O preenchimento de uma ordem de serviço também não exige um padrão global. O jeito certo é aquele que funciona para um negócio e todos os profissionais envolvidos. Se no caso do seu e-commerce é manualmente que funciona, por que mudar? Se digital é melhor, mude para essa opção sem maiores problemas.
O fundamental nessa etapa é garantir que todos os profissionais responsáveis saibam exatamente o que precisam colocar em cada documento e os fluxos que precisam seguir em seguida. Com todos entendendo isso, vai se tornar muito mais simples organizar as tarefas e a produtividade de toda a equipe.
Como a tecnologia pode ajudar?
Chegou até aqui, entendeu como uma ordem de serviço funciona e todos os seus benefícios? Excelente, mas ainda tem receio de implementar essa ideia no seu fluxo de trabalho por medo de perder mais tempo diariamente? Calma, a boa notícia é que a tecnologia pode ajudar na emissão e controle das ordens de serviço.
Afinal, como falamos acima, uma ordem de serviço nada mais é do que um documento, certo? Então você nem precisa investir em ferramentas inovadoras para ter esse controle, basta digitalizar os processos do seu negócio e garantir que todos profissionais envolvidos tenham os acessórios necessários.
Como isso funcionaria na prática? Muito simples, você pode desenvolver um modelo básico de documento de Word e pedir para que todos os profissionais apenas se preocupem em preencher as informações corretamente. Em seguida, você também deve pensar em como vai ser o fluxo desse documento.
Por qual canal ele vai enviar a ordem de serviço? Um diretório em um sistema interno da empresa — que pode ser nuvem, por exemplo — garante um fluxo ainda melhor, evitando que documentos e arquivos se percam. E isso vai facilitar também todo o controle posterior dessas informações para análise.
Pensar na organização de um negócio é essencial para que os resultados apareçam. Afinal, é o que acontece por trás de um site ou de um vendedor que vai possibilitar uma performance cada vez melhor. Investir na aplicação da ordem de serviço no dia a dia da sua empresa pode ser um diferencial competitivo relevante.
