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Compliance: saiba o que é e como colocar em prática na sua empresa

Imagem ilustrativa de compliance

Veja o que você irá encontrar neste artigo

O compliance é uma série de normas para que sejam cumpridos um conjunto de regras. No caso de empresas, essas normas existem para que todas as regras internas sejam cumpridas.

Estratégias de crescimento para o seu negócio geralmente são elaboradas pela equipe de marketing e vendas. Porém, um negócio também pode crescer com o Compliance, que são medidas para que as empresas andem em conformidade com a legislação e com princípios éticos.

O Compliance empresarial é cada vez mais importante, não só como uma obrigação para cumprir as leis do país, mas também como vantagem competitiva, para se destacar no mercado diante dos concorrentes. Ações de conformidade trazem mais eficiência, melhoram a imagem da empresa no mercado e atraem potenciais parceiros, investidores e clientes.

Neste artigo, você vai entender o que é Compliance e por que é importante aplicar esse conceito no seu negócio. Acompanhe agora e entenda.

Qual o significado de Compliance empresarial?

Compliance empresarial é um conjunto de ações e diretrizes de conformidade com as leis e princípios éticos, para que as empresas não cometam atos ilícitos ou inadequados.

A expressão vem do verbo “to comply” em inglês, que significa cumprir, obedecer ou estar de acordo com algo. Esse conceito pode ser adotado no governança corporativa de diversos tipos de empresas, ONGs, associações e governos. Em geral, é utilizado em empresas de maior porte, mas qualquer negócio pode definir suas medidas de Compliance.

O Compliance é determinado por um programa, que define as suas práticas de conduta e políticas. Uma empresa “em conformidade” é aquela que monitorar as suas ações e assegurar que os seus colaboradores, assim como a gerência, seguem as determinações do Programa de Compliance.

As medidas de conformidade são ainda mais importantes para empresas que têm relações com a administração pública. No Brasil, o Compliance é essencial para regular as relações entre público e privado e evitar casos de corrupção.

Qual é o papel do Compliance?

O papel do Compliance é fazer com que as empresas atuem em conformidade com as leis e as boas práticas.

Para isso, elas devem estabelecer protocolos, regras de conduta e formas de controle, que orientem as ações de todos os gestores e colaboradores. Assim, o Compliance cumpre um papel de orientação para a empresa, mas também de controle sobre suas condutas.

Como resultado do Compliance, as empresas aumentam o valor da sua marca, melhoram sua imagem no mercado, trazem maior eficiência e geram vantagem competitiva. Dessa forma, as medidas de conformidade também cumprem um papel para a produtividade da equipe e o desempenho do negócio no mercado.

Quando surgiu o Compliance?

O conceito e as medidas de Compliance surgiram em contextos adversos nos Estados Unidos. A quebra da Bolsa de Nova Iorque, em 1929, e a criação do New Deal para retomar a economia do país, em 1932, foram momentos marcantes para a mudança de postura das empresas.

Naquele momento, as empresas deveriam seguir boas práticas para evitar não só a sua falência, mas o prejuízo a consumidores e a toda a economia do país. Por isso, começaram a surgir normas e regulamentações, bem como protocolos de atuação empresarial. Além disso, a partir da década de 1960, profissionais passaram a ser treinados especificamente para o Compliance.

No Brasil, algumas normas mais recentes estão fazendo as empresas tomarem medidas de Compliance. A Lei 12.846/2013, chamada de “Lei Anticorrupção”, e o Decreto nº 11.129/2022, definem as regras para a responsabilização administrativa e civil de empresas pela prática de atos contra a administração pública.

Portanto, adotar o Compliance não é apenas uma prática para melhorar a eficiência dos seus processos, mas também uma obrigação para cumprir a legislação do país.

O que é um Programa de Compliance?

O Programa de Compliance é o documento que define os procedimentos e diretrizes para cumprimento de legislações, normas e princípios éticos, tanto internos quanto externos. Trata-se de uma sistematização para orientar as ações e condutas na empresa.

Cada organização tem as suas especificidades e processos de tomadas de decisão. Então, o Programa de Compliance deve ser elaborado internamente, de forma específica para cada negócio, de acordo com a sua realidade e suas demandas.

Mas existem alguns pontos em comum que esse documento deve apresentar:

·        Padrões de ética e conduta, que orientam posturas e comportamentos na empresa;

·        Canais de denúncias, internos e/ou externos, anônimos e confiáveis;

·        Comunicação e treinamento, a fim de promover o Compliance na empresa;

·        Instância responsável, independente das demais áreas;

·        Medidas de controle e disciplinares, a fim de investigar violações e aplicar penalidades;

·        Ações de remediação, para evitar que violações voltem a ocorrer.

A elaboração do Programa de Compliance deve envolver todas as áreas da organização, geralmente coordenadas por uma área ou profissional responsável pela conformidade. Cabe à alta administração supervisionar e acompanhar esse processo, bem como a aplicação do Programa de Compliance.

Quais são as vantagens de ter Compliance nas empresas?

A seguir, vamos entender melhor quais são os principais benefícios de adotar o Compliance na sua empresa, desde o cumprimento de obrigações legais até o ganho de vantagens competitivas.

Cumprimento de normas e legislações

Negócios precisam cumprir normas. Em alguns segmentos, o conjunto de leis a cumprir é tão grande que muitas empresas se perdem. Quando mantêm relações com governos, as normas são ainda mais exigentes.

Por isso, um dos principais benefícios do Compliance é garantir que a sua empresa vai atuar em conformidade com a legislação. Isso evita prejuízos à organização, como multas e processos, além de danos à imagem da marca.

Identificação de riscos e prevenção de problemas

Um Programa de Compliance envolve uma análise de riscos que a empresa corre. A intenção é identificar áreas e processos mais sensíveis, que estão mais vulneráveis a casos de fraudes, corrupção, conflitos de interesse, entre outros desvios.

Então, o Compliance identifica esses riscos e pode agir de forma mais direcionada. Somente com um mapeamento das vulnerabilidades do negócio é possível criar controles e prevenir ocorrências indesejadas.

Correção efetiva de não-conformidades

O Compliance tem a tarefa de prevenir desvios de conduta, mas também de corrigi-los quando acontecem. Então, o Programa de Compliance também define quais são as medidas de correção, como punições aos envolvidos e mudanças nos processos internos.

Dessa maneira, a empresa pode agir com mais precisão e objetividade quando situações de não-conformidade ocorrem, o que é importante também para preservar a sua reputação.

Ganho de vantagem competitiva em relação à concorrência

Para o público consumidor, empresas que atuam em conformidade com as normas e boas práticas se destacam. Por isso, Compliance é também uma vantagem competitiva para o seu negócio, quando você consegue transparecer esse compromisso ao público.

Os consumidores não estão mais alheios à postura ética das empresas — eles apoiam e admiram negócios comprometidos com a responsabilidade socioambiental. Por outro lado, empresas que se envolvem em escândalos e processos tendem a cair na desconfiança do público.

Atração de investidores e parceiros

Grandes empresas, multinacionais e os próprios governos estão exigindo que as empresas apresentam seus Programas de Compliance para verificar se elas adotam as melhores práticas. Para investidores, as medidas de conformidade transmitem mais confiança para a negociação.

Portanto, estabelecer parcerias no mercado e atrair investimentos para o seu negócio exigem hoje uma postura de conformidade com a ética e as normas. Assim, as empresas que têm Compliance geralmente têm vantagens.

Melhoria da eficiência e qualidade dos produtos e serviços

Adotar o Compliance também é uma forma de melhorar a eficiência dos processos e a qualidade das entregas. Afinal, a empresa define normas de conduta e padrões éticos que qualificam a equipe e as relações de trabalho.

Isso tende a impactar também na qualidade dos produtos e serviços e do atendimento ao cliente, que reverberam na imagem da empresa no mercado.

Consolidação de uma cultura organizacional

A intenção do Compliance não é ser apenas um documento engavetado no escritório. Essa área deve trazer normas, valores e princípios para serem vivenciados no dia a dia, absorvidos por cada colaborador em suas condutas.

Quando isso acontece, o Compliance se torna um dos pilares da cultura organizacional. Assim, todos os colaboradores reproduzem o compromisso com a lei e a ética nas suas rotinas de trabalho.

Melhoria do ambiente organizacional

Promover princípios éticos e valores da cultura organizacional ajuda a criar um ambiente de trabalho mais saudável.

As relações entre os colaboradores se tornam mais amigáveis e confiáveis. Além disso, a empresa já contrata profissionais alinhados às condutas definidas no Compliance, o que evita a insatisfação e a rotatividade de funcionários.

Como colocar o Programa de Compliance em prática?

A seguir, vamos ver um passo a passo para colocar o Programa de Compliance em prática, a partir da iniciativa da gerência do negócio. Acompanhe:

Iniciar o processo pela alta administração

Primeiramente, o Compliance deve ser uma iniciativa da alta administração. Embora deva envolver todas as áreas de negócio, é a gerência que deve mobilizar a empresa para adotar normas de conduta e princípios éticos.

O comprometimento da alta administração de uma empresa é indispensável para o sucesso do Programa de Compliance junto aos colaboradores.

Definir a instância responsável pelo Compliance

Por iniciativa da gerência, a empresa deve definir a instância responsável pela área de Compliance, a elaboração do programa e o monitoramento de sua aplicação. Deve ser uma área independente das demais e responder ao alto escalão da empresa.

Muitas vezes, a área de Compliance se confunde com o Jurídico, mas são instâncias diferentes. A acumulação dessas atividades pode afetar a integridade e a transparência da atuação do Compliance. Além disso, é importante evitar qualquer conflito de interesse, como algum grau de parentesco dos integrantes dessa área com outros colaboradores.

Fazer uma análise de riscos

A análise de riscos é uma etapa fundamental para a elaboração do Programa de Compliance. Nesse momento, é preciso mapear as vulnerabilidades do negócio e analisar os possíveis impactos à organização.

Considere, por exemplo, os contratos com fornecedores, as relações com prestadores de serviços, as normas e legislações que regulam o setor, as transações financeiras, entre outros aspectos.

Elaborar o código de conduta da empresa

O código de conduta reúne os princípios e valores que norteiam a organização. Deve fazer parte Programa de Compliance, como um regimento que promove uma postura homogênea entre os colaboradores.

O código de conduta não está diretamente relacionado à legislação — direciona-se mais para as posturas e a cultura da organização. Algumas atitudes, é claro, podem ser responsabilizadas criminalmente, como fraudes e roubos, mas o código também abrange costumes do dia a dia empresarial, como as vestimentas ou o uso do local para refeições.

Elaborar o Programa de Compliance

A partir da análise de riscos e da elaboração do código de conduta, é possível elaborar o Programa de Compliance. Nesse documento, devem constar as políticas de prevenção de riscos, mas também de gestão e correção de desvios.

É importante envolver todas as áreas do negócio na elaboração desse documento, de maneira que o programa contemple todas as necessidades do negócio.

Elaborar um plano de ação para aplicação do Compliance

O Programa de Compliance deve ter também um plano de aplicação. Afinal, você não quer que esse documento seja esquecido — a intenção é que os valores e normas sejam vivenciados no dia a dia.

Então, o plano de ação pode contemplar a implementação de novos processos, o uso de ferramentas de comunicação interna, a adoção de canais de denúncia, além de formações e treinamentos que promovam novos comportamentos pelos colaboradores e gerentes.

Monitorar o Compliance na empresa

Por fim, é importante também monitorar a aplicação do Programa de Compliance. Afinal, você precisa saber se as medidas de conformidade estão sendo eficientes ou se precisa corrigir algum ponto do plano.

Além disso, o monitoramento constante ajuda a identificar situações que o Programa de Compliance não havia contemplado. Dessa maneira, você pode aprimorar o documento para se tornar mais abrangente.

Bom, agora você já entendeu o que é Compliance e a importância de adotar medidas de conformidade na sua empresa.

Pode parecer que a área de Compliance existe apenas em grandes empresas, mas qualquer negócio, mesmo que pequeno, deve conhecer a legislação do seu setor e seguir boas práticas de ética e governança. Essa é uma forma de profissionalizar a sua empresa e transmitir mais credibilidade aos seus clientes e parceiros.

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Jessica Azevedo

Marketing

Graduada em Turismo e pós graduada em Marketing Digital aplicado à Tecnologia da Informação. Tem na bagagem mais de 3 anos em SEO e tem como foco levar os melhores conteúdo para quem quer conhecer mais sobre o mercado digital.

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