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Como colocar resposta automática no WhatsApp: passo a passo completo para não deixar seu cliente sem resposta

Aprenda a colocar resposta automática no WhatsApp

Veja o que você irá encontrar neste artigo

Descobrir como colocar resposta automática no WhatsApp é um dos muitos desafios que qualquer lojista precisa saber para aproveitar ao máximo os recursos e funcionalidades do aplicativo. Neste artigo, detalhamos tudo o que precisa ser feito para automatizar parte do processo de atendimento aos seus clientes.

Afinal, o processo de automação está aí não apenas por ser um termo bonito, não é mesmo? É preciso colocá-lo em prática nas atividades mais simples do seu dia a dia de trabalho. E isso se torna ainda mais importante quando se fala no atendimento ao cliente. Contar com a praticidade desse recurso pode ser um diferencial para quem ainda precisa lidar com tantas responsabilidades em sua loja online.

Mas você sabe exatamente qual é a função desse recurso? Ou mesmo como configurá-la no seu WhatsApp? E quais exemplos de mensagens podem ser feitas para não deixar o seu cliente sem resposta? Quer tirar todas essas dúvidas e explorar ao máximo as funcionalidades do aplicativo? Continue a leitura do artigo para saber tudo o que precisa ser feito. Confira!

O que é e quando utilizar mensagem automática?

As respostas automáticas no WhatsApp são mensagens pré-definidas pelo dono da conta no aplicativo. Assim, em determinadas situações de contato com o seu consumidor, a própria ferramenta já envia uma resposta para quem iniciou a conversa. Um exemplo tradicional dessa funcionalidade é o envio de uma mensagem automática depois de um determinado horário de funcionamento da loja.

Afinal, por mais que o consumidor possa fazer uma compra em qualquer horário do dia, isso não significa que o lojista necessariamente estará disponível para o atendimento, não é mesmo? Mas isso também não é motivo para deixar o seu cliente em potencial sem resposta, certo? O recurso da resposta automática vai, portanto, ajudar a resolver esse problema.

https://www.youtube.com/watch?v=mkNADNBvG0Qu0026t=28s

Outro exemplo de aplicação desse recurso é para situações em que você está fazendo vários atendimentos ao mesmo tempo. Usando alguns atalhos, você pode enviar uma mensagem mais detalhada para o cliente e pedir que ele aguarde por alguns minutos até que você dê uma resposta. Isso ajuda bastante a oferecer uma experiência positiva para os seus consumidores.

O recurso é essencial para quem quer profissionalizar a sua loja e prestar um atendimento ainda melhor aos seus consumidores. Além disso, é uma forma de facilitar o seu dia a dia de trabalho. Com tantas responsabilidades, como cuidar dos produtos, gerenciar o estoque, lidar com fornecedores e muito mais, ter a funcionalidade de mensagens automáticas pode tornar a rotina mais prática.

Quais os cuidados com o uso das mensagens automáticas no WhatsApp?

A funcionalidade é muito interessante, mas não é de qualquer jeito que os resultados vão aparecer. Por isso, é preciso seguir algumas boas práticas para poder aproveitar os seus benefícios de verdade. Confira algumas dicas para potencializar as mensagens automáticas no WhatsApp!

Pense no tom de voz

Uma mensagem muito formal para um público mais jovem e descolado pode até soar estranho para o consumidor. Portanto, lembre-se de pensar no tom de voz das suas comunicações, garantindo que a mensagem automática tenha o mesmo padrão que ele receberia caso fosse uma troca em tempo real. A ideia é não fazer com que a experiência de atendimento se torne tão diferente.

Analise e planeje

Para realmente aproveitar ao máximo essa funcionalidade, é muito importante analisar o comportamento do consumidor e se planejar. Identifique qual é o momento em que os clientes mais enviam mensagem e você não pode responder. A partir dessas demandas, você pode criar a estratégia para que o recurso seja útil de verdade para a sua rotina de trabalho.

Nunca deixe de dar orientações

Não importa qual é o motivo pelo qual você está utilizando a funcionalidade de mensagem automática: é preciso sempre deixar orientações. O cliente fez o contato em um horário que você não oferece atendimento? Explique a situação e deixe claro qual é o horário em que você vai retornar para poder dar uma resposta. É importante ter transparência nos mínimos detalhes.

Não deixe o cliente mais confuso

Outro ponto fundamental de como colocar respostas automáticas no WhatsApp é não deixar o cliente mais confuso. Aproveite o espaço da mensagem para oferecer o máximo de informações sobre aquela solicitação. Se o atendimento não funciona no horário que ele enviou a mensagem, escreva isso na resposta automática para que ele possa esclarecer essa dúvida.

Capriche no português

Erros de português acontecem com o melhor dos redatores, não é mesmo? Na correria do dia a dia, é natural que algum equívoco passe despercebido e é difícil que o cliente deixe de comprar por conta de um erro eventual. Mas quando se trata de uma mensagem automática, em que você teve tempo para analisar e construir o conteúdo, é essencial não deixar passar nenhum erro, especialmente os mais graves.

Como colocar resposta automática no WhatsApp 2022

Agora que você já sabe como configurar uma mensagem automática no WhatsApp pode ser importante para a qualidade do atendimento aos seus clientes, que tal descobrir na prática como aplicar esse recurso? Explicamos as duas formas de aproveitar essa funcionalidade, confira!

Como configurar uma mensagem automática no WhatsApp Business

Uma das opções para configurar uma mensagem automática no WhatsApp é utilizando a versão Business. Se trata de um recurso integrado ao aplicativo, o que pode tornar a sua experiência ainda mais prática. E a boa notícia é que o seu uso é muito simples, basta seguir o passo a passo:

1º passo: crie uma conta comercial

O primeiro passo é muito simples, basta criar uma conta comercial no WhatsApp. Não é preciso pagar nada pelo que é conhecido como WhatsApp Business. E não é apenas esse recurso que você vai poder utilizar, já que se trata de uma forma eficiente de profissionalizar o seu negócio, mas esse é um assunto para outro conteúdo, certo?

2º passo: selecione o menu

Abra o aplicativo na sua versão Business e selecione os três pontos verticais no canto superior da sua tela.

Selecione o menu do seu WhatsApp no canto superior

3º passo: acesse “Configurações”

Várias opções vão aparecer e você deve selecionar “Configurações”.

Acesse as configurações do WhatsApp

4º passo: edite as configurações da empresa

Dentro dessa aba, você deve selecionar a opção “Configurações da empresa”. Em seguida, após o escrito “Ferramentas de mensagem”, você vai encontrar as três opções que podem ser utilizadas como mensagens automáticas no WhatsApp: “Mensagem de ausência”, “Mensagem de saudação” e “Respostas rápidas”. É só escolher qual comunicado deseja editar. Imagine que você decidiu pela primeira opção.

Edite as configurações para inserir mensagem de ausência

5º passo: ative o recurso

Tanto para “Mensagem de ausência” como para “Mensagem de saudação”, o funcionamento é o mesmo. Você precisa ativar o recurso no canto superior direito e, em seguida, selecionar o ícone do lápis logo abaixo deixar o texto com o conteúdo ideal para criar uma conexão natural com os seus contatos. Não se esqueça de seguir as dicas que colocamos mais acima, tudo bem?

Ative o recurso de mensagem de ausência no canto superior direito

Ainda é possível editar o horário de envio dessa mensagem automática, que pode ser sempre personalizado de acordo com o funcionamento do seu negócio. Até mesmo a lista de contatos pode ser personalizada, sempre de acordo com as suas necessidades.

6º passo: mensagens cadastradas

Pronto, agora você já tem uma série de mensagens automáticas cadastradas e prontas para ajudar você no dia a dia de atendimento aos seus clientes. Sobre o recurso “Respostas rápidas”, não é a mesma coisa de um comunicado automático, mas vamos explicar como usar esse recurso mais abaixo.

Como configurar uma mensagem automática no WhatsApp comum

Além de utilizar o serviço nativo no WhatsApp Business, existem algumas opções de como colocar respostas automáticas no WhatsApp em sua versão comum, mas é preciso fazer o download de outros aplicativos que não têm nenhum tipo de relação com a ferramenta oficial. Esse é sempre um ponto de atenção que qualquer lojista deve ter. Listamos alguns apps que podem ajudar.

AutoResponder for WhatsApp

O AutoResponder for WhatsApp é um dos aplicativos mais populares quando o assunto é enviar mensagens automáticas. A maior parte dos seus recursos são pagos, o que limita bastante o seu uso, mas existem várias funcionalidades interessantes na versão gratuita. Para quem precisa apenas de um suporte básico para o dia a dia de atendimento, já pode ajudar bastante.

Watomatic

Outra opção bastante simplificada para quem quer enviar mensagens automáticas pelo WhatsApp é o Watomatic. O seu painel é muito simples de ser usado, o que é excelente para quem precisa de agilidade. Outro ponto importante do aplicativo é a possibilidade de utilizar o mesmo recurso para responder mensagens no Facebook, caso a sua loja também utilize essa rede social.

WhatsAuto

O WhatsAuto é mais um aplicativo que pode ser utilizado para viabilizar o recurso de mensagens automáticas em um WhatsApp comum. O seu uso também é bastante simplificado, o que ajuda a facilitar o atendimento e a personalização do contato. Após a instalação, não é preciso muito trabalho para configurar o aplicativo e aproveitar os seus benefícios.

Bônus: como fazer as respostas rápidas

No passo a passo de como colocar resposta automática no WhatsApp mais acima neste texto, explicamos como usar os recursos de automação, certo? Mas o WhatsApp Business ainda oferece uma outra funcionalidade que pode ser muito útil para o seu atendimento: as respostas rápidas. A ideia é apenas criar atalhos no seu teclado para enviar respostas de perguntas muito comuns.

Em vez de escrever toda vez que a sua loja aceita determinados tipos de pagamento, você pode simplesmente criar um atalho como “/pagamento” e uma texto completo vai ser enviado automaticamente naquela conversa. Em uma loja que está fazendo muitos atendimentos, essa pequena praticidade pode agilizar bastante a sua rotina e ainda ajudar na experiência do cliente.

Para usar esse recurso, você precisa seguir os três primeiros passos que explicamos mais acima. Depois disso, basta selecionar a opção “Respostas rápidas” no menu “Configurações da empresa”.

Clique no recurso "Respostas rápidas"

Agora basta definir qual vai ser o atalho, que sempre vai vir acompanhado da “/” e escrever a mensagem que vai aparecer. Imagine que você utilize o WhatsApp apenas para fazer o contato com os seus clientes. Um atalho “/lojaonline”, por exemplo, pode ser utilizado para enviar uma mensagem completa em que você direciona o cliente para a sua plataforma de e-commerce. Mas tudo isso de forma rápida e sem erros de digitação.

Você pode criar o tanto de atalhos que achar necessário para facilitar a sua rotina.

Quais mensagens automáticas utilizar no WhatsApp

Já entendeu como botar mensagem automática no WhatsApp, certo? Agora chegou a hora de executar! Para ajudar você a criar as comunicações automáticas na conta da sua loja, detalhamos um pouco mais os exemplos que você pode utilizar. Confira!

Exemplos de mensagem automática de ausência

A criatividade e a personalização das mensagens automáticas são fundamentais, mas separamos alguns exemplos que podem ajudar você para sinalizar a ausência no atendimento naquele momento.

“Oi, tudo bem? Muito obrigado por entrar em contato, mas o nosso atendimento funciona apenas das 9h00 às 18h00. Vamos enviar uma resposta o mais rápido possível!”.

“Tudo certo? Desculpa a demora para responder, mas o nosso atendimento está suspenso no momento e voltamos o mais rápido possível para ajudar você a tirar qualquer dúvida, combinado? Até já!”

Exemplos de mensagem automática de saudação

A saudação pode ser muito eficiente para fazer um primeiro contato com o cliente e até mesmo explicar um pouco mais sobre a sua loja. Listamos algumas dicas, mas é sempre importante deixar com a cara do seu negócio!

“Olá, tudo bem? Estamos muito felizes de ter você em nossa loja, como podemos ajudar?”.

“Tudo bem com você? Gostou de algum produto da nossa loja? Quer tirar alguma dúvida? É só falar que vamos fazer tudo para ajudar, beleza?”.

Com muitas tarefas e responsabilidades no seu dia a dia de trabalho, é fundamental que qualquer lojista conheça os mínimos recursos dos aplicativos que vai utilizar para gerenciar a sua loja. Seja sobre a sua plataforma de e-commerce, seja para o próprio WhatsApp.

É preciso usar a tecnologia ao seu favor, o que vai liberar mais tempo para você entender como vender cada vez mais! Saber como configurar uma mensagem automática no WhatsApp é apenas um dos muitos caminhos e estratégias que você precisa utilizar para conseguir mais resultados pelo aplicativo.

Jessica Azevedo

Marketing

Graduada em Turismo e pós graduada em Marketing Digital aplicado à Tecnologia da Informação. Tem na bagagem mais de 3 anos em SEO e tem como foco levar os melhores conteúdo para quem quer conhecer mais sobre o mercado digital.

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