O organograma do e-commerce é uma forma de organizar a estrutura interna da loja virtual. Essa ferramenta serve para identificar quais são as áreas do negócio e as relações entre elas. Entenda agora como é a estrutura de um e-commerce e como defini-la no organograma.
Abrir um negócio online é muito mais que criar um site de e-commerce. Envolve estruturar uma empresa, formalizar sua abertura, compor uma equipe e estabelecer funções. Por isso, um organograma de e-commerce é necessário para organizar a sua loja virtual.
O organograma é a ferramenta que orienta a estrutura interna do seu negócio, com suas áreas, funções e hierarquias. Esse gráfico ajuda a sistematizar o e-commerce e compor a sua equipe.
Sim, é claro que você pode começar pequeno, como MEI, sem maiores burocracias e sem uma grande equipe. Mas, quando o negócio começa a crescer, é importante ter uma estrutura bem definida para organizar suas operações.
A seguir, você vai saber com mais detalhes o que é um organograma de e-commerce, qual a sua importância e como organizar a sua estrutura. Acompanhe!
O que é organograma do e-commerce?
Organograma de e-commerce é uma representação gráfica da estrutura interna de um negócio de vendas online, incluindo as suas áreas, bem como as relações e hierarquias entre elas. Em um organograma, as linhas horizontais demonstram as áreas de mesmo nível hierárquico, enquanto as linhas verticais indicam relações de subordinação.
Assim, as linhas superiores representam os níveis hierárquicos mais altos, que geralmente envolvem as definições estratégicas do e-commerce. Depois, geralmente vêm os setores em que o negócio se divide, que atum no âmbito tático. Por fim, vêm as subdivisões dos setores, que são responsáveis pelas operações do negócio.
Diferentemente do que muita gente pensa, o e-commerce envolve inúmeras atividades, como qualquer empresa online ou offline. Um negócio virtual tem atividades administrativas, de marketing, vendas, finanças e muito mais. É para organizar essas áreas que um organograma de e-commerce existe.
Como ter um organograma do e-commerce eficiente?
Um organograma eficiente apresenta de forma bastante objetiva as áreas do negócio e suas relações. A intenção é bater o olho no gráfico e logo entender como a empresa se organiza.
Mas, para que o organograma do e-commerce seja eficiente, é importante ter uma descrição anexa das funções de cada área de negócio, bem como as competências necessárias. Isso vai ajudar a identificar e contratar os melhores profissionais e formar uma equipe completa.
Apresentar o organograma do e-commerce a todos os envolvidos também é essencial para garantir a sua eficiência na empresa. Dessa forma, os colaboradores entendem a posição que ocupam no negócio e o papel que devem cumprir para o seu sucesso.
Mas entenda que o organograma não deve ser engessado. Sua função é orientar o negócio, não limitar. No dia a dia, talvez você perceba que as coisas não funcionam como você havia imaginado. Então, se for necessário repensar o organograma do e-commerce, acrescentar ou retirar áreas, não tenha medo de reorganizar o gráfico.
Qual a estrutura de um e-commerce?
Primeiramente, vamos entender de que estrutura estamos falando. Quando se fala em estrutura, podemos nos referir ao negócio, com seus diferentes setores e funções, ou à plataforma do e-commerce, com suas interfaces de back-end e front-end.
Aqui, estamos falando da estrutura do e-commerce como uma empresa, que é o ideal para vender pela internet. Você até pode começar as vendas como pessoa física, mas, para crescer, é importante formalizar a loja virtual para ganhar profissionalismo e transmitir confiança.
Nesse sentido, um e-commerce pode se dividir em diferentes áreas, que são essenciais para a sua operacionalização. Entre elas:
- Gestão
- Administrativo
- Estoque e logística
- Financeiro e contabilidade
- TI
- Marketing
- Vendas
- Operações
Essas são as grandes áreas que um e-commerce pode envolver. Perceba que não é muito diferente de qualquer tipo de empresa. Dependendo do porte e da organização do negócio, é possível ter ainda mais áreas, desdobrá-las em mais divisões ou ainda juntar umas às outras. Não há regra definida, apenas orientações.
No organograma do e-commerce, essas áreas se apresentam em níveis hierárquicos. A Gestão, por exemplo, geralmente está no topo do organograma. As outras áreas podem estar subordinadas à Gestão, no mesmo nível hierárquico.
Mas cada empresa se organiza do seu jeito. O Financeiro, por exemplo, pode ser subordinado ao Administrativo em alguns casos. Tudo vai depender dos fluxos e hierarquias de cada empresa.
Quais os profissionais de uma equipe de e-commerce?
A estrutura do e-commerce, que mostramos acima, é diferente da estrutura da equipe. No organograma do e-commerce, o ideal é definir as áreas de atuação e como elas se relacionam — ou seja, a estrutura do negócio.
Já a estrutura da equipe, definida a partir do organograma do e-commerce, posiciona os cargos de forma hierárquica, considerando suas diferentes funções e níveis de responsabilidade.
A seguir, vamos identificar quais são os principais profissionais de uma equipe de e-commerce, mas você vai ver que eles podem variar bastante. Dependendo do porte do e-commerce, algumas atividades podem se concentrar em apenas um profissional ou se desmembrar em várias especialidades.
Um pequeno negócio pode ter um analista de marketing digital para todas as tarefas dessa área, por exemplo. Já um e-commerce maior pode ter vários profissionais para as diferentes especialidades do marketing digital, como SEO, tráfego, redes sociais e e-mail marketing.
Conheça agora os principais profissionais para compor a sua equipe, a partir das áreas que definimos na estrutura do e-commerce.
Coordenador ou gerente de e-commerce
O coordenador ou gerente de e-commerce é o líder da equipe. Não é necessariamente o dono do negócio, mas alguém que conhece bem o comércio eletrônico e domina a área de atuação do negócio. É responsável por definir estratégias, delegar atividades e supervisionar a equipe.
Desenvolvedor
O desenvolvedor atua na área de TI. É responsável por desenvolver a loja virtual ou implementar a plataforma de e-commerce, bem como realizar qualquer manutenção no site ou aplicativo de vendas. Também pode ser acionado no desenvolvimento de páginas e outros recursos para o marketing digital.
Designer
O designer tem função de desenvolver os layouts do e-commerce, seja para o site ou aplicativos de vendas, seja para o marketing digital. Seu foco é sempre a experiência do usuário. Dependendo da sua especialidade, pode ser um UX designer ou webdesigner.
Gestor de tráfego
O gestor de tráfego atua na área de marketing digital. Sua tarefa é atrair o maior número possível de visitantes qualificados para o e-commerce. Esse profissional gerencia campanhas de mídia paga (ou mídia de performance), mas também trabalha com aquisição de tráfego orgânico.
Atendente de vendas ou SAC
O atendimento ao cliente é uma atividade essencial do e-commerce. O atendente deve prestar suporte ao cliente para tirar suas dúvidas e resolver suas necessidades, tanto antes da venda quanto no pós-venda.
Analista de logística
O analista de logística é quem organiza o armazenamento dos produtos, gerencia o estoque, recebe os produtos dos fornecedores, separa os pedidos dos clientes e providencia o envio ao seu endereço. Suas atividades são essenciais para atender bem os clientes do e-commerce. No e-commerce de serviços ou infoprodutos, esse cargo pode não existir.
Analista financeiro
Uma boa gestão de e-commerce cuida bem das suas finanças. Por isso, é importante contar com um profissional dedicado a essa área, que cuide da saúde financeira do negócio, registre todas as entradas e saídas do caixa, realize demonstrativos de resultados e planeje corretamente as despesas e receitas do e-commerce.
Outros profissionais de uma equipe de e-commerce
A equipe do e-commerce pode ter ainda outros profissionais e outras especialidades. Isso vai depender do porte do negócio, das suas necessidades e das prioridades do momento em que se encontra.
Aqui estão mais algumas possibilidades de contratação de um e-commerce:
- Administrativo – Gerencia os recursos humanos, negocia com fornecedores, emite documentos, entre outras tarefas.
- Analista de redes sociais – Cria conteúdos para redes sociais e interage com os usuários dessas plataformas.
- Analista de e-mail marketing – Gerencia campanhas de e-mail, com envios segmentados e personalizados para os interesses de cada pessoa.
- Analista de SEO – Otimiza o e-commerce para que o site ofereça uma melhor experiência ao usuário e apareça nas primeiras posições do Google.
- Analista de CRO – Otimiza o e-commerce para que tenha mais conversões (Conversion Rate Optimization ou otimização da taxa de conversão).
- Produtor de conteúdo – Cria conteúdos para o blog do e-commerce, e-book, e-mails e redes sociais, a fim de atrair e engajar a audiência.
- Analista de dados – Processa e analisa os dados do e-commerce e dos canais de marketing para tomar melhores decisões e ter mais resultados.
Como estruturar a equipe de acordo com o organograma do e-commerce?
É claro que você gostaria de montar a equipe mais completa possível para o seu e-commerce. Porém, sabemos que negócios têm limitações. Por isso, geralmente eles começam com equipes enxutas e vão crescendo com o tempo.
Ao estruturar o organograma do e-commerce, talvez você perceba que não vai conseguir preencher todas as posições que gostaria. Isso é normal. Mas é preciso saber contratar os profissionais certos para cumprir todas aquelas atividades, mesmo que uma pessoa acumule algumas funções.
Agora, vamos ver como estruturar a equipe do seu negócio a partir do organograma e das áreas que você definiu.
Defina as prioridades do negócio
Entenda o momento que o seu negócio vive e quais são as suas prioridades nesse contexto. Isso vai ajudar o e-commerce a definir suas necessidades de contratação.
Um negócio que está começando precisa investir em tráfego, por exemplo. Então, a contratação de um Gestor de Tráfego e outras especialidades do marketing digital tende a ser indispensável.
Identifique as competências necessárias
No organograma do e-commerce, você deve identificar quais são as funções de cada área para o desempenho do negócio. Então, identifique também quais são as competências necessárias para os profissionais dessas áreas.
A definição dessas competências vai ajudar você a contratar profissionais que atendam às suas necessidades, desde a divulgação da vaga até a seleção dos candidatos.
Integre os profissionais à equipe e à cultura da empresa
O processo de integração dos profissionais à empresa é essencial para a estruturação da equipe. Eles devem entender o seu papel na organização e estabelecer uma relação com os demais colaboradores. Muitas vezes, um treinamento inicial pode ser interessante.
Além disso, a cultura organizacional, com os valores e o propósito da empresa, deve ser clara para os profissionais. Isso também ajuda a criar sinergia entre os colaboradores.
Organize os fluxos e processos de cada área
Para que o organograma do e-commerce seja operacionalizado, é importante definir os fluxos de trabalhos e os processos de cada área. Essas definições ajudam a organizar as atividades do seu e-commerce, para que as estratégias planejadas sejam efetivadas no dia a dia do negócio.
Para isso, utilize fluxogramas que estabelecem uma sequência lógica para as atividades e recursos de cada área, bem como as suas relações. Ao receber um pedido no e-commerce, por exemplo, a equipe deve saber quais tarefas deve realizar para fazer o produto chegar até o cliente, passando por diferentes áreas de negócio.
Com essas dicas, o organograma do e-commerce deixa de ser apenas um gráfico no papel e é operacionalizado na realidade do negócio. As atividades e as áreas se integram no dia a dia, e isso fica claro na definição dos processos.
Perceba que, ao definir a estrutura e o organograma do e-commerce, o seu negócio virtual ganha profissionalismo. Você não apenas organiza as atividades para ter um melhor desempenho nas vendas, mas também consegue oferecer uma melhor experiência aos clientes, desde a sua atração para o site até a finalização da compra.
Mas, no processo de criação e gestão de uma loja virtual, ainda podem ocorrer alguns problemas que atrapalham as vendas e prejudicam seus resultados. Agora, leia mais sobre os motivos pelos quais a sua loja online não vende e como corrigir isso.
