Eventos online são acontecimentos, sejam eles palestras ou reuniões, organizados em ambientes virtuais — ou seja, são transmitidos pela internet — ao invés de serem realizados presencialmente.
Você sabia que os eventos online já vinham crescendo exponencialmente nos últimos tempos, mesmo antes da necessidade de fazer isolamento social causado pela recente pandemia do coronavírus? Hoje, mesmo depois de passada essa necessidade, eles se tornaram a norma de como esse tipo de reunião é realizada.
Esses eventos podem ser assistidos de qualquer lugar do mundo, além de serem ótimas opções para aumentar o engajamento de qualquer marca e, não menos importante, são mais baratos que os presenciais.
Neste post, mostraremos tudo o que você precisa saber para realizar o seu e estabelecer ainda mais a sua marca no mercado em que ela atua. Acompanhe!
O que é um evento online?
De um modo geral, um evento é um acontecimento que é organizado com um público-alvo e objetivo definidos. Sendo assim, um evento online é quando esse acontecimento é organizado em um ambiente virtual — ou seja, é transmitido pela internet — ao invés de presencial.
Com o passar do tempo e com o avanço da tecnologia, muitas pessoas estão percebendo que não precisam mais gastar horas no trânsito ou em um transporte público para ir até uma reunião ou até uma loja.
Da mesma maneira, as empresas notaram que não é mais preciso gastar rios de dinheiro com um evento presencial, já que é possível conseguir resultados ainda melhores com um evento online, como as live commerces.
Isso porque é muito mais simples alcançar pessoas de diferentes partes do mundo por meio de uma videoconferência, por exemplo, do que em uma reunião presencial. Da mesma maneira, é mais fácil reunir mil pessoas em uma sala virtual do que juntar todas elas em um espaço alugado.
Como organizar um evento online?
Organizar um evento que será transmitido pela internet não é tão difícil quanto parece, porém, para que ele seja bem sucedido é preciso se atentar a alguns pontos. Confira quais são eles a seguir.
Objetivo do evento
Um dos pontos principais para que o evento online seja bem sucedido é determinar o seu objetivo. Mesmo que ele seja pensado apenas para interações profissionais, é preciso levar em consideração que cada participante está em um ambiente diferente — o que pode gerar distrações e interferências.
Além disso, a interação online em si pode também perder o seu foco e fazer com que as pessoas se desviem para outros assuntos. Por isso, você precisará definir o objetivo do evento primeiro.
Modelo de evento
Depois do objetivo, chega o momento de escolher o modelo ideal para o seu evento. Nessa etapa, será preciso considerar o tamanho do público que você espera receber, se a interação dos participantes é fundamental, entre outros fatores igualmente importantes.
Se você tem um brechó online e deseja fazer um webinar para falar um pouco mais sobre sustentabilidade ou moda circular, por exemplo, uma apresentação de slides pode ser interessante. Isso pode ser feito tanto em uma plataforma de conhecimento com acesso restrito por senha ou até mesmo em uma live aberta no Instagram.
Aqui, o mais importante é avaliar os canais e os tipos de evento que são mais adequados para o seu público e para o seu conteúdo. Mas não se preocupe, falaremos um pouco mais sobre cada um deles em breve.
Plataforma de transmissão
Como um complemento da etapa anterior, você precisa ter em mente que cada tipo de evento tem uma plataforma mais adequada para o seu propósito. Algumas devem apresentar alto potencial de alcance, por exemplo, enquanto outras são para uso restrito — o que demanda soluções de interações entre todos os participantes.
Entre as principais plataformas mais utilizadas atualmente, é possível citar:
- Zoom, uma plataforma que tem uma versão gratuita, é muito fácil de usar e permite realizar videochamadas com até 500 participantes;
- Hangouts, que é conectado com a conta do Google — o que facilita e muito a interação entre os usuários;
- EventMobi, que oferece a gestão do evento desde o planejamento até as interações durante a apresentação e pesquisas depois da transmissão;
- Lets.events, que permite centralizar a participação e conectar ferramentas de transmissão online por meio de um link;
- Youtube, uma ótima solução para transmissões ao vivo.
Participações
Outro ponto bastante relevante na organização de um evento pela internet é definir como as pessoas participarão dele. Determine, por exemplo, se será necessário que elas façam uma inscrição prévia, se será um evento gratuito ou pago e assim por diante.
Caso opte pela venda de ingressos, uma ótima alternativa para gerar engajamento com quem participará do evento é fazer uma inscrição prévia. Existem várias plataformas para isso e, com elas, fica mais simples colher informações sobre os inscritos e criar estratégias de relacionamento para todos os momentos — antes, durante e até mesmo depois do evento.
Divulgação
Uma boa parte da organização do evento online precisa ser dedicada à sua divulgação — ou seja, em realizar o convite e despertar o interesse de quem for participar. Para isso, é importante utilizar estratégias de marketing e ferramentas para personalizar o layout do convite e a linguagem.
Vamos usar como exemplo os artistas e patrocinadores que fizeram lives musicais durante o isolamento social causado pela pandemia do coronavírus. Eles utilizaram influenciadores digitais para convidar as pessoas para esses eventos e escolheram hashtags marcantes para divulgá-los.
Lembre-se que alinhar a forma de promoção do evento pode ser essencial para gerar engajamento e, consequentemente, atrair um bom público. Você pode até mesmo considerar utilizar as campanhas patrocinadas nas redes sociais, se for o caso.
Experiência de qualidade
Tenha em mente que, mesmo que a tecnologia seja muito interessante e engaje bem, os eventos presenciais ainda oferecem diversas vantagens que o ambiente online não permite que os participantes aproveitem — como o contato mais próximo entre eles.
Por esse motivo, é sempre bom levar em consideração as melhores maneiras de oferecer uma experiência de qualidade para quem participa desse tipo de evento.
Se você quiser fazer uma live para fazer vendas ou apresentar uma nova coleção, por exemplo, precisa ter cuidado com o ambiente externo — já que os ruídos e qualquer outro elemento do tipo podem comprometer a interação.
Satisfação da audiência
Por último, mas não menos importante, fazer uma análise dos resultados tanto da participação quanto da satisfação da audiência do evento online também é essencial. Por esse motivo, mesmo enquanto ele ainda estiver acontecendo, faça enquetes, pergunte se todos estão conseguindo assimilar o conteúdo, como está a qualidade do som e se a imagem está bem definida.
Já depois do evento, você pode fazer algum tipo de ação por e-mail, como enviar um resumo do que foi tratado durante o tempo em que estiveram online.
Aproveite para incluir uma pesquisa de satisfação para entender os pontos que poderiam ser melhorados e também questione sobre a satisfação dos participantes no geral.
Quais as diferenças entre organizar um evento presencial e online?
Como você já deve imaginar, existem diferenças entre um tipo de evento e outro. Confira quais são elas:
Custos fixos e variáveis
Uma das maiores diferenças entre a organização de um evento presencial e um online está nos custos de cada um. Isso porque os dos eventos presenciais tendem a ser maiores — e mais complexos — já que envolvem muitas vezes a locação do espaço, equipamentos, mobiliário, gastos com divulgação, contratação de sistema para gestão de fornecedores e participantes, entre outros.
Capacidade do evento
Os eventos presenciais esbarram em um pequeno problema que é a capacidade limitada de acordo com o espaço reservado para ele. Já os que são promovidos online podem ser escaláveis — ou seja, conseguem ser transmitidos simultaneamente para um número ilimitado de pessoas na maioria das vezes.
Limitações de plataformas como YouTube e Facebook, por exemplo, só estão relacionadas à quantidade de inscritos na conta — em alguns casos —, ao dispositivo utilizado pelos organizadores e ao tempo de transmissão ao vivo.
Local de participação
Um evento que é realizado presencialmente exige que tanto os organizadores quanto os participantes estejam reunidos no mesmo ambiente. O que acontece online já consegue flexibilizar mais essa necessidade.
Para uma loja que já tenha algumas filiais em diferentes localidades e que precisa capacitar todos os seus colaboradores de uma só vez, por exemplo, os eventos online podem ser a solução ideal para que todos sejam atualizados ao mesmo tempo.
Valores
Os valores cobrados para a participação em eventos presenciais e online sempre serão proporcionais aos custos que o organizador tem para fazer ele acontecer. Isso significa que, geralmente, os que são realizados dentro de um ambiente virtual costumam ser mais baratos.
Também é possível apontar algumas diferenças na interação da audiência com quem realiza o evento. Isso acontece porque o tempo de resposta das plataformas online podem ter um pequeno atraso, o que afeta diretamente a experiência do público.
Como classificar os eventos online?
A realização de um evento desse tipo pode ter várias aplicações. Além disso, seus objetivos permitem que eles sejam classificados em algumas categorias distintas. São elas:
- educacionais, com o objetivo de transmitir conhecimento — seja pelo ensino de alguma técnica para um determinado grupo ou o treinamento de uma equipe;
- sociais, ou seja, aqueles eventos com foco na interação, no networking e nos momentos de descontração;
- esportivos ou de entretenimento, que são pensados para a promoção de artistas, atletas ou profissionais, além do seu trabalho e de todo o universo que gira em torno dele;
- corporativos — que podem ter público interno ou externo como alvo e são realizados para apresentar novos produtos, premiar desempenhos, informar diretrizes etc.
Quais são os principais tipos de eventos online?
Como dito anteriormente, não existe somente um tipo de evento que pode ser realizado pela internet. A seguir, listamos os principais para você conhecer.
Workshops
Os workshops são os eventos pensados para ensinar alguma estratégia ou técnica para o público. No modelo online, funcionam da mesma maneira. Todo o conteúdo é montado com o objetivo de oferecer um conhecimento aplicável e fazer com que os participantes consigam praticar o que aprenderam — de uma maneira supervisionada, de preferência.
Em outras palavras, o facilitador traz o conhecimento, oferece atividades didáticas como exercícios e, depois, avalia se os participantes conseguiram assimilar o conteúdo completamente. Isso pode ser feito ao vivo ou por meio de plataformas de conhecimento com troca de e-mails posteriormente ao evento.
Meetups
Os meetups, por sua vez, são eventos que têm como objetivo promover o networking e a socialização entre as pessoas, profissionais e até mesmo empresas que tenham interesses em comum. Então, para que eles sejam valiosos, todos os participantes devem perceber as oportunidades que oferecem e ter afinidade com o tema proposto.
Alguns meetups são realizados de maneira presencial, mas na maioria das vezes a sua organização é online em ferramentas como o MeetUp. Nela, é possível participar de um grupo de interesse que já existe ou criar um novo evento e configurá-lo como aberto ou privado.
O interessante desse tipo de evento é que ele oferece benefícios bem particulares para uma empresa, já que ela consegue criar uma comunidade com mais facilidade, além de promover seu gerenciamento estratégico — o que fortalece a marca e gera dados específicos e de qualidade sobre as necessidades e os interesses do público participante.
Webinar
Já os webinars são eventos que acontecem pela internet que, além de servirem para transmitir conceitos e conhecimentos, também conseguem ajudar os participantes a interagirem entre si, além de refletirem e ponderarem sobre o assunto tratado.
Por esse motivo, é muito comum dividir esse evento em certas temáticas que se relacionam e, como parte da programação, fóruns online ou salas de interação podem ser criadas e intermediadas por um facilitador — o que faz com que ideias contrárias possam fomentar um debate rico.
Conferências
A transmissão online de conferências que estejam acontecendo em algum ambiente físico é muito comum, mesmo que não exista nenhum tipo de impedimento para os participantes irem até ela — como a necessidade de isolamento social causada pela pandemia de coronavírus recentemente.
Nesses casos, para além dos participantes presentes no local, o conteúdo também é transmitido pela internet para garantir que mais pessoas tenham acesso ao que estiver sendo abordado.
No entanto, a transmissão segue completamente o cronograma da conferência — que pode ou não ter momentos de interação entre a plateia e o facilitador, além de intervenções com perguntas sobre o tema tratado.
Transmissões ao vivo
As interações que podem ser acompanhadas em tempo real em diferentes formatos também são consideradas como transmissões ao vivo.
No Instagram, por exemplo, é possível que duas pessoas iniciem um bate-papo ou conversa mais informal e transmitam esse conteúdo para os seguidores de ambas as partes.
Os jogos e simuladores online também podem conectar dois — ou mais — jogadores e, a partir dessa interação, criar uma experiência tanto para os participantes do game quanto para quem estiver assistindo.
As tecnologias de simulação, aliás, se tornam cada dia mais importantes e têm sido muito utilizadas para o engajamento e treinamento de colaboradores, assim como as estratégias de gamificação. Por isso, utilizar essas soluções em eventos online pode aumentar a realidade e o interesse dos participantes.
Por que investir em eventos online?
Investir nesse tipo de evento oferece diversos benefícios. Conheça alguns deles a seguir:
Número de participantes
Para um evento, a participação ampla de pessoas interessadas é muito importante. Tendo isso em mente, optar pelo modelo online acaba sendo muito mais vantajoso porque ele pode ser acompanhado por mais participantes, sem a limitação que um espaço físico ofereceria.
Além disso, se levarmos em consideração os eventos online que acontecem nas redes sociais, eles podem acabar ganhando ainda mais destaque nos stories dos usuários — o que além de atrair ainda mais participantes, pode ajudar na transmissão do conteúdo para outras pessoas que o evento em si não conseguiria atingir.
Disponível para qualquer lugar do mundo
Uma outra limitação que o evento online supera é a obrigatoriedade de os participantes estarem em um mesmo lugar, o que é característico dos eventos que acontecem de maneira presencial em espaços próprios para isso.
Para uma empresa ou negócio que tenha filiais em cidades diferentes, para palestrantes que querem alcançar pessoas de diferentes localidades ou até mesmo profissionais que precisam interagir por trabalharem no modelo de home office, utilizar os canais virtuais para isso acaba sendo a solução perfeita.
Economia
Além de viabilizar que o público participante continue interagindo ou mesmo adquirindo conhecimentos depois da apresentação principal, os eventos online também podem proporcionar grande economia — tanto para as empresas organizadoras quanto para os participantes.
Isso acontece porque, como dito anteriormente, um evento presencial exige gastos com deslocamento, aluguel de espaço, alimentação dos participantes, hospedagem em alguns casos, sem contar os demais custos necessários para a sua realização.
O evento online também tem os seus custos — até mesmo para uma reunião feita pelo Zoom, por exemplo, que tem limitação de tempo na sua versão gratuita. Ainda assim, os gastos conseguem ser infinitamente menores, principalmente quando se leva em conta o número de pessoas que podem participar do encontro.
Engajamento do público
A tecnologia evidentemente já faz parte da rotina de várias pessoas e até de empresas, mas ainda assim, algumas ferramentas despertam mais interesse que outras. É o caso, por exemplo, de soluções que permitem que ocorra uma interação no ambiente online e em tempo real.
Poder acompanhar um treinamento, conversar por videoconferência ou até mesmo receber um serviço online é muito engajador e com certeza atrai a atenção de diversas pessoas — independentemente de fatores externos que as diferenciam.
Além de todas essas vantagens de engajamento, é sempre interessante lembrar da versatilidade desse tipo de encontro. Com ele é possível inovar com frequência nas relações internas — com os seus próprios colaboradores, se for o caso — e externas, ou seja, com seus clientes e com o público de uma maneira geral.
Conseguiu notar a potência dos eventos online? Principalmente em tempos em que a tecnologia já oferece diversos recursos para diferentes tipos de reuniões virtuais, use cada uma dessas possibilidades para alcançar ainda mais pessoas!
