Automatização de processos significa transformar tarefas manuais em operações automáticas, ou seja, o próprio sistema ou dispositivo faz o trabalho, sem precisar que alguém o execute. No e-commerce, a automatização está diretamente ligada aos meios de pagamento digitais e às atuais soluções de logística, por exemplo.
Procurando alternativas para simplificar a gestão da sua loja virtual e, quem sabe, ter mais tempo e dinheiro no fim do mês?
Saiba que você vive em um momento no qual nunca se viu tantas alternativas e ferramentas para melhorar o desempenho dos negócios e o dia a dia dos empreendedores, especialmente no varejo.
E é nesse grande universo de soluções que a automatização de processos se encontra. Já pensou em quantas tarefas da sua empresa você poderia colocar em “modo automático” para ter mais tempo para serviços essenciais e compromissos pessoais?
Continue a leitura para saber tudo sobre automatização e como implementar este recurso na rotina do seu e-commerce!
O que é automatização de processos?
Por definição, automatização é transformar um sistema manual em automático. Na prática, isso significa liberar o gestor ou sua equipe de uma tarefa e deixar que uma máquina ou ferramenta digital a realize por conta própria.
A automatização é o primeiro passo rumo à automação, que diz respeito aos sistemas autogerenciáveis, que se regulam sozinhos e não necessitam de configurações e ajustes iniciais ou constantes.
No Marketing DIgital, o exemplo mais visível para os lojistas são as plataformas de publicidade das redes sociais, que permitem programar postagens e anúncios com antecedência.
Ainda nesse setor, temos ferramentas de e-mail, chatbots, sistemas de gestão de estoque, intermediadores de frete e as próprias plataformas de e-commerce, que oferecem uma série de recursos de automatização para os usuários dentro de interfaces simplificadas.
Qual o objetivo da automatização de processos?
Para o lojista, o ganho da automatização é óbvio, afinal, quem não quer ter mais tempo disponível para cuidar do atendimento, da produção de novos produtos ou para criar conteúdos para o Instagram e outros canais?
Entretanto, é importante frisar que esse processo tem um papel fundamental para tornar um e-commerce competitivo nos dias de hoje.
Gerir uma loja virtual que depende de ajustes e conferências constantes pode limitar muito o desempenho da empresa que, certamente, não será capaz de lidar com um grande volume de vendas.
O mercado de hoje exige agilidade dos empreendedores, sobretudo na internet. As pessoas querem solucionar um problema ou fazer uma compra de forma imediata, e a única forma de atender essa expectativa é utilizar ferramentas de automatização.
Os benefícios, no fim, são uma via de mão dupla. Você, lojista, ganha eficiência, rapidez e capacidade de venda, e o consumidor tem a oportunidade de adquirir mercadorias e serviços de forma ágil, segura e precisa.
Como automatizar um processo?
Para entender, exatamente, como funciona a automatização de processos, é importante analisarmos todas as fases de um projeto, independentemente do tipo de aplicação. A seguir, você confere os pilares de um trabalho de automatização. Veja!
Desenvolvimento
Antes de tudo começar, de fato, precisamos fazer uma pesquisa para entender as necessidades da empresa, o cenário em que ela se encontra e quais soluções devem ser providenciadas.
Um único processo pode exigir uma série de automatizações, por isso, esses fatores precisam ser destacados. Essa etapa pode facilitar muito a escolha de ferramentas e de profissionais encarregados.
Implementação
Definidas as tarefas que serão automatizadas e seus respectivos meios de automatização, podemos iniciar a implementação dos equipamentos, softwares e outras tecnologias envolvidas.
Mesmo no meio digital, essa etapa pode ser bastante trabalhosa, pois geralmente requer apoio técnico. Aleḿ disso, problemas de compatibilidade e funcionamento são muito comuns. Há, porém, muitas ferramentas que simplificam esse tipo de trabalho, deixando apenas o essencial para o usuário final.
Plataformas de e-commerce, como a Bagy, por exemplo, permitem que qualquer pessoa, mesmo sem repertório técnico, crie uma loja virtual e a vincule ao seu Instagram e marketplaces usando apenas o celular.
Treinamento
Ainda que o mercado disponibilize plataformas cada vez mais intuitivas, é importante realizar treinamentos para garantir o melhor aproveitamento possível dos recursos. Muitos fornecedores de tecnologia, inclusive, oferecem cursos, tutoriais e materiais de apoio para as empresas clientes.
Você também pode desenvolver conteúdos personalizados, adaptando o conteúdo do fornecedor da ferramenta para a realidade do seu negócio. Essa opção requer um pouco mais de planejamento, mas pode contribuir imensamente para uma rápida familiarização com as funcionalidades do novo serviço.
Uma sugestão é montar uma equipe responsável por conferir os novos recursos previamente e providenciar estratégias educativas para inserir os demais colaboradores nas futuras rotinas previstas.
Execução
Concluída a implementação dos meios de automatização e seus devidos treinamentos, é recomendável realizar alguns testes antes de disponibilizar o recurso para o público. Em um e-commerce, por exemplo, você pode simular uma compra ou um frete para conferir se todas as ferramentas e complementos estão funcionando conforme esperado.
Após abrir a solução para o público, também vale ficar de olho por alguns dias, se mantendo pronto para providenciar soluções rápidas em caso de problemas. A experiência dos seus clientes também deve ser avaliada, sobretudo a recepção deles em relação às novidades.
O ideal é que tudo seja desenvolvido dentro de um cronograma detalhado, de modo que todos os envolvidos se orientem e acompanhem a execução de perto. Nada de isolar as definições de projeto na liderança, eim!
Monitoramento
Mesmo após concluído o processo de automatização, você deve manter um nível de monitoramento para garantir que seus benefícios se mantenham. Uma sugestão é providenciar pesquisas de satisfação e colher feedbacks da sua equipe periodicamente.
Por meio dos dados de monitoramento, também podemos identificar melhorias para tornar as operações ainda mais eficientes ou estudar a implementação de novas tecnologias. Saiba que para se manter relevante em um mundo tão fluido, sua loja precisa ser atualizada constantemente.
A boa notícia é que, uma vez montada a infraestrutura digital do seu negócio, se atualizar fica muito mais fácil. Muitas vezes, simplesmente trocar uma ferramenta pode fazer toda a diferença.
O que é um BPMS?
Não vamos nos aprofundar em termos técnicos, mas alguns você precisa saber para entender como as empresas investem em melhorias nos dias de hoje. Um deles é o BPM, que significa Gerenciamento de Processos do Negócio, em português.
O BPM é a área da gestão responsável por estudar, mapear, analisar, atualizar e avaliar os diversos processos de uma empresa. O objetivo de colocar tudo isso dentro de uma disciplina é desenvolver um trabalho de melhoria contínua.
É a partir daí que temos o BPMS, que nada mais é do que a sigla BPM com um S, de System, no final: Sistema de Gerenciamento de Processos do Negócio.
O BPMS é, portanto, um modelo, uma notação ou uma representação gráfica que explica e ilustra os processos da empresa, seu desempenho e possibilidades de melhoria.
É mais comum na indústria, onde dados são coletados de diferentes etapas e equipamentos, permitindo entender o funcionamento da produção e melhorar seus resultados.
No e-commerce, podem ser vistos dentro de plataformas ERP e outros sistemas que buscam integrar, de forma inteligente, as várias etapas da navegação dos clientes, como gestão de conteúdo, páginas de venda, carrinho de compras, checkout etc.
Qual a diferença entre RPA e BPMS?
Não devemos confundir RPA com BPMS, outra sigla em inglês que sempre aparece nos materiais sobre esse tipo de assunto.
RPA significa Automação Robótica de Processos, em português. É a área da robótica dedicada ao uso de softwares de Inteligência Artificial e outras tecnologias na rotina das empresas.
Pode parecer uma coisa muito complicada ― e realmente é ―, mas várias ferramentas que utilizamos na internet funcionam a partir de sistemas RPA. Os exemplos mais comuns são os:
- chatbots: que podem ser pré-programados ou ajustar suas respostas a partir do aprendizado adquirido ao longo dos atendimentos;
- envio de notificações: que podem ser disparadas em períodos ajustados ou acionadas de acordo com alguma interação;
- disparo de e-mail: que podem ser segmentados de acordo com indicadores de comportamento de cada usuário;
- anúncios online: que enviam postagens e materiais promocionais para públicos específicos de maneira automática.
Nas lojas online, podemos ter vários “robôs” atuando em segundo plano, não apenas na comunicação e no atendimento. Há soluções de robótica na comparação de fretes, no cálculo de preços e descontos, na análise da navegação dos usuários e muito mais.
É aqui, inclusive, que observamos a transição entre a automatização e a automação, que comentamos anteriormente.
Há dois tipos básicos de RPA, o assistido e o não-assistido. No primeiro, são necessários ajustes e supervisão constantes. No segundo, o sistema funciona de forma independente. Além desses, há também o RPA híbrido, que é uma combinação dos dois tipos citados, como uma solução intermediária.
Como selecionar processos para automatização?
Você pode ter alguma dificuldade para identificar tarefas na sua loja que necessitam de automatização. Para facilitar essa descoberta, alguns passos podem ajudar.
Faça um mapeamento organizacional
Aqui entra o BPMS que explicamos agora pouco. Seu trabalho é levantar todos os processos envolvidos na operação do seu negócio e mapeá-los logicamente. A ideia é entender a “máquina” do seu negócio e todas as tarefas que precisam ser executadas para que o empreendimento funcione.
Com essa informação, conseguimos visualizar o panorama da operação da empresa e ter ideias de melhoria para torná-la mais eficiente, prática e rápida.
Estude o mercado
Uma boa automatização de processos também depende de um olhar atento sobre o mercado. É o bom e velho benchmarking, essencial para manter as marcas competitivas.
Analise os recursos implementados por outras empresas, não apenas concorrentes, que se aplicam ao seu negócio. Essa é também uma forma de identificar, previamente, tecnologias e soluções pouco vantajosas a partir da experiência de outras empresas.
Avalie o processo selecionado e seu potencial
Definidos os processos em que se observou clara necessidade de automatização, é hora de avaliá-los sob a ótica do seu empreendimento. Neste momento, você pode tentar estimar investimentos necessários e possíveis retornos na implementação.
Nem sempre há orçamento disponível para uma atualização completa da operação, sendo essa também uma forma de estabelecer prioridades no seu projeto e organizar um desenvolvimento gradual.
Como saber se minha empresa realmente precisa de automatização?
Automatizar processos requer investimentos, o que faz muita gente questionar a sua necessidade no momento. Será que a sua loja deve se preocupar com isso?
Geralmente, esse tipo de melhoria é impulsionada por pressão da concorrência. Afinal, se seus concorrentes ficam mais rápidos e eficientes, a única maneira de não perder mercado é colocar a sua empresa, no mínimo, em nível equivalente.
Entretanto, há elementos de automatização de caráter emergencial. Gerenciar fretes e estoque de forma manual, por exemplo, é bastante preocupante quando já temos uma operação de vendas fluida. As pessoas cometem erros e registros importantes podem ser perdidos facilmente.
Outro ponto a se levar em consideração é que, em muitos casos, o investimento em automatização gera retornos no curto, médio e longo prazo, a depender da sua aplicação. Sendo assim, é possível que você esteja perdendo tempo e dinheiro por não se atualizar. Já pensou nisso?
Quais são as vantagens de investir em automatização?
Para ficar mais fácil visualizar os motivos de automatizar processos na sua empresa, podemos ressaltar as suas principais vantagens. Veja!
Redução de custos
Ao simplificar a execução de tarefas, você pode eliminar ou reduzir custos consideráveis do seu negócio. Sistemas automatizados exigem menos ações e equipes menores, tornando toda a operação mais barata.
Maior agilidade operacional
Ao executar tarefas de maneira automática, um dos primeiros benefícios notados é a agilidade. O e-commerce, por exemplo, não faria o sucesso que faz nos dias de hoje se não permitisse o cliente finalizar uma compra com apenas alguns cliques.
Padronização da operação
Outra grande vantagem de apostar na automatização é que, na maioria das vezes, elas são implementadas em conjunto dentro de grandes sistemas de gestão ou produção. Isso alinha e padroniza os processos e torna mais fácil a resolução de problemas e a implementação de novas tecnologias.
Controle do desempenho
O ambiente integrado também facilita a análise de resultados, permitindo descobrir gargalos e oportunidades de melhoria de forma precisa e ágil. Isso nos ajuda a monitorar o desempenho de todo o trabalho e otimizá-lo continuamente.
Facilidade de visualização e modelagem da operação
Os sistemas de automatização também tornam mais fácil a identificação de cada etapa do processo e seus componentes, permitindo não apenas o monitoramento, mas também novos arranjos a fim de tornar os processos ainda mais eficientes.
Possibilidade de integração entre sistemas diferentes
Por fim, vale destacar que, a depender do sistema implementado, podemos integrá-lo a vários outros recursos e ferramentas, aumentando as possibilidades da operação. Essas integrações, inclusive, são fundamentais para uma execução satisfatória dos serviços digitais.
Uma loja virtual, por exemplo, além da plataforma de e-commerce, também conta com ferramentas de pagamento, frete, atendimento, monitoramento entre várias outras. Tudo isso funciona de uma forma tão fluida, que o cliente nem sequer percebe as integrações. Parece que tudo faz parte de um mesmo site ou aplicativo.
Quais processos podem ser automatizados em um e-commerce?
Para finalizar, vamos apresentar os principais processos que podem ser automatizados na rotina de uma loja virtual. Entretanto, como são muitos, fica mais fácil listar categorias a serem trabalhadas. São elas:
- automatização de vendas: envolve plataformas para gerenciamento de pagamentos, precificação automática, criação de descontos, contas digitais e outros;
- automatização de marketing: ferramentas para planejamento e agendamento de conteúdo, assim como serviços de publicidade com recursos de segmentação;
- automatização do atendimento: serviços de chatbot e voicebot para atendimento automático em sites, e-mails e aplicativos;
- automatização de relacionamento com o cliente: plataformas de e-mail marketing, social media e outros CRMs para geração e nutrição de leads;
- automatização de contratos, tributos e notas: sistemas digitais para emissão de notas fiscais, cálculo e quitação de tributos, formalização de contratos e outros;
- automatização de registros e estoque: sistemas de controle digitais para armazenamento, separação e despacho de produtos;
- automatização de logística: ferramentas de comparação automática de cotações de frete, rastreio de carga e confirmação de entrega.
É claro que, mesmo colocando várias tarefas no “modo automático”, ainda resta muito trabalho para o lojista. Entretanto, com boa parte da rotina automatizada, especialmente os trabalhos mais repetitivos, sobra muito mais tempo para dar mais atenção à gestão e aos clientes.
Como você vê, a automatização de processos tem muito a oferecer para qualquer empreendimento, sobretudo os e-commerces. Com a ajuda de ferramentas práticas e intuitivas, conseguimos otimizar uma série de demandas do negócio, mesmo sem conhecimento técnico.
Agora imagine melhorar também os seus resultados na rede social que mais cresce em recursos para divulgação e venda de produtos…
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