Quebra de estoque é a perda de produtos devido a problemas internos, como armazenamento inadequado, vencimento do prazo de validade, furtos, entre outros fatores que tornam a mercadoria indisponível para venda.
Nenhum empreendedor quer sofrer prejuízos, especialmente quando se trata de erros ou problemas evitáveis. Nesse sentido, fazer uma boa gestão de estoque é uma das principais responsabilidades de uma empresa de varejo, não importa o seu tipo ou tamanho.
Entretanto, especialmente entre os pequenos e médios lojistas, falhas operacionais são muito comuns, pois muitos processos são executados de forma manual ou sem um controle preciso ― algo que só bons recursos de tecnologia são capazes de oferecer.
Já falamos aqui no blog sobre estoque parado e os problemas envolvidos nessa situação. Neste artigo, nosso assunto é a quebra de estoque, outro desafio comum entre os lojistas e que pode ser resolvido com algumas melhorias de gestão.
É hora de você também saber tudo sobre esse tema! Continue a leitura!
O que é quebra de estoque?
De acordo com definições da Receita Tributária, a quebra de estoque acontece quando produtos se tornam indisponíveis para venda por causas operacionais, como defeitos, vencimento do prazo de validade ou armazenamento inadequado.
No dia a dia, os gestores geralmente tratam como quebra de estoque a falta de algum item no estoque da loja, algo comum em épocas de maior demanda, como datas comemorativas ou de grandes ofertas, como a Black Friday. Como veremos, logo mais, essa definição se aproxima mais de outro conceito, a ruptura de estoque.
Na quebra de estoque, porém, a mercadoria chegou ao estoque, mas, por diferentes razões, não está mais disponível ou não pode ser colocada à venda nas prateleiras ou no e-commerce.
Essa situação naturalmente frustra o cliente e faz com que ele busque opções na concorrência. Entretanto, o principal problema é que a quebra de estoque está geralmente associada a problemas operacionais ou estruturais importantes que, em última análise, geram algum prejuízo.
Quais são as causas mais comuns da quebra de estoque?
Falamos, portanto, de produtos que chegaram ao estoque, mas, por algum motivo, não podem ser comercializados. A seguir, citamos as principais causas da quebra de estoque e os problemas operacionais geralmente relacionados a cada uma delas!
Vencimento do prazo de validade
Esta é uma das principais causas da quebra de estoque, especialmente no comércio de alimentos in natura, como frutas, verduras e carnes.
Esse problema pode estar relacionado a vários fatores operacionais, como falhas no planejamento de compras ou distribuição, produtos esquecidos no estoque ou má organização no armazenamento.
Produto danificado por funcionário
Danos causados por funcionários durante o manuseio ou armazenamento de produtos também podem levar à quebra de estoque.
É uma falha muito comum e que, geralmente, é resultado da falta de treinamento de colaboradores, de orientações de manuseio corretas ou de procedimentos operacionais adequados. Definitivamente, não pode ser um evento frequente.
Embalagens danificadas
Embalagens danificadas também podem resultar na deterioração dos produtos, tornando-os inadequados para consumo ou mal apresentáveis (recusáveis pelos clientes).
Esse tipo de dano pode ocorrer durante o transporte, no armazenamento ou na manipulação das mercadorias no estoque ou na loja.
Produto danificado pelo cliente
Quem trabalha em lojas físicas, sabe que é muito comum os produtos serem danificados por clientes, seja no estabelecimento, enquanto estão comprando, seja durante o transporte para casa.
As políticas podem variar de uma loja para outra, mas, na maioria dos casos, o lojista arca com esse prejuízo a fim de garantir o melhor atendimento possível ao cliente.
Armazenamento inadequado
Uma gestão inadequada do armazenamento de produtos também pode levar à quebra de estoque. Isso pode incluir problemas, como má organização no depósito, falta de controle de temperatura e de umidade, exposição inadequada à luz solar, entre outros fatores.
É mais um problema que se deve à ausência de controle e informação no tratamento das mercadorias, bem como de procedimentos operacionais adequados.
Furtos
Furtos também podem ocasionar quebras e perdas de estoque. Aqui, incluímos todos os tipos de furtos, não somente aqueles decorrentes da violência local, mas também aqueles cometidos por clientes e funcionários mal-intencionados.
Neste caso, é preciso avaliar o que está no controle da empresa, como investimento em recursos e medidas de segurança nas instalações, bem como a seleção criteriosa e o monitoramento adequado de colaboradores.
Desastres naturais
Os danos causados por incêndios, enchentes, terremotos e outros desastres naturais podem destruir completamente ou danificar irreparavelmente o estoque de uma empresa. Nessas situações, os produtos podem se tornar impróprios para consumo, resultando em grandes perdas financeiras.
Para lidar com esse tipo de situação ― comumente tratadas como “motivos de força maior” ―, as empresas geralmente recorrem a seguros de propriedade e seguros de estoque, que podem ajudar a cobrir os prejuízos decorrentes de eventos imprevistos.
Danos e avarias provenientes do fornecedor também são consideradas na quebra de estoque?
Quando os problemas na mercadoria são de responsabilidade do fornecedor, não classificamos o evento, necessariamente, como quebra de estoque. Entretanto, isso também pode ocasionar desfechos semelhantes, como a falta de produtos no estoque ou sua indisponibilidade para a venda.
Quando ocorrem danos ou avarias nos produtos durante o transporte ou devido a problemas de qualidade, é responsabilidade do fornecedor substituir esses produtos ou reembolsar a empresa compradora. Geralmente, porém, há medidas protetivas envolvidas, como o seguro de carga, que cobre prejuízos decorrentes do transporte.
Portanto, a empresa não é diretamente responsável por essa perda financeira. Em termos de gestão, isso não é classificado como quebra de estoque, uma vez que os produtos não estão disponíveis devido a problemas que estão fora do controle da loja.
Quando essa falha impede que as mercadorias cheguem até o estoque da empresa, inclusive, testemunhamos outro problema comum: a chamada ruptura de estoque.
Qual é a diferença entre quebra e ruptura de estoque?
De maneira geral, a quebra de estoque está ligada a problemas operacionais internos, enquanto a ruptura de estoque está relacionada a problemas de disponibilidade de produtos no ponto de venda, afetando a experiência do cliente.
As diferenças entre quebra e ruptura de estoque são sutis, por isso, frequentemente encontramos os termos sendo usados como sinônimos. De fato, ambos os conceitos indicam a falta de produtos para a venda, mas a perspectiva e as causas são ligeiramente diferentes.
A quebra de estoque é um termo frequentemente associado à gestão de estoque. Refere-se, portanto, a problemas dentro da empresa que resultam em perdas de produtos ou indisponibilidade para a venda.
Na ruptura de estoque, porém, tratamos do cenário em que o cliente vai até uma loja para comprar um produto, mas o item não está disponível. Na maioria dos casos, acontece quando a demanda supera o número de vendas previsto ou quando há falhas na organização do fluxo de produtos do estoque.
A ruptura de estoque afeta diretamente a satisfação do consumidor, pois ele não consegue adquirir o produto desejado. Isso pode resultar em perda de vendas e insatisfação, prejudicando a imagem da loja. Além disso, ao se deparar com essa situação, a ação esperada é que o cliente busque pelo mesmo produto ou um equivalente em lojas concorrentes.
Como avaliar e calcular a quebra de estoque?
Podemos calcular a quebra de estoque em porcentagem, sendo o nosso objetivo aqui estimar o prejuízo decorrente do evento.
Podemos fazer o cálculo com base no valor dos produtos, no volume de unidades, categoria ou potencial de venda perdido pela baixa de estoque por quebra. Confira, a seguir, como calcular cada um dos métodos!
Taxa de quebra de estoque por valor
Este método calcula a taxa de quebra de estoque como uma porcentagem do valor do estoque que foi perdido. O valor do estoque perdido é o valor total dos produtos que se tornaram impróprios para venda, ok?
Uma taxa de quebra de estoque alta indica ineficiência na gestão de estoque e pode ser um sinal de problemas de armazenamento ou vencimento de produtos, por exemplo, entre as demais causas citadas.
Taxa de quebra por volume
Neste cálculo, tomamos como referência o número de unidades perdidas para avaliar a quebra de estoque.
O resultado é especialmente útil para estimar a quantidade de itens necessários para reposição do estoque.
Taxa de quebra por categorias
Quando realizamos o cálculo por categorias, conseguimos identificar produtos ou segmentos mais propensos à quebra. Nesse caso, apenas adaptamos a fórmula.
Você pode fazer o cálculo com base no valor ou no volume. Comparando os resultados por categoria, a loja consegue atuar com maior precisão, investindo especificamente nas áreas que mais afetam o bom funcionamento do estoque.
Taxa de perda em relação às vendas estimadas
Nesta fórmula, comparamos o valor perdido devido à quebra de estoque com o valor total de vendas esperadas até a reposição.
Por meio deste cálculo, conseguimos ter uma visão clara do impacto das perdas na receita total da loja e, naturalmente, do lucro perdido.
Que estratégias utilizar para evitar a quebra de estoque?
Diante de tais ameaças à estabilidade do seu negócio, você deve estar se perguntando o que fazer para evitar a quebra de estoque. Para fechar o conteúdo com chave de ouro, trouxemos algumas dicas valiosas para você! Anote aí!
1. Escolha fornecedores confiáveis
Escolher fornecedores confiáveis não apenas ajuda a evitar a quebra de estoque, como também contribui para uma gestão mais eficaz, reduzindo riscos e incertezas.
Isso resulta em um processo de aquisição mais suave e confiável, o que, por sua vez, ajuda a garantir a disponibilidade contínua de produtos para atender a demanda e a obter maior agilidade em caso de trocas ou reposições.
2. Invista em uma infraestrutura adequada
Uma infraestrutura adequada é aquela que fornece as condições ideais de armazenamento para os produtos, como controle de temperatura, umidade e iluminação, espaço, segurança, facilidade de acesso e prevenção de acidentes.
Isso ajuda a preservar a qualidade dos produtos, reduzindo a probabilidade de danos ou vencimento prematuro, bem como falhas operacionais causadas por colaboradores ou máquinas.
3. Realize revisões de qualidade periódicas
Revisões periódicas de qualidade no estoque ajudam a identificar produtos danificados, com vencimento próximo ou avarias antes que se tornem um problema maior, evitando perdas financeiras e garantindo a disponibilidade de produtos de qualidade para os clientes.
O ponto principal aqui, portanto, é identificar falhas operacionais com antecedência e providenciar melhorias ágeis a fim de que as perdas decorrentes de eventuais quebras de estoque sejam mínimas.
4. Mantenha um estoque de segurança
Manter um estoque de segurança ajuda a lidar com incertezas na demanda e no fornecimento, evitando a falta de produtos e garantindo a continuidade das operações mesmo em situações imprevisíveis.
Não há uma regra para a porcentagem que deve ser adotada como estoque de segurança, podendo esse valor variar de acordo com o setor ou as circunstâncias da loja. O ideal é avaliar o histórico e as características do seu empreendimento de maneira individual.
5. Adote boas práticas de gestão de estoque
Você deve adotar boas práticas de gestão de estoque, independentemente de sua dimensão. Muitas delas, inclusive, se resumem a regras que tornam o giro de mercadorias mais inteligente e produtivo.
Alguns exemplo são o PEPS (primeiro a entrar é o primeiro a sair), que visa garantir que os itens mais antigos sejam vendidos primeiro para evitar vencimentos e obsolescência, e a classificação ABC, que busca criar uma hierarquia para definir as categorias de produtos que merecem maior controle ou atenção.
6. Adote procedimentos operacionais adequados
Para evitar erros e manter a melhor consistência possível nas tarefas realizadas dentro do estoque, é fundamental adotar procedimentos operacionais padrão.
A padronização das operações ajuda a garantir a eficiência, a qualidade, o controle e a conformidade, além de promover uma cultura interna forte e bem gerenciada, com menos falhas, gargalos e conflitos.
7. Treine e atualize seus colaboradores
No mesmo contexto do item anterior, treinar e atualizar os seus colaboradores é essencial para melhorar suas habilidades, garantir a correta adaptação a novas tecnologias, padronizar processos e reduzir erros.
Além disso, colaboradores bem treinados tendem a ser mais produtivos e eficazes, o que contribui para a eficiência operacional e o sucesso geral da empresa.
8. Contrate seguros
Os seguros são importantes para obter a proteção financeira necessária, especialmente em casos de eventos imprevistos, como roubos, incêndios e inundações. É, portanto, uma medida preventiva para eventuais problemas, incluindo a quebra de estoque.
Além disso, os seguros podem ser requisitos de parceiros comerciais ou de regulamentações em determinadas indústrias, pois garante a conformidade e a tranquilidade de saber que a empresa está preparada para enfrentar adversidades.
9. Adote estratégias de gestão de falhas e crises
Além de contratar seguros, é essencial implementar práticas de gerenciamento de riscos e estratégias de continuidade para minimizar o impacto de eventos imprevistos nas operações da empresa.
Isso envolve a identificação e a mitigação de vulnerabilidades, a preparação para situações adversas e a disponibilização de alternativas para manter as operações da loja. O objetivo é reduzir perdas financeiras, proteger a reputação da marca e ajudar a cumprir regulamentações. Além disso, o gerenciamento de riscos também contribui para a sustentabilidade e a competitividade da empresa no longo prazo.
10. Invista em tecnologia
Por último, mas muito importante, é investir em tecnologia. Sistemas de gestão de estoque modernos permitem que diferentes setores da empresa compartilhem informações e atuem de maneira integrada. Muitas vezes, essa comunicação também se estende a colaboradores e clientes, aumentando ainda mais a sua eficiência.
O mais importante, porém, é o monitoramento preciso e adequado das mercadorias em estoque, de modo a evitar todos os problemas citados ao longo do artigo, cuja maioria poderia ser evitada ou pelo menos minimizada com as informações corretas.
Nesse contexto, temos as famosas plataformas de ERP e as ferramentas de e-commerce, que fazem o gerenciamento completo do seu estoque, recolhendo informações em tempo real.
Agora que você sabe o que é quebra de estoque e os prejuízos que esse problema pode gerar ao seu negócio, você vai querer investir em recursos de qualidade. A nossa indicação é a Bagy, uma plataforma moderna com tudo o que você precisa para criar uma loja e começar a vender online, sem precisar entender de tecnologia ou investir em grandes equipes.
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