O estoque virtual é um sistema que faz o espelhamento do inventário de produtos disponíveis para venda na sua loja online. É um elemento fundamental para a gestão de estoque do seu negócio.
Você já parou para pensar no segredo por trás do sucesso das lojas online? Muito dele se dá por conta de um sistema que desempenha um papel crucial no dia a dia desses negócios, mas que poucos param para considerar: o estoque virtual.
Essa ferramenta, quando utilizada corretamente, mantém as operações funcionando sem problemas e os seus clientes sempre satisfeitos. Isso porque ela mantém os dados de disponibilidade e de movimentação dos produtos sempre atualizados.
Se você ainda não conhece esse sistema, não se preocupe. Neste artigo vamos abordar desde a sua definição até as estratégias para evitar divergências entre o estoque virtual e o físico. Acompanhe!
O que é estoque virtual?
O estoque virtual é um sistema que faz o espelhamento do inventário de produtos disponíveis para venda na sua loja online. Ele é atualizado em tempo real à medida em que as transações acontecem no seu site e é um elemento fundamental para a gestão de estoque do seu negócio.
Ele representa a união do mundo físico e da tecnologia. Isso porque você provavelmente armazena as mercadorias da sua loja online em algum depósito, certo? O estoque virtual, então, seria a representação digital de todos esses itens que indica as quantidades disponíveis para compra, as variações de cor, tamanho e assim por diante.
Como adotar o estoque virtual na sua loja?
Adotar um estoque virtual na sua loja online envolve algumas etapas que são cruciais para o bom funcionamento da ferramenta. Uma das formas de adoção é gerenciá-lo diretamente — de forma manual — na sua plataforma de e-commerce.
Porém, se você preferir, existe a possibilidade de utilizar um sistema ERP somado ao seu site que fará a atualização do estoque simultaneamente de maneira prática e segura. A seguir, conheça um pouco mais sobre cada uma das opções.
Controle de estoque virtual manual
Vamos pegar como exemplo a plataforma da Bagy para ilustrar o controle de estoque feito manualmente. No menu lateral do painel de controle, basta selecionar Produtos > Estoque. Lá, é possível realizar alterações no estoque dos produtos.
Você vai notar que as variações de cada produto serão listadas individualmente. O campo de reservas apresenta o número de produtos reservados que estão aguardando a aprovação do pagamento via boleto bancário ou cartão de crédito. Caso não tenha nenhum item nessas condições, a mensagem “Este produto não possui reservas” aparecerá.
Quando você alterar o estoque manualmente, o botão de atualização será habilitado. Basta clicar nele para fazer as atualizações necessárias.
Depois disso, um ícone em formato de relógio passará a ficar visível. É só clicar nele para conseguir visualizar todo o histórico de mudanças feitas no estoque até aquele momento. Em “Evento”, as três opções a seguir podem aparecer:
- entrada, que é referente à movimentação de cadastro de produtos;
- saída, que representa o histórico de venda do produto em questão;
- reservado, que é utilizado para conferir quantas unidades da mercadoria estão aguardando a aprovação de pagamento, como mencionado acima.
Se você quiser, pode fazer o download de uma tabela compatível com o Excel com toda a movimentação dos produtos desde a data de cadastro deles na plataforma. Para isso, é só clicar em “Exportar” no canto superior direito da página de estoque.
Lembre-se de que essa é uma configuração bastante importante, principalmente para quem vende em diferentes ambientes — como em loja virtual, redes sociais, marketplaces, loja física, entre outros — e não conta com um ERP para realizar a gestão do estoque.
Controle de estoque virtual via ERP
Caso você queira ter um controle de estoque automatizado em que não seja necessário atualizar as informações a cada venda feita, uma ótima solução é contar com um sistema de gestão ERP.
Utilizando novamente o exemplo da plataforma Bagy, atualmente ela conta com integração com os seguintes sistemas:
Ao utilizar qualquer um desses ERPs, toda atualização referente ao estoque virtual da sua loja feita por eles aparecerá automaticamente no seu painel da Bagy.
Como atualizar o estoque em uma plataforma virtual
Para atualizar o estoque virtual da sua loja online por meio de uma plataforma virtual — como uma das citadas acima —, você precisará seguir alguns passos específicos. Os detalhes exatos em cada uma delas podem variar, mas o guia a seguir costuma se aplicar à maioria delas. Confira:
- Acesse o painel de administração;
- Encontre a seção de gerenciamento de produtos;
- Selecione o produto que você deseja atualizar;
- Atualize o estoque;
- Salve as alterações;
- Verifique a precisão das alterações — para ver se não ocorreu nenhuma divergência no processo.
Aqui, é importante frisar a importância da sincronização em tempo real para evitar problemas de disponibilidade de produtos. As ferramentas conseguem fazer esse processo, mas é sempre bom ficar de olho para conferir se está tudo certo.
Como calcular o estoque virtual?
Calcular o estoque virtual é fundamental para garantir um gerenciamento mais eficiente dos produtos disponíveis, melhorar a experiência do cliente e evitar a falta de mercadoria. Confira a seguir alguns métodos que podem auxiliar esse cálculo.
Gestão de inventário
Como dissemos anteriormente, ferramentas ERP podem ser utilizadas para rastrear não somente o estoque físico, mas também as devoluções e as vendas. Elas permitem que você tenha uma visão em tempo real dos itens disponíveis e faça uma gestão de inventário eficiente.
Outro método para fazer essa gestão são as planilhas. Ferramentas como o Excel ou o Google Sheets podem ser utilizadas para criar documentos de controle de estoque. Com elas, você registra manualmente a entrada e a saída dos produtos.
Previsão de demanda
Você pode utilizar técnicas de previsão de demanda para determinar quais produtos são mais propensos a vender em um período específico do ano. Entre elas, as mais utilizadas são as tendências de mercado, a sazonalidade, a previsão estatística e a análise do histórico de vendas.
Monitoramento em tempo real
Outra maneira de calcular o estoque virtual é pela integração com APIs das transportadoras que você utiliza. Ao fazer isso, é possível acompanhar o status dos pedidos e ajustar o estoque com base nas informações em tempo real.
Quais são os cenários mais comuns de estoque virtual e seus impactos?
Frequentemente é comum observar divergências entre os números registrados no sistema e as mercadorias no estoque físico. Existem dois cenários mais comuns de estoque virtual e o primeiro deles é quando o estoque virtual está positivo, mas o físico está negativo.
Esse primeiro caso acontece quando o sistema de gerenciamento de estoque indica que existe a disponibilidade de um determinado produto para a venda, mas na realidade ele já não está mais em estoque — seja porque todas as unidades já foram vendidas ou estão ausentes por outra razão.
Outro cenário comum é o estoque virtual estar negativo, mas o físico positivo. Isso significa que o sistema de gerenciamento indica a falta de um determinado produto para a venda quando, na verdade, existem unidades disponíveis no depósito.
Esse cenário pode acontecer por atrasos na atualização do sistema depois de uma reposição de estoque ou de erros de registro de entrada dos produtos. Sem contar que podem acontecer problemas técnicos que não permitam que o sistema atualize as informações da maneira correta.
Agora que você já sabe quais são os dois cenários mais comuns de estoque virtual, confira a seguir os principais aspectos que podem afetá-lo.
Inventários imprecisos
Uma das principais situações que podem impactar o estoque virtual são os inventários imprecisos. Quando os registros do estoque não conseguem refletir com exatidão a quantidade real de itens disponíveis, isso pode levar a decisões equivocadas.
Se o sistema indicar, por exemplo, uma quantidade maior do que a que existe fisicamente, você pode confiar nessa informação e adiar os pedidos de reposição. Consequentemente, haverá indisponibilidade de mercadorias quando os clientes quiserem comprar.
Por outro lado, registros de menos itens do que realmente existe no estoque podem levar a pedidos excessivos — o que resulta em custos de aquisição desnecessários. Sem contar que inventários imprecisos dificultam toda a gestão logística, a análise de desempenho do seu negócio e até a previsão de demanda.
Itens danificados
Outro fator que merece atenção é a presença de itens danificados no seu estoque. O sistema pode até apontar que um determinado produto esteja disponível, mas ao verificar, você nota que ele está com algum defeito e que, por isso, não pode ser vendido.
Esses danos podem ocorrer tanto no armazenamento em si quanto no manuseio das mercadorias. Itens danificados, como você bem sabe, afetam não só a satisfação dos seus clientes, mas a reputação da sua marca também — além de influenciarem diretamente na reposição do estoque, já que é um gasto a mais que o seu negócio terá.
Furtos
Imagine que o seu sistema indique que um determinado item esteja disponível para a venda, mas quando você vai conferir o estoque físico, se depara com uma quantidade menor do que a que esperava. Essa divergência de informações pode ser resultado de furtos ocorridos dentro do local em que você armazena os produtos.
Essa situação infeliz pode gerar discrepâncias bastante significativas entre a quantidade real de produtos e os seus registros virtuais. Além disso, ela pode ainda afetar diretamente a precisão dessas informações e a confiabilidade das operações como um todo.
Por esse motivo, lidar com esse tipo de questão é mais do que necessário para manter uma gestão eficaz do estoque e garantir a disponibilidade precisa das mercadorias para os clientes da sua loja online.
Duplicidade de informações
Quando um mesmo produto é registrado mais de uma vez no sistema de gerenciamento do estoque, a contagem fica inflada e isso pode levar a decisões errôneas. Isso quer dizer que se o mesmo item for registrado como disponível duas vezes, a quantidade no estoque virtual será maior do que a do estoque físico.
Essa situação pode levar a atrasos nas reposições e, em última instância, à insatisfação dos seus clientes por conta da falta do produto. Informações duplicadas também podem dificultar a rastreabilidade e a precisão das métricas de desempenho. Isso por si só pode afetar diretamente a tomada de decisões estratégicas.
Quais são as vantagens de um estoque virtual para uma loja online?
Existem diversas vantagens em utilizar o estoque virtual na sua loja. Confira a seguir algumas delas.
Redução de custos
Quando você evita a “sobrecompra” de produtos que já tem no estoque da sua loja, reduz drasticamente gastos desnecessários com mercadorias que podem demorar a serem vendidas. Isso, inclusive, ocasiona o tão temido estoque parado.
Utilizar um estoque virtual otimiza o seu fluxo de caixa, assim como evita o acúmulo de itens que podem se tornar obsoletos. A redução de erros nos registros — e na gestão — diminui custos com correções e reposições emergenciais.
Melhor precisão e controle
Com a utilização do estoque virtual, é possível que o seu negócio tenha um controle muito mais preciso das quantidades dos produtos que estão disponíveis para a venda. Isso evita divergências e erros de registro entre o estoque físico e o virtual.
Aqui, é importante ter em mente que a precisão nas informações é essencial para garantir que você esteja sempre ciente das quantidades reais de produto. Ao ter esse controle, surpresas desagradáveis podem ser evitadas, além das temidas situações de ruptura de estoque.
Melhora na experiência do cliente
Essa ferramenta garante que o seu negócio ofereça produtos que realmente estão disponíveis para a compra no momento do interesse dos clientes. Com ela, é possível evitar aquelas situações em que o consumidor faz um pedido e só depois é informado de que o item está em falta no estoque.
Essa frustração pode impactar diretamente na experiência do cliente. Além disso, pode fazer com que ele perca a confiança na sua empresa e, consequentemente, a um impacto negativo na reputação da sua marca no mercado.
Aumento da eficiência
Com o auxílio do estoque virtual, todas as operações de registro e de controle de produtos se tornam mais ágeis — e o melhor: automatizadas. Tudo isso economiza tempo e permite que você e a sua equipe se concentrem em outras atividades estratégicas da empresa.
Além disso, a sincronização entre o estoque virtual e a plataforma de e-commerce que você utiliza para a sua loja online permite que a sua empresa sempre tenha acesso a informações atualizadas para que todos possam tomar decisões muito mais bem informadas e assertivas.
Melhor planejamento estratégico
Com dados mais precisos — e informações em tempo real sobre o estoque — que essa ferramenta oferece, é possível fazer um planejamento estratégico para o seu negócio com muito mais eficiência.
Isso inclui conseguir identificar padrões de compra, antecipar a demanda por produtos — o que é ótimo para datas importantes no comércio, como a Black Friday — e, como não poderia deixar de ser, para tomar decisões baseadas em dados para otimizar as estratégias de marketing e de vendas.
Quais são as melhores maneiras de evitar divergências entre o estoque virtual e o físico?
Divergências entre o estoque virtual e o físico podem acontecer por diversos motivos. Veja, a seguir, o que você pode fazer para evitar que isso aconteça no seu negócio.
Identifique as possíveis causas de divergências
Sempre que uma divergência for identificada, é importante investigar o que causou esse problema. Dessa forma, você consegue manter tudo sob controle.
As causas podem ser desde problemas no processo de recebimento até furtos, erros de registro, entre outros. Identificar a origem dessa dissonância permite que você adote medidas preventivas para evitar que aconteça novamente.
Monitore os fluxos de mercadoria de perto
Para evitar esses erros, é essencial implementar procedimentos de registro no momento do recebimento e da saída das mercadorias que sejam bastante rigorosos. Neles, cada um dos itens precisa ser verificado, contado e registrado de acordo com um padrão estabelecido previamente.
Essa prática ajuda a prevenir problemas de produtos mal registrados, duplicados ou até mesmo ausentes. Por esse motivo, é algo que você precisa considerar implementar na rotina do seu negócio.
Conte com uma equipe treinada
Ter uma equipe — ou mesmo uma pessoa — que fique responsável por monitorar e fiscalizar o estoque é essencial. Essas pessoas vão verificar as quantidades físicas de produtos nas prateleiras e comparar todas elas com as informações no sistema regularmente.
Qualquer divergência encontrada precisa ser imediatamente investigada e corrigida. Além disso, treinar o time ou a pessoa responsável é fundamental para que a consistência nas práticas de registro seja mantida.
Os profissionais designados para essas tarefas precisam entender a importância da precisão nessas informações. Além disso, também devem receber orientações de como realizar os registros de maneira consistente e correta.
Faça auditorias periodicamente
Realizar auditorias de tempos em tempos é uma das maneiras mais eficazes de identificar — e corrigir — esses desequilíbrios no estoque. Elas ajudam a identificar alguns padrões de erro e até a implementar melhorias nesses processos.
Para implementá-las no seu negócio, a utilização de uma ferramenta de gestão de estoque é fundamental, como um sistema de ERP para logística. Ela permite que você compare as informações registradas no sistema com as quantidades de produtos físicos que estão nas prateleiras de uma maneira muito mais rápida e precisa.
Conte com a ajuda da tecnologia
Por falar em um sistema ERP, utilizar sistemas de gestão do estoque por meio da integração com o seu e-commerce é uma ótima maneira de evitar divergências entre os estoques. Isso porque essas soluções permitem que os dados sejam atualizados automaticamente conforme as vendas forem sendo realizadas.
Assim, a quantidade disponível dos itens para venda será sempre precisa e atualizada em tempo real. Com a ajuda da tecnologia, é possível evitar trabalhos — e retrabalhos — manuais e consequentes erros.
Como você pôde perceber, o estoque virtual é um sistema robusto e uma ferramenta completa para o sucesso de empresas online, como a sua loja virtual. Agora que você já sabe tudo sobre ele, implemente as estratégias aprendidas neste texto para melhorar a gestão de estoque do seu negócio!
E para profissionalizar ainda mais a sua loja com um site completo com integração com os principais ERPs disponíveis no mercado, contrate a Bagy.
