Se você já fez um orçamento para uma campanha de divulgação ou um negócio, é fácil entender o que é budget. Este conceito nada mais é do que a previsão dos recursos que serão utilizados em um projeto dentro de um período específico, junto ao planejamento responsável por definir como esses valores serão aplicados.
Um dos principais objetivos do planejamento estratégico de um empreendimento é saber quanto se pode gastar. Especialmente em pequenos negócios, que geralmente contam com orçamentos mais apertados, ter uma visão sobre o que e como se deve aplicar seus recursos é fundamental.
Não pense, porém, que o budget é apenas um termo chique para a gestão financeira de um negócio. Ele é uma área com procedimentos e técnicas aplicáveis. Seu objetivo não se resume a estabelecer um teto para os gastos, mas também orientar a maneira como o dinheiro deve ser aplicado.
Dentro desse contexto, temos também o forecast, que trata dos ajustes do orçamento que podem ou precisarão ser realizados em determinados períodos. Quer entender melhor como tudo isso funciona e a ainda aprender a criar um budget para o seu empreendimento? Então siga a leitura e continue com a gente!
O que é budget?
A palavra budget significa orçamento em inglês, mas na gestão empresarial é entendida como o trabalho responsável pela pesquisa, pelo planejamento financeiro, pela definição de investimentos e pela previsão das receitas de um empreendimento.
O termo se popularizou no Brasil dentro de grandes empresas e também no desenvolvimento de campanhas nas agências de marketing e publicidade. Em ambos os casos, o seu grande benefício é dar segurança para sócios ou clientes, uma vez que oferece uma previsão exata dos recursos que serão aplicados.
O budget, portanto, é o ponto de partida de um negócio, pois é a partir dele que serão definidos todos os investimentos necessários para viabilizar o empreendimento, bem como o volume ou o ritmo de produção viável. Dessa forma, o investidor ou o gestor pode tocar a sua empresa sem correr o risco de levar um susto no futuro.
Quais são os seus principais objetivos?
Além de saber o que é budget, é importante conhecer as suas principais aplicações. Os objetivos variam de acordo com a realidade e os objetivos de cada negócio, porém, de forma geral, esse trabalho atende três necessidades muito comuns no mercado. Veja.
Controle financeiro
Ninguém quer perder dinheiro, certo? Sendo assim, uma das grandes vantagens de planejar um orçamento é justamente ter maior controle sobre seus gastos e reduzir o risco do negócio. Outro ponto importante nesse contexto é a previsibilidade, isto é, a capacidade de prever o valor que poderá ser investido sem prejudicar o andamento e o futuro da empresa.
Previsão de lucro
As definições do budget determinam vários aspectos do negócio, incluindo a sua performance produtiva ou de entrega de serviços. A partir desses dados, é possível fazer previsões de faturamento e lucro, bem como acompanhar com precisão o fluxo de caixa. Tudo isso torna a gestão da empresa mais confiável e sustentável.
Obtenção e quitação de empréstimos
Caso seja necessário recorrer a um empréstimo comercial, um budget bem desenvolvido, com planilhas claras e detalhadas, pode facilitar a contratação de crédito. Além disso, a já citada previsibilidade desse planejamento torna a quitação desses valores mais segura e controlável, minimizando as chances de gerar grandes dívidas.
Como funciona um budget?
Não existe uma receita pronta para criar um budget. Esse trabalho pode ser feito de várias formas, desde uma pequena planilha a um enorme relatório baseado em pesquisas de mercado e projeções de softwares empresariais. A dimensão e a complexidade do planejamento dependerão das necessidades e dos objetivos de cada empreendimento.
A depender da maneira como será elaborado, esse serviço pode ser feito pelo próprio empreendedor ou por algum funcionário. Entretanto, análises mais complexas podem demandar consultores ou até empresas especializadas. Consultorias externas são também interessantes para empresas que desejam captar recursos de investidores ou pretendem contratar empréstimos.
De maneira geral, o budget é entendido como uma referência confiável por não permitir grandes modificações. É uma definição sólida para tudo o que pode ser gasto e como será gasto, e é justamente essa inflexibilidade que lhe confere um maior grau de confiança, embora ajustes quase sempre sejam necessários. É onde entra o forecast.
Qual a diferença entre budget e forecast?
Em termos corporativos, o budget é entendido como um tipo de orçamento estático. Isso significa que, uma vez em execução, os valores e direcionamentos definidos não poderão ser alterados, mesmo se houver algum imprevisto. Na realidade, é importante que até possíveis problemas sejam antecipados no planejamento em virtude disso.
Naturalmente, os resultados nem sempre correspondem ao que foi antecipado nas pesquisas, obrigando as empresas a utilizarem recursos que tornam esse orçamento mais flexível e próximo à realidade. É aí que entra o forecast.
A ideia desse processo é comparar o desempenho da empresa em um período (mensal, semestral, anual etc.) com os resultados previstos no budget, e a partir dessa análise realizar uma revisão no orçamento para os meses seguintes. O forecast, portanto, é uma revisão do budget cujo principal objetivo é torná-lo mais próximo da realidade do negócio.
Como criar um budget?
Certo, agora que você sabe o que é budget e suas principais aplicações, é hora de aprender como elaborar esse planejamento de forma profissional. Confira as etapas a seguir.
1. Faça um diagnóstico da empresa
O primeiro passo é olhar para dentro e fazer um diagnóstico da empresa, o que significa entender exatamente como o negócio funciona e o que ele precisa para se manter ativo no mercado, considerando também possibilidades de crescimento.
2. Defina seus objetivos
Você precisa saber onde deseja chegar. Aumentar as vendas, reduzir custos, otimizar processos, atrair capital externo, todos esses são objetivos válidos, mas que requerem estratégias de orçamento muito diferentes. Defina, portanto, o caminho que pretende trilhar antes de partir para as despesas.
3. Liste todos os custos fixos e variáveis
Defino o horizonte para o seu negócio, é hora de colocar a mão na massa e listar todos os custos envolvidos na manutenção do negócio. Considere despesas fixas (como aluguel, contas e salários) e despesas variáveis (como compras de fornecedores, fretes e mão de obra temporária).
4. Defina os investimentos necessários
Investimentos podem ser necessários para viabilizar o negócio ou expandi-lo, a depender dos seus objetivos. Sendo assim, esclareça também os valores que deverão ser aplicados na instalação, na primeira aquisição de produtos e matéria-prima ou em campanhas de lançamento, por exemplo.
5. Projete a margem de contribuição
Margem de contribuição é o que resta da sua receita (faturamento) após deduzidas as despesas variáveis do negócio, incluindo os custos de produção. Esse dinheiro é o que você usará para o pagamento das despesas fixas, restando, após isso, o lucro, se houver.
6. Atente-se à carga tributária
Você também deve incluir os impostos no seu plano orçamentário. Toda empresa é cadastrada em um regime tributário e está sujeita à contribuições específicas a depender da sua categoria e da legislação regida em seu estado e em seu município.
7. Elabore um plano orçamentário
Com base nos dados levantados, você deve finalmente elaborar um plano orçamentário definindo os valores reservados para todas as demandas do negócio, como produção, pessoal e comunicação. Um planejamento eficaz geralmente trabalha com previsões que se estendem de um semestre a vários anos, a depender dos objetivos da empresa.
8. Acompanhe seus resultados
Definido o seu budget, o seu trabalho será acompanhar os resultados da empresa e compará-los às previsões do seu plano orçamentário. O forecast pode ser necessário quando houver discrepâncias positivas ou negativas, mas lembre-se o propósito desses ajustes é somente ajustar o seu planejamento aos fatos. O budget deve ser sempre a sua principal referência na aplicação de valores.
Que tal um exemplo?
Antes de finalizar o conteúdo, vejamos um exemplo para ilustrar as explicações anteriores.
Considere que para expandir a sua loja você contratou um empréstimo de R$10 mil reais que, somados os juros, totalizam R$12 mil reais a serem pagos em um ano. Para manter esse valor, você deve honrar prestações fixas de R$1 mil reais mensais.
O seu objetivo, portanto, é quitar seu empréstimo em um ano, mantendo seu negócio ativo. Se a sua loja fatura, em média, R$5 mil por mês, você deverá deduzir R$1 mil, restando R$4 mil de capital mensal para as despesas do negócio, que não podem ser excedidas.
Considerando um plano orçamentário anual, você tem, então, um budget de R$60 mil, sendo R$12 mil reservados para a quitação do empréstimo e R$38 mil para as demais despesas.
Imagine, porém, que no décimo mês o faturamento da sua loja, devido a um evento atípico, cai para R$4 mil reais. Nesse caso, será necessário recorrer ao forecast, reduzindo custos em outras áreas ou remanejando despesas para que o pagamento do empréstimo seja garantido (tendo em vista a possibilidade de acréscimo de juros) e os custos pendentes sejam alocados para os dois meses restantes.
Em uma situação oposta, como a possibilidade de sua loja registrar um aumento no faturamento totalizando R$6 mil de entrada em um mês, por exemplo, o forecast também pode ser utilizado. Nesse caso, porém, você pode utilizar a verba extra para tentar adiantar uma parcela do empréstimo e obter um desconto no valor. O excedente, então, ficaria disponível nos meses seguintes para as demais despesas ou pequenos investimentos que até então não eram permitidos.
Esses são exemplos simples para ilustrar o que é budget e como seus recursos podem ser utilizados para realizar o planejamento financeiro de um negócio. Como você pôde perceber, ainda que o plano orçamentário dê uma previsão sólida para um período, a revisão dos dados deve ser constante de modo que a sua gestão se mantenha coerente à realidade da sua empresa.!
