O backoffice reúne todas as atividades de uma organização que não estão diretamente ligadas ao público consumidor, como administrativo, financeiro, contábil, estoque, logística e gestão de pessoas.
Uma empresa em pleno funcionamento é como uma grande orquestra. São diversas áreas e elementos que precisam ser desenvolvidos, e bons resultados em vendas só acontecem quando todas elas estão bem afinadas e são capazes de operar no mesmo ritmo, de acordo com a melodia do negócio.
Entretanto, para que esse “espetáculo” realmente aconteça são necessárias muito mais pessoas e tarefas do que a plateia enxerga. Há os responsáveis pela casa, pelo som, pela iluminação, pela segurança e toda a burocracia envolvida nesse processo, e tudo isso também deve estar em harmonia para o show seja bem-sucedido e conquiste o público.
É mais ou menos dessa forma que podemos entender o backoffice. Em qualquer organização, temos a linha de frente (ou frontoffice), que são as pessoas e tarefas que se envolvem diretamente com os clientes e que se tornam a cara do empreendimento, aquilo que as pessoas vão lembrar.
O backoffice, por sua vez, é como se fosse os “bastidores”, ou seja, tudo o que é desenvolvido internamente para garantir que o front e o empreendimento como um todo não seja apenas viável, mas também um sucesso!
Quer entender isso melhor? É só continuar a leitura!
O que é backoffice?
Backoffice significa “parte de trás do escritório” ou “retaguarda do escritório”, mas essa tradução não é muito importante. A palavra é inspirada no termo equivalente no desenvolvimento de produtos e sistemas, nos quais o frontend são todos os elementos que o usuário pode interagir e o backend, os elementos operacionais não visíveis ao público.
Em um e-commerce, por exemplo, o frontend são as páginas, os botões, as imagens e tudo o que compõe a parte pública do site de vendas. Já o backend, são os recursos, códigos e módulos que operam por trás, garantindo o pleno funcionamento da loja virtual.
Essa é a mesma logíca da estruturação das atividades de uma empresa. O frontoffice são todas as áreas que lidam diretamente com o cliente, como vendas, atendimento e marketing. E o backoffice, toda a operação “invisível”, isto é, que o público não tem contato, como administração, contabilidade, financeiro, gestão de pacotes etc.
Qual a função dessa denominação?
Não há nenhuma hierarquia definida entre o frontoffice e o backoffice, ou seja, nenhuma divisão é mais importante do que a outra, ambas são essenciais. O que muda e que justifica a utilização desses termos é a maneira como os setores de cada área atuam.
Como o frontoffice lida diretamente com o público e suas ações têm impacto imediato na imagem do negócio, as necessidades e desejos do público devem ser sempre levadas em consideração. Isso não significa que o backoffice não deva se importar com isso, mas suas funções são mais de caráter operacional.
De maneira geral, podemos dizer que o frontoffice está mais ligado ao marketing. A divulgação do negócio, a estratégia de vendas e o atendimento, por exemplo, precisam estar muito bem alinhados com a imagem e o posicionamento da empresa no mercado.
O backoffice, por sua vez, cuida dos processos internos, da gestão de produtos comercializados à alta administração. Reúne todas as atividades que permitem que a empresa funcione, o que inclui o próprio frontoffice.
Como o backoffice funciona, na prática?
Ainda pensando em um e-commerce, podemos dizer que o backoffice torna-se mais perceptível no momento que uma compra é confirmada pelo cliente. É claro que várias outras de suas atividades são desempenhadas continuamente, mas é nesse momento que ele mais se aproxima do público.
Após o consumidor ter encontrado o produto desejado, se cadastrado na loja e finalizado a compra, quem assume o processo de compra é a empresa que, a partir daí, deve separar o produto, embalá-lo, emitir nota fiscal e despachá-lo. Tudo isso dentro do prazo previamente estipulado no site. Nada disso é visível para o cliente, mas é essencial para completar a experiência prometida pela loja.
O backoffice também atua, nesse caso, fazendo o controle de mercadorias no estoque, negociando lotes de produtos com fornecedores, organizando itens nos galpões e fornecendo segurança para a infraestrutura local. Há empresas que também precisam lidar com a verificação de transações financeiras, caso esse trabalho não seja terceirizado, além da própria proteção do site contra acessos maliciosos e golpistas.
Quais são as principais áreas do backoffice?
Como discutido, o backoffice não é um setor, é uma divisão das atividades de um negócio que engloba suas áreas internas. Essas áreas podem variar muito de uma empresa para a outra, de acordo com seu mercado e sua atuação, mas as principais são:
- administração: empresas mais modernas têm se esforçado para abrir sua gestão e seus principais gestores para o público, mas em geral, a maioria das atividades administrativas dos negócios são realizadas internamente;
- contabilidade e fiscal: todas as atividades e recursos envolvidos com a gestão fiscal, tributária e regulatória fazem também parte do backoffice, sendo este um dos pilares de qualquer empreendimento formalizado;
- financeiro: as atividades desse setor também podem variar muito de um empreendimento para outro, mas, em geral, são desenvolvidas internamente, do gerenciamento de transações de vendas à captação de recursos externos;
- recursos humanos: a gestão de pessoas é outro setor que tem se tornado mais aberto nos últimos anos, mas ainda assim suas principais atividades (do recrutamento de colaboradores ao endomarketing) são desenvolvidas internamente;
- estoque e distribuição: todas as operações relacionadas ao gerenciamento de mercadorias também acontecem internamente, inclusive em estratégias de fulfillment, no qual se utiliza pontos de distribuição de fácil acesso para viabilizar entregas rápidas;
- logística: esta área atua de maneira relativamente mista, uma vez que a maior parte dos seus processos são desenvolvidos em backoffice, mas há um contato com o consumidor não apenas na entrega, mas no acompanhamento de pacotes;
- estrutura: no caso de produtores e indústrias, há também toda a operação envolvida no local, como manutenção de espaços e equipamentos, além de serviços de inspeção, controle e fiscalização.
Qual a relevância do backoffice?
Agora você sabe o que é backoffice, e caso a sua relevância ainda não esteja evidente, separamos alguns argumentos para deixar claro o quanto é importante adotar essa definição nos negócios. Veja!
Garante a estrutura e o pleno funcionamento do negócio
Toda empresa tem backoffice, afinal, sem ele ela não existiria. A quase totalidade dos setores que compõem essa divisão são essenciais em qualquer tipo de negócio, mas mesmo assim, nem todos eles se preocupam em estruturar a área devidamente.
Otimiza a gestão e os processos
Por atuar diretamente no funcionamento de praticamente todas as atividades do empreendimento, o backoffice é o que tem maior capacidade de identificar e resolver problemas, bem como melhorar o desempenho da gestão e dos processos da empresa.
Reúne dados fiscais, financeiros e operacionais
Fala-se muito em monitoramento de marketing e vendas, mas os números do frontoffice estão também ligados à gestão do backoffice. O gerenciamento de dados de processos internos pode influenciar diretamente o desempenho de várias atividades que afetam o público, sobretudo o atendimento.
É capaz de estruturar e alinhar a comunicação
Como exemplificado no início do texto, o pleno funcionamento de uma empresa depende da boa coordenação entre seus diversos processos. Uma comunicação transparente e eficiente entre departamentos é fundamental, e isso parte do backoffice, que dá as bases para que o frontoffice atue de maneira eficaz.
Como fazer uma boa gestão de backoffice?
Estratégias de gestão que levam em conta essa divisão são geralmente aplicadas em grandes empresas que precisam lidar com uma série de setores e operações simultaneamente. Entretanto, pequenos e médios negócios têm muito a se beneficiar apostando nessa visão, pois é mais uma forma de melhorar a sintonia do empreendimento e permitir que ele cresça de maneira organizada.
Para facilitar esse trabalho, existem softwares ERP (plataformas para planejamento de recursos da empresa) que englobam a divisão frontoffice e backoffice, além de todas as demais funções envolvidas na operação do negócio.
Observe que até o perfil dos colaboradores que você contrata podem ser influenciados por essa perspectiva. Além disso, com uma visão clara sobre o que é o backoffice, também ficam nítidas as áreas do frontoffice, para que sua administração de marketing contemple todas elas de maneira estratégica e eficaz.
É claro que se a sua operação ainda é pequena e você está dando seus primeiros passos, nada impede que você comece com um caderno e uma boa planilha. Por falar nisso, temos um post aqui no blog para te ajudar a montar uma planilha de controle de vendas para loja virtual.
Aproveite que está por aqui e acesse nosso próximo artigo para conferir!
