Uma planilha de controle financeiro pode parecer uma material simples, mas, na verdade, é uma ferramenta que pode ser fundamental para que um negócio tenha mais ou menos sucesso no curto, médio e longo prazos.
Mais do que focar nos produtos que você vai vender ou mesmo em como atrair clientes para o seu negócio, é preciso ter consciência da importância de alguns indicadores financeiros e, é claro, uma gestão econômica mais eficiente. Por isso, saber como criar uma planilha de controle financeiro é essencial!
Com tanta tecnologia ao nosso redor, a boa notícia é que existem muitas opções disponíveis para que você utilize as muitas alternativas e crie a sua própria planilha para organizar as finanças da sua loja. Mas por onde começar? Qual benefício você vai ter ao utilizar esse recurso no dia a dia de trabalho?
Para ajudar você não só a entender mais sobre esse assunto, mas também para descobrir como estruturar a própria planilha de controle financeiro, preparamos um conteúdo completo sobre o tema. Continue a leitura para tirar as dúvidas e garantir a melhor gestão dos seus ganhos e dos seus gastos. Confira!
O que é uma planilha de controle financeiro?
Uma planilha de controle financeiro é um documento utilizado para realizar a gestão dos recursos financeiros de uma empresa ou indivíduo. A partir da centralização das informações financeiras, torna- se mais fácil entender qual cenário que a pessoa ou o negócio está e, a partir disso, tomar as devidas decisões.
Para que serve?
Esse documento é muito utilizado para empresas que estão crescendo e precisam controlar melhor, por exemplo, o que está entrando e o que está saindo do caixa daquela organização. É uma planilha que ajuda a otimizar toda a gestão, por exemplo, quais foram os gastos desnecessários de um negócio.
Afinal, nem sempre é simples enxergar quais são os eventuais gargalos financeiros que estão prejudicando a operação de um negócio. Por isso, é importante ter esse controle dos indicadores mais relevantes para saber exatamente quais são os próximos passos para o sucesso de uma empresa ou empreendedor.
Baixar pela internet ou fazer no Excel?
Não existe uma resposta definitiva para essa pergunta, mas tanto baixar pela internet quanto fazer uma no Excel tem os seus benefícios e cuidados necessários. Por um lado, você pode personalizar como quiser o seu documento, enquanto a outra opção fornece um documento já completo.
Baixar pela internet pode otimizar o seu trabalho, mas nem sempre vai ser fácil editar o que foi feito e você ainda pode correr o risco de ter informações não tão precisas, dependendo dos dados de quem criou o documento. Fazer no Excel pode gerar um erro feito por você mesmo.
Em resumo, são duas opções interessantes, que devem ser avaliadas com cuidado antes de tomar uma decisão, mas todas elas são positivas para o seu negócio.
Por que usar planilha de controle financeiro?
A gestão financeira de um negócio é essencial para qualquer empreendedor que deseja ter sucesso no curto, médio e longo prazos, certo? E isso se reflete, portanto, nas ferramentas utilizadas para gerenciar essas informações. Ao ter uma planilha de controle financeiro, esse problema pode ser resolvido.
Na prática, portanto, uma planilha proporciona um controle maior de todas as informações financeiras de um negócio e evita a perda de dados importantes. Com essa centralização, fica mais fácil para que empreendedores e gestores saibam exatamente quais são as melhores alternativas para os seus negócios.
Como conseguir uma planilha de controle financeiro?
Agora que você já entendeu como uma planilha de controle financeiro pode ser benéfica para o seu negócio, o que acha de saber como conseguir uma na prática? Confira as dicas!
Escolher uma ferramenta adequada
Antes de mais nada, é importante que você consiga escolher a ferramenta adequada para as suas necessidades. As opções disponíveis são as mais variadas, até mesmo aquelas muito parecidas, como utilizar o Excel instalado no seu computador e ter um arquivo fixo ou usar o Google Sheets e as planilhas armazenadas online?
Além disso, existem também ferramentas específicas para a gestão financeira de empresas. Cada uma das opções têm uma série de pontos positivos e outros pontos de atenção, sem que exista uma resposta definitiva ou correta, mas o fundamental é ter a solução que melhor funcione para a sua equipe.
Na prática, isso significa testar as diferentes opções antes de tomar uma decisão. Assim, você aumenta as chances de que todos os profissionais envolvidos conheçam a ferramenta a fundo, sabendo exatamente o que precisa ser feito ao utilizar a solução como a sua planilha de controle financeiro.
Colocar as receitas e despesas
Também é necessário ter o cuidado prático quando se fala em ter uma planilha de controle financeiro. E para que isso aconteça, é preciso colocar todas as suas receitas e despesas no documento de maneira atualizada. Esse controle vai permitir que o documento esteja sempre atual.
Esse cuidado também é importante para garantir que todos tenham uma visão mais precisa da situação financeira da sua empresa. De nada adianta preencher apenas as receitas ou apenas as despesas, é necessário realizar esse balanço completo, assegurando que todas as informações estejam disponíveis ali.
Conhecer os tipos de controles financeiros
Não basta ter todos os cuidados que revelamos acima, é preciso se aprofundar no conhecimento da gestão e controle financeiro. Para que isso aconteça, portanto, é importante estudar os diferentes tipos de controle financeiro. Os mais conhecidos são esses:
- fluxo de caixa;
- contas a pagar e a receber;
- capital de giro;
- balanço patrimonial;
- demonstrativo do resultado do exercício;
- notas fiscais.
Esses são apenas alguns exemplos, que devem ser analisados para ver quais se encaixam nas demandas da sua empresa.
Verificar as informações da planilha
Cada negócio tem as suas particularidades, prioridades e objetivos, não é mesmo? Isso impacta, por exemplo, na hora de escolher qual vai ser o seu fornecedor ou como vão ser as estratégias adotadas nas redes sociais, certo? Por que não deve ser um elemento ao definir as informações da sua planilha?
Nem todos os dados e informações financeiras são necessários para o seu negócio. Em alguns casos, pode se tornar até mesmo um problema maior na hora de analisar esse documento. Por isso, é importante definir quais são esses indicadores financeiros mais relevantes para a sua planilha.
Ver as formas de analisar os resultados
A planilha de controle financeiro é muito importante para fazer a gestão dessas informações, porém, muito mais do que isso, é um documento muito útil para contribuir com a tomada de decisão de uma empresa. Sendo assim, é necessário identificar quais são as melhores formas de analisar os resultados.
Dessa forma, é muito importante que você e a sua equipe saibam exatamente quais são as métricas e as informações que devem ser extraídas da planilha. Até mesmo para conseguir automatizar algumas dessas funcionalidades, o que vai possibilitar uma rotina de trabalho ainda mais simples.
Tudo isso para que você tenha informações relevantes em mãos e saiba exatamente o que precisa ser feito para decidir os seus próximos passos. Muita atenção nessa etapa, já que é um dos elementos mais importantes para que todo o esforço em ter uma planilha de controle financeiro seja recompensado.
Como usar a planilha de controle financeiro?
Apesar de não existir uma resposta definitiva para essa pergunta, uma planilha de controle financeiro tem um item que deve ser seguido de qualquer maneira: atualização. Para que todo esse conceito funcione e gere os retornos que são esperados, é importante manter todos os dados atualizados.
Além disso, não adianta mudar qualquer tipo de informação que esteja ali. Isso, na verdade, vai apenas prejudicar o seu negócio e o seu planejamento estratégico para os próximos passos. Honestidade, precisão e comprometimento, portanto, são os elementos necessários para usar uma planilha de controle financeiro.
Quais os cuidados para garantir a sua eficácia?
Mas o que deve ser feito dentro da sua rotina de trabalho para que a planilha de controle financeiro seja utilizada da melhor maneira possível? Confira algumas dicas!
Anotações
Um cuidado simples que deve ser levado em consideração quando se fala em uma planilha de controle financeiro é a anotação. Isso mesmo, criar esse hábito na sua rotina de trabalho — e dos outros profissionais — vai ajudar a ter uma visão mais completa sobre o que está acontecendo no seu negócio.
Pode parecer algo simples, mas é um cuidado que vai permitir fazer decisões mais precisas, entendendo exatamente o cenário em que a sua loja se encontra. Isso significa não se preocupar com informações desatualizadas, por exemplo, o que geralmente é um problema grave quando se fala em controle financeiro.
Projeções
Além das anotações atualizadas, é importante utilizar alguns termos técnicos para aumentar a eficiência de uso da sua planilha de controle financeiro. Um exemplo de conceito que pode ser utilizado são as projeções. Aqui estamos falando em análises técnicas sobre cenários futuros para o seu negócio.
Fique tranquilo, não se trata de adivinhação, achar que tais números vão ser conquistados. Pelo contrário, é analisar todas as informações disponíveis para criar possíveis cenários e, a partir dessas análises técnicas, poder tomar as decisões mais adequadas para o futuro do seu negócio.
Pense em quem precisa calcular a sua rentabilidade futura para saber quais investimentos em ações de marketing digital vão ser feitos durante a Black Friday, tudo bem? Um bom empreendedor não pensa nisso apenas no mês de novembro, pelo contrário, ele já está fazendo projeções baseadas em dados.
Como foram as últimas Black Friday’s no seu e-commerce? Como foram os meses anteriores a essa data na sua loja e quais são os dados do mercado sobre o período? Coletar todas essas informações vai ajudar você a construir projeções precisas que contribuem para decisões mais estratégicas.
Orçamentos
O grande diferencial de uma planilha de controle financeiro de qualidade é poder utilizar o documento como muito mais do que um simples espaço para lançar os gastos e os retornos. Por que não detalhar, por exemplo, eventuais orçamentos realizados pela sua loja para deixar como histórico de referência?
Detalhar todas essas informações pode ser interessante para quem quer construir um documento que ajude não só a controlar os gastos, mas também a permitir que decisões possam ser tomadas a partir desses dados. E o melhor: tudo isso conspira para que as decisões sejam ainda mais acertadas.
Para quem está abrindo uma loja e precisa, por exemplo, de uma transportadora, é interessante registrar todos os preços e orçamentos que foram solicitados em um mesmo documento. Isso vai ajudar a ter mais referências para, quando tomar uma decisão, ela seja baseada em dados mais atualizados.
Todos esses números extras adicionados vão permitir uma precisão maior na sua análise, fornecendo insights mais valiosos para que as decisões sobre o futuro financeiro da sua empresa não sejam prejudiciais. Tenha uma aba, por exemplo, detalhando os eventuais orçamentos realizados.
Fundo de reserva
Outro elemento técnico que deve ser observado ao fazer a sua planilha de controle financeiro é a adição de um dos elementos mais relevantes para quem quer ter um negócio sustentável: o fundo de reserva. Para se preparar para momentos difíceis e ter maior liquidez, esse conceito é fundamental.
Basicamente, se trata de separar parte dos seus recursos — de pouco em pouco — para criar uma reserva, uma espécie de poupança, em que você vai guardar parte dos seus ganhos para, eventualmente, poder utilizá-lo e não prejudicar o funcionamento do seu negócio, por exemplo.
Imagine que você tem uma loja de acessórios esportivos, mas decidiu que é o momento de investir em artigos ainda mais específicos para alcançar uma nova parcela da audiência, tudo bem? Você vai ter os recursos necessários para, sem muita antecedência, conseguir fazer esse movimento?
Não precisa nem ir tão além: o que aconteceu durante a pandemia da Covid-19 deve servir de exemplo para os novos empreendedores. Não ter um fundo de reserva pode acabar deixando o seu negócio correndo mais riscos do que o necessário, especialmente pensando no longo prazo.
Organização
Você pode reunir todas as informações necessárias na sua planilha, mas se não tiver organização, qual é a chance de alguém encontrar o dado que precisa com facilidade? Ou mesmo como que outros profissionais vão saber qual é o processo que deve ser seguido ao lançar os dados na planilha?
Ter todas as notas fiscais dos seus fornecedores ou dos seus clientes é importante, lógico, mas é preciso fazer com que essas informações se tornem fáceis de serem encontradas. O grande diferencial de uma planilha de controle financeiro está justamente em fornecer essa visão ampla e completa das finanças de um negócio.
O importante aqui é entender também que não existe uma resposta certa ou errada. Existem diferentes formatos que você pode seguir, mas é necessário definir um padrão e seguir com ele. Dessa forma, todos vão saber exatamente que precisam fazer X, Y ou Z, por exemplo, ao lançarem suas notas na planilha.
A partir do momento que você investe nessa organização, todos os profissionais da sua empresa passam a enxergar uma visão mais ampla e completa das finanças do seu negócio. Quando isso acontece, até mesmo o processo de tomada de decisão se torna mais preciso e eficiente a partir desses dados.
Atualização constante
Por fim — mas não menos importante —, é fundamental realizar a atualização constante da planilha. Afinal, qual é o sentido de criar um documento com todas as informações financeiras do seu negócio e deixar os números sem as atualizações necessárias para que as análises feitas sejam precisas?
Se os dados da planilha não são atualizados, é provável que outros profissionais acabem se enganando ao conferir as informações que estão procurando. Alguém pode decidir fazer um investimento de X reais sem saber que, na verdade, esse valor já foi utilizado, por exemplo, para negociar com outro fornecedor.
Na prática, portanto, é preciso criar uma cultura de atualização da planilha de controle financeiro. Sem isso, você pode utilizar o melhor modelo, a ferramenta mais prática ou até mesmo fazer o maior número de vendas, mas as suas decisões nunca vão fornecer os insights, de fato, necessários para as suas tomadas de decisão.
O ideal é que você defina um ou dois responsáveis por fazer esse controle. Especialmente para um negócio que ainda está crescendo, por exemplo, pode ser interessante centralizar essas informações e pedir para que outros que atuam na empresa repassem as suas atualizações, garantindo que os dados estejam em dia.
Em um mercado tão competitivo, é importante que os empreendedores foquem não apenas em como vender os seus produtos, mas também tenham a preocupação com outros aspectos do seu negócio, especialmente quando se fala na sustentabilidade e organização financeira.
Agora que você já entendeu como estruturar uma planilha de controle financeiro, o que acha de conferir outras dicas que podem ser úteis para o sucesso a longo prazo do seu negócio? Faça parte da nossa comunidade por e-mail e receba semanalmente conteúdos gratuitos para vender mais com sua loja na internet!
