A Gestão do Estoque refere-se ao processo de encomendar, armazenar, usar e vender o estoque de um negócio. Isso inclui o gerenciamento de matérias-primas, componentes e produtos finais, bem como o armazenamento e distribuição destes itens.
A gestão e controle de estoque é um dos aspectos mais significativos para quem possui um empreendimento.
Uma gestão de estoque mal executada resulta em perda de mercadorias, mau aproveitamento do espaço e atendimento ineficiente ao cliente.
Para quem possui uma loja virtual, mexer com o estoque precisa ser ainda mais cuidadoso. Isso pois é necessário pensar nas entregas a prazo e o contato online com o cliente e transportadoras.
Aprenda neste artigo o que é gestão de estoque e veja também pontos indispensáveis para uma gestão mais assertiva e otimizada.
O que é gestão de estoque?
Imagine-se começando um empreendimento, como uma loja de iogurtes.
Você investiu um grande capital para começar com o pé direito e o estoque está completamente cheio.
Se você ainda não construiu seu público, quanto tempo vai levar para que grande parte das mercadorias no estoque percam a validade?
Agora, fazendo as contas, qual foi o seu desfalque logo nesse início?
Exatamente para evitar erros, desperdícios, e má disponibilização dos produtos, é que deve existir a gestão e controle do estoque.
Esse controle segue uma gama de regras e métodos para garantir a execução, venda, distribuição, entrada e saída de mercadorias de forma fácil e ágil.
Assim, você garante que nenhum produto perca a qualidade ou chegue nas mãos do cliente com atrasos e/ou avarias.
O que envolve a gestão de estoque?
Antes de saber na prática o que é gestão de estoque, existem algumas regras básicas que precisam ser seguidas para garantir um bom desempenho dessa gestão.
São as chamadas Boas Práticas, responsáveis por minimizar erros.
Veja abaixo quais são:
Registro de entradas e saídas
A solução (ou causa) dos seus problemas começa aqui.
O registro do que entra e sai do estoque tem o importante papel de quantificar cada item armazenado.
Será com a precisão desse registro que sua empresa poderá dar os próximos passos para a administração do estoque.
Com a diretriz do registro de entradas e saídas, pode se definir o que precisa repor ou em que quantidade repor ou o que está em falta.
Assim como poderá definir quanto investir, o que tem mais saído (vendido) e muitos outros pequenos detalhes que fazem uma diferença enorme no fechamento dos lucros mensais.
Giro de produtos
Sendo uma camada do registro de entradas e saídas, o giro de produtos é uma forma de mensurar aquelas mercadorias que mais são compradas ou não.
Com essa informação é possível definir se um produto é de Alto Giro (buscas maiores = maior quantidade). E também definir os produtos de Baixo Giro (busca menores = pouca quantidade).
Mensurados dados do giro de produtos, é possível ter clareza do que possui mais urgência de compra e o que pode ter espaço maior entre uma compra e outra.
O que resulta em maior economia e menos desperdícios no estoque.
Controle de movimentação de produtos
Havendo uma divergência de informações do giro de produtos, ocorre a falha na movimentação da mercadoria.
Isso quer dizer que, sem informações precisas do que existe no estoque, a compra não será exata. O que resulta em gastos espaciais e econômicos desnecessários.
O controle da movimentação de mercadorias só é possível quando existe uma boa descrição do giro de produtos.
O que, por sua vez, sofre influência do registro de entradas e saídas que precisa ser bem detalhado.
Portanto, é preciso acertar em cheio desde o início para evitar erros no fim do ciclo processual. É necessário que essas informações estejam alinhadas para evitar erros em cascata – como mencionamos acima -, e também em outros setores da empresa, como no financeiro.
Inventário
Uma maneira de garantir que todas as informações acima estão corretas é também fazer uma contagem de tudo que existe no estoque naquele momento.
Chamamos isso de inventário. Com ele em mãos, é possível comparar o controle de entradas e saídas.
Perceba que a gestão de estoque funciona como uma engrenagem. Uma não funciona sem a outra, correto?
No inventário não poderia ser diferente. Sem possuir informações corretas do que há no estoque, erros podem se repetir.
Logo, para garantir um inventário satisfatório é pertinente fazê-lo por grupo de itens em períodos curtos, e um inventário geral em períodos longos.
Cadastro de itens de forma padronizada
Uma solução para evitar erros no cadastro dos itens é seguir uma norma padrão e uma descrição mais detalhada. Pense sempre em colocar o item, a cor e a quantidade que vem em cada caixa, saco ou conjunto.
Já em conversa com o setor de compras, esse cadastro deve ser seguido à risca, caso contrário o erro persistirá independente do que estiver cadastrado no item.
Se a descrição dos produtos for a mesma, o setor de compra entende que deve comprar tudo de novo. O que resulta em gastos além do necessário,e assim, em prejuízo.
Porque eu devo fazer gestão de estoque?
De acordo com as boas práticas, você já pode ter uma noção de como fica simples a organização do estoque. Para reforçar sua importância, veja agora por qual motivo é tão necessário o controle e gestão do estoque:
Manter disponibilidade de produtos
Pensando nos seus clientes, é preciso ter em mente que você precisa ter o produto que ele quer em seu estoque.
E não, isso não significa que você precisa comprar de tudo um pouco para fazer todo mundo feliz.
Significa que é preciso, com base nas boas práticas, definir o que mais precisa estar no seu estoque e não deixar faltar esses produtos.
Uma sugestão é manter um abastecimento periódico com base em limites. Havendo quantidade X no estoque, é hora de repor. Não deixe zerar!
Armazenamento em quantidades ideais
E frisando um pouco a questão de ter tudo um pouco no estoque, é super necessário pensar no espaço que você possui.
Se você ocupar com produtos e mais produtos, acaba faltando espaço para o que realmente precisa ser vendido.
O resultado? Pouco espaço, poucas vendas, pouco lucro. Porém muito desperdício!
O espaço conta e você precisa pensar com muito cuidado no seu.
Diferencial competitivo
Acreditamos que o sucesso de uma empresa é obter um bom resultado onde a maioria dos concorrentes falham.
No caso do estoque, o maior problema enfrentado é a falta de produtos no armazém e também o prazo para entregas.
Oferecer um diferencial competitivo que resolva essas duas questões pode colocar sua empresa em um novo patamar.
Com uma boa operação no que é gestão de estoque, esses problemas podem ser resolvidos.
Busque deixar o máximo de produtos visível no estoque e garantir um pré-transporte mais ágil e organizado. O diferencial é enorme.
Satisfação do cliente
Seguindo então os passos acima é que chegamos na parte mais importante de um empreendimento.
A gratificação do público fica bem clara à medida que a empresa se torna mais organizada e profissional.
Portanto, não meça esforços para seguir as boas práticas mencionadas acima.
O retorno dos clientes será notável, afinal, estamos entregando todos os produtos, com qualidade e agilidade.
Bons resultados financeiros
Lendo esse artigo você pensou no quanto pode-se economizar apenas organizando uma sala com caixas? E isso não é por mero acaso.
Definindo bem o que precisa constar no estoque ou não é que evitamos gastos desproporcionais sem prejudicar o nosso cliente. Ambos saem ganhando.
O segredo é: mensurar dados, repor o necessário e usar o espaço ao seu favor. O resultado nas finanças chega a ser inacreditável.
Como fazer um planejamento e gestão de estoque eficiente?
Não administre estoque manualmente
É possível integrar os dados de entradas e saídas de mercadorias com ferramentas digitais.
Elas possibilitam uma compreensão praticamente livre de erros humanos acerca das informações do estoque.
Ou seja, muitas das boas práticas que mencionamos podem ser realizadas de maneira automática. Busque conhecer tais ferramentas e veja a diferença.
Fique atento à sazonalidade
De olho no Calendário Comercial, podemos ter uma ideia de como vai estar o estoque nos próximos meses.
Isso porque, durante o ano, alguns meses e suas respectivas datas comemorativas exigirão produtos específicos e espaços variados do seu estoque.
Esteja atento ao que deve ou não estar no estoque em uma determinada data especial.
Atualização dos dados em tempo real
Com apoio preferencialmente da tecnologia, é preciso saber em primeira mão o que está ou não no estoque naquele momento.
Além de deixar o trabalho muito mais ágil na hora de mensurar o que há ou não no estoque, garante também menos erros e mais economia para sua empresa.
Tipos e métodos de gestão de estoque
Para organizar um estoque podemos seguir diversos métodos que garantem maior eficiência na organização. Leia abaixo os mais utilizados:
Curva ABC
Princípio de Pareto ou lei 80/20, a Curva ABC aponta quais são os produtos mais relevantes do estoque.
Sendo assim, é feita uma porcentagem do que mais é vendido na empresa e o que não é, fica em segundo plano.
Confira nesse vídeo como utilizar essa ferramenta.
Método de custo específico
Precificando cada produto é possível chegar nesse método.
Sendo assim, podemos quantificar o valor total do estoque e repor a medida que esse valor diminuir.
Mas atenção, devido à alta rotatividade das mercadorias, é preciso evitar erros de informação e também informar o valor unitário de cada produto que der entrada no estoque.
PEPS
O PEPES evita que produtos mais antigos percam a validade antes de serem vendidos. Significa Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair.
Sendo assim, esse método consiste em priorizar produtos mais antigos para garantir sua qualidade nas mãos do cliente.
UEPS
Sendo o contrário do tópico anterior, esse método exige que os últimos a entrarem no estoque sejam os primeiros a serem vendidos.
Não é indicado para produtos que possuam prazo de validade.
Esse método garante reajuste dos preços em tempo real, o que torna o estoque mais econômico.
Contudo, é preciso salientar que o método UEPS não é permitido pela Norma Brasileira de Contabilidade. Isso pois os valores podem discorrer da inflação atual e gerar aumentos futuramente.
Custo Médio Ponderado
Aqui podemos traçar uma média fixa ou móvel sobre o preço das mercadorias.
Assim é possível quantificar o valor do estoque em diferentes períodos do ano sem necessariamente fazer uma acareação detalhada do inventário.
Somamos o valor total dos produtos e dividimos pela quantidade deles que existem no estoque. Assim chegamos na sua média.
Método do Custo a Preço de Venda a Varejo
Nesse método, o importante é somar o estoque pelo valor de venda. Ou seja, o preço estabelecido por você.
Assim sua empresa pode ter uma noção real da margem de lucro. Caso contrário, se o estoque fosse calculado pelo valor de custo, a margem de lucro não poderia ser analisada.
O que é gestão de estoque: qual o ideal para o meu negócio?
É preciso, antes de mais nada, ver como funciona a rotina da sua empresa e do seu estoque.
Avalie também como é a gestão por meio da contabilidade e o setor de compras.
Assim, é possível identificar qual o melhor método de estocagem para sua empresa.
No varejo, por exemplo, a curva ABC é um forte aliado para quem tem pouco espaço e precisa escolher a dedo os itens que mais vendem na loja.
Já para quem trabalha com produtos perecíveis, vale a pena usar o método PEPS.
Ter uma empresa possui muitas demandas a serem cumpridas.
E apesar do desenvolvimento tecnológico cada dia mais abrangente, o estoque permanece intocável apesar das possibilidade de integrar ferramentas de gestão que facilitam esse trabalho.
Contudo, o que é gestão de estoque se não uma série de itens básicos a serem verificados?
Logo, o inventário, organização de espaço e entrada e saída de mercadorias é essencial.
Para mais, usar métodos conhecidos de gestão e controle de estoque podem não somente evitar erros como também garantir maior economia para a empresa.
Optando por métodos que favoreçam a saída imediata do que entrou primeiro, ou então priorizando o que mais sai, é preciso conhecer melhor seu campo de atuação, afinal, a tratativa do estoque pode variar de acordo com seu segmento.
Agora que você sabe o que é gestão de estoque, que tal colocar em prática e disponibilizá-lo para a venda online?
Afinal, na internet é possível aumentar seus rendimentos e de forma muito menos burocrática com ferramentas de gestão online e plataformas digitais.
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