O recibo de pagamento simples é um documento que comprova a remuneração de um prestador de serviços pelo seu trabalho. Esse comprovante é obrigatório, e é uma garantia para as duas partes.
Como profissional autônomo, independente ou liberal, você pode ter se perguntado qual a finalidade do recibo de pagamento simples.
Afinal, nem sempre este comprovante é emitido de forma padronizada, e muitos podem questionar se ele tem mesmo validade como documento de prestação de serviços.
No entanto, ainda que seja feito a mão ou redigido em um programa de texto, a nota de recebimento é essencial para resguardar os seus direitos e do seu cliente.
Com esse papel, é possível realizar contestações na justiça e lidar com problemas como estorno de pagamento.
Por isso, mesmo empreendedores informais precisam emitir atestados dos seus serviços, e saber como fazer do jeito certo.
Para te ajudar, nós preparamos esse conteúdo especial sobre o assunto, com o passo a passo para preencher o seu recibo de pagamento simples, e emitir comprovantes sem precisar de sistema. Acompanhe!
O que é um recibo de pagamento simples?
Um recibo de pagamento simples nada mais é do que um documento que declara a negociação de algum valor entre duas partes.
Nesse caso, esse comprovante atesta que o cliente pagou pelo serviço, e o profissional recolheu a remuneração.
Na prática, é um registro de recebimento como outros que existem no mercado. A diferença é que a maioria costuma ser emitida pelo computador, e possuem um modelo padrão, geralmente mais complexo.
Entretanto, isso não significa que um documento simples, feito a mão, por exemplo, tenha menos validade. Basta que ele esteja preenchido do jeito certo e siga algumas exigências, como ter assinatura das duas partes.
A função desse comprovante também é a mesma: proteger as duas partes negociantes.
O profissional, que prestou o serviço, deve assegurar que recebeu o valor pelo seu trabalho, e o cliente tem o direito de atestar que pagou o vencimento combinado.
Essa segurança pode ser garantida por meio de um recibo de pagamento simples, e, por isso, trata-se de um documento tão importante para os prestadores de serviço autônomos.
Quando é necessário emitir um recibo?
Segundo o artigo 1.º da lei 8.846/94, qualquer trabalho ou venda de produto exige o fornecimento de um recibo de pagamento.
A sua emissão é obrigatória sempre que um pagamento for realizado, e é dever do profissional fornecer o registro para a pessoa que solicitou o serviço.
Portanto, mesmo que o valor seja pequeno, ou o profissional seja autônomo, é necessário disponibilizar um recibo.
Além disso, vale destacar que esse comprovante é uma forma de controlar o fluxo de caixa e formalizar o trabalho do prestador de serviços.
Assim, também é recomendável fazer a emissão para estabelecer uma gestão mais eficiente das suas finanças.
Recibo de prestação de serviço simples
Muitos prestadores de serviço podem ficar em dúvida se precisam emitir recibo de pagamento simples para trabalhos com pouca ou nenhuma dificuldade.
Nesse caso, as situações podem variar, e é importante saber o que foi combinado entre as partes, para saber se existe a necessidade de comprovante.
Se for um serviço mínimo, feito de maneira rápida, como reparos, fica a critério dos envolvidos combinar o recibo.
Muitas pessoas não solicitam esse tipo de registro após o pagamento, por se tratar de um trabalho fácil.
No entanto, se uma das partes manifestar o interesse pelo comprovante, então a emissão é obrigatória, por ser uma prestação de serviços que se enquadra na categoria profissional e resulta em uma remuneração.
Por via das dúvidas, para evitar problemas na justiça, recomenda-se emitir o recibo sempre, em qualquer ocasião.
Recibo de pagamento e Nota Fiscal: qual a diferença?
O recibo de pagamento simples é um comprovante que certifica a remuneração de um trabalho, enquanto a nota fiscal é um documento que assegura a compra de um produto.
Podem existir dúvidas quanto aos dois títulos, uma vez que eles têm finalidades semelhantes. Ambos servem para trazer mais segurança para o consumidor, e também para o profissional ou negócio.
Entretanto, seu propósito têm algumas diferenças, e é fundamental entendê-las para emitir o comprovante correto.
O recibo de pagamento simples será necessário quando a negociação envolver a prestação de um serviço. Geralmente, é feita por profissionais autônomos ou liberais.
Enquanto isso, a nota fiscal, seja ela física ou eletrônica, é um papel que comprova a posse de uma mercadoria.
Esse tipo de registro é mais complexo e detalhado, apresentando a data da compra, por exemplo, e outros dados referentes ao produto, como percentual de imposto.
Assim, se o cliente comprou algum produto, precisa ter a nota fiscal. Se ele contratou um serviço, pode solicitar um recibo de pagamento no final do trabalho.
Os dois documentos podem ser usados para contestações ou ações judiciais futuras, desde que tenham sido emitidos para suas devidas funções.
Como fazer um Recibo de pagamento simples?
Depois de entender o que é um recibo de pagamento simples, é possível emitir um documento de maneira simples e prática.
Para isso, existem algumas dicas que ajudam no correto preenchimento, seja de forma manual ou pelo computador.
Nesse caso, se você é um prestador de serviços iniciante ou tem dúvidas sobre como elaborar seu comprovante, veja as sugestões a seguir:
1. Atribua um nome ao documento
Com as facilidades da tecnologia atualmente, muitos prestadores de serviço optam por emitir o recibo de pagamento simples pelo computador.
Existem vários programas de texto que ajudam no preenchimento, e elaboram um padrão que pode ser usado no futuro.
No entanto, é importante atribuir um nome ao seu documento, para facilitar no controle e nas alterações posteriores.
Por isso, antes de salvar o arquivo para imprimir, não se esqueça de mudar o nome e salvar em uma pasta separada.
O acesso será mais rápido, e você terá menos problemas para encontrar o mesmo documento depois.
Não precisa incluir um nome muito complexo, podendo ser “Recibo de [serviço]”, ou “Modelo de recibo”.
2. Faça a descrição do recebimento
Um recibo de pagamento simples não demanda muitas informações, apenas alguns dados mais importantes.
Por isso, faça uma breve descrição da prestação de serviço, e inclua os elementos da negociação, como data e prazo de duração do trabalho.
Isso ajudará ambas as partes a identificarem a finalidade do recibo, e se, eventualmente, for preciso localizar esse comprovante, a descrição ajudará a determinar o papel certo.
Caso seja o profissional que esteja preenchendo o documento, não se esqueça de incluir a forma de pagamento, como transferência, dinheiro em espécie ou cheque.
3. Informe os valores pagos
Outra dica importante para fazer um recibo de pagamento simples é informar os valores negociados durante o trabalho.
Informe a quantia numérica, e também por extenso, e indique se existem outras informações relacionadas, como parcelamento ou se houve algum tipo de entrada antes do serviço.
No caso de contestações, esse é um dos dados mais importantes, e deve estar explicitado no documento, de preferência em negrito ou letras maiúsculas.
4. Não deixe de preencher local, data e assinatura
Finalmente, é essencial preencher o local e data do recibo, bem como recolher a assinatura do prestador de serviço.
São esses dados que tornam o documento legal perante a justiça, para o caso de ser usado como comprovante.
Além disso, constar o local, data e assinatura formaliza o registro, mesmo que seja simples ou redigido a mão.
Assim, ele deve encerrar o documento, e ser preenchido posteriormente pelo profissional, assinado a próprio punho.
Aprenda como fazer um Recibo de pagamento simples no Word
O Word é um dos programas de texto mais populares, e está presente na maioria dos computadores e dispositivos móveis dos usuários.
Por isso, vale a pena aprender como fazer um recibo de pagamento simples por essa ferramenta, pois ela facilita a edição posterior e o compartilhamento do comprovante pela internet.
Um dos pontos positivos do Word é a sua compatibilidade, pois ele pode ser instalado em qualquer aparelho, além de ter um formato que pode ser aberto em outros programas.
Além disso, mesmo que cada empresa tenha dados diferentes, a plataforma permite estabelecer um padrão de recibo para implementar.
Basta abrir o programa e selecionar o template desejado nas próprias recomendações do Word.
Em seguida, salve o documento com o nome certo e preencha todas as informações como indicado, para poder imprimir e utilizar no futuro.
No seu recibo Word, lembre-se de incluir:
- data do pagamento ou serviço;
- dados de quem recebeu o valor, com nome e CPF;
- informações de quem realizou o pagamento;
- descrição do serviço;
- forma de pagamento e se foi parcelado;
- data da assinatura.
Se possível, inclua o local onde o trabalho foi realizado, pois isso pode ajudar a descrever o serviço com mais precisão.
Confira um exemplo de Recibo de pagamento simples feito à mão
Veja um exemplo prático de recibo de pagamento simples feito à mão, que pode ser usado futuramente nos comprovantes dos seus serviços:
“Eu, [seu nome], CPF [número], atesto ter recebido o valor de [quantia por extenso], pago por [nome do cliente], CPF [número], no dia XX-XX-XXXX.
O valor corresponde ao serviço [descrição detalhada do trabalho].
O pagamento foi feito [à vista/parcelado] por meio de [transferência/cheque].
[cidade], dia XX de [mês] de [ano].
Assinatura”.
Alguns profissionais fazem uso de carimbo, que também pode ser incluído no documento, próximo da assinatura.
O tamanho do comprovante é irrelevante, podendo ser feito em um papel menor, especializado ou folha A4 impressa.
Desde que tenha todos os dados pertinentes, ele se torna um comprovante legal para ambas as partes.
Por quanto tempo um Recibo precisa ser guardado?
Se tratando de um recibo de pagamento simples, muitos profissionais e consumidores podem se perguntar quanto tempo esse comprovante deve ser guardado.
Essa dúvida é comum, principalmente, quando o registro é feito de maneira impressa, por ser um papel a ser armazenado em um espaço físico.
Nesse caso, parte do consumidor escolher o tempo que deseja guardar esse recibo.
Segundo o Artigo 206 do Código Civil Brasileiro, existe um período em que o consumidor pode ser questionado sobre cobranças.
Nesse caso, é recomendável armazenar todos os registros pelo período de cinco anos, para evitar a perda de documentos de contestação.
O mesmo vale para o profissional ou empresa, que precisa desse documento para argumentar contra eventuais irregularidades.
No entanto, após a prestação do serviço e confirmação de que está tudo correto, o indicado é permanecer com o comprovante por 90 dias, ou dentro do período de garantia que o profissional oferece.
Para o autônomo, vale a pena guardar o recibo simples até o momento de realizar sua contabilidade, de modo a comparar as informações e verificar se existe inconsistências financeiras.
Depois, o papel pode ser devidamente arquivado ou descartado.
Vale a pena fazer recibo de pagamento simples?
Embora muitas pessoas tenham dúvida sobre esse tipo de comprovante, vale a pena que profissionais autônomos faça recibo de pagamento simples para os seus trabalhos.
Mesmo emitidos de maneira impressa ou escritos a mão, esses registros são válidos como forma de garantia para o prestador de serviço e para o cliente.
Além de ser um documento que comprova o recebimento do valor combinado, ele também pode ser uma prova para ações judiciais futuras.
No dia a dia, também serve como instrumento de verificação contábil para o autônomo ou liberal, mesmo que não possua uma empresa.
Por isso, é importante considerar a emissão desses recibos enquanto não possui um sistema automatizado para realizar esse registro.
Existem diversos programas de texto, como o Word, que trazem templates personalizados para essa finalidade.
Assim, é ainda mais fácil de preencher e imprimir um comprovante completo e válido.
Não deixe de oferecer esse tipo de documento para os seus clientes, especialmente para passar mais confiança no seu trabalho e formalizar sua atuação.
