Entenda como fazer um fechamento de caixa correto para sua loja

Fechamento de caixa é uma das tarefas administrativas que lojistas e funcionários precisam realizar periodicamente. 

Com isso, é possível calcular e gerenciar recursos, além de se entender um pouco melhor o fluxo de caixa da empresa. 

Essa tarefa pode ser desafiadora, mas existem conhecimentos e técnicas que vão te ajudar a fazer o fechamento de caixa da melhor forma possível, com agilidade e segurança. Entenda: 

Qual a função do fechamento de caixa?

O fechamento de caixa consiste em checar as entradas e saídas de valores do caixa da empresa, em um determinado prazo e frequência. 

Esse é um procedimento de rotina para lojas, mercados e diversos outros empreendimentos. 

Sua função é, basicamente, a manutenção e controle financeiro da empresa, calculando os valores de todas as operações realizadas. 

É uma tarefa que, apesar de simples para realizar, exige atenção plena e cuidado. Isso por essa verificação ser muito importante para constatar erros, perdas, prejuízos e afins. 

Ter esse rigor sobre o dinheiro que entra e sai da empresa é o que media o controle de pagamento e a gestão do negócio e previne perdas e danos nas finanças da sua empresa. 

Com o fechamento de caixa você consegue algumas vantagens para a sua empresa e pode diagnosticar problemas ou necessidades de melhoria e desenvolvimento. 

O fechamento de caixa também contribui para a checagem das operações de entrada e saída realizadas no caixa da empresa em um intervalo determinado.

Quando fazer fechamento de caixa?

O fechamento de caixa simples pode ser feito sempre que necessário para a empresa. Tudo depende das entradas e saídas, dos horários e regime de funcionamento da loja. 

A frequência ideal vai seguir a rotina da sua loja, mas geralmente o fechamento é realizado em dois momentos: no fim do dia de trabalho ou a cada troca dos colaboradores que operam o caixa. 

É muito importante fazer esse fechamento na troca dos turnos dos funcionários, pois ajuda a manter a transparência nas finanças. 

Isso porque você consegue diagnosticar problemas e perdas em cada turno, e quem foi o funcionário responsável por aquele processo. 

É necessário fechar diariamente?

Sim, você precisa fechar o caixa diariamente. O fechamento de caixa te mostra como foi a rentabilidade daquele dia e, se você não fecha, como obter esses dados? 

Além disso, não é possível confiar na honestidade das pessoas sempre… ou seja, se algum cliente tiver lesado a sua loja, você precisa saber rapidamente para tomar as providências cabíveis. 

Outro ponto importante é que a atualização frequente dos registros te traz um panorama mais acurado sobre as finanças da sua empresa. 

Ao fazer essa atualização mais “instantânea” dos registros, você consegue ter uma maior noção do orçamento atual e fazer um planejamento financeiro para a sua loja. 

Qual a importância do fechamento de caixa?

O fechamento de caixa é muito importante para a sua loja. Por isso, você precisa entender qual a rotina e logística da sua empresa, para implementar as práticas mais adequadas nesse processo. 

O fechamento vai te permitir evitar fraudes ou roubos, sendo uma ferramenta essencial de gestão financeira da sua empresa.  

Com um fechamento de caixa simples bem executado, você consegue manter um rigor sobre os acontecimentos nas finanças da sua loja. 

Entenda os benefícios: 

• Checagem

O fechamento de caixa é uma ferramenta de checagem do fluxo financeiro, entradas e saídas de valores, da empresa. 

Sabendo como fazer fechamento de caixa, você consegue se livrar de transtornos e prevenir perdas e danos que, se acumulados, podem ser sérios para os seus negócios. 

Com isso, você pode evitar retiradas desnecessárias de dinheiro do caixa, reduzindo gastos que não foram planejados — especialmente se esses forem para despesas pessoais. 

Fechar o caixa vai te ajudar a ter noções e realizar uma boa checagem do que acontece na sua empresa. 

Por exemplo, você consegue identificar transações indevidas? Você saberia caso um de seus colaboradores estivesse cancelando vendas e embolsando o dinheiro? 

Esses são pensamentos negativos que, infelizmente, devem ser considerados. Nem todas as pessoas, desde clientes até funcionários, terão boa-fé ao entrar em sua loja. 

Assim, você precisa conhecer e aplicar essa checagem para minimizar problemas que podem gerar uma fissura na prosperidade financeira da sua empresa. 

• Redução de erros

O fechamento de caixa também vai te ajudar a reduzir os erros simples que realmente acontecem no cotidiano da loja. 

Com a correria do dia a dia, você ou seus colaboradores podem, por engano, fazer cobranças equivocadas, cometer falhas na entrega do troco ou no preço dos produtos. 

Ao fazer o fechamento de caixa de forma correta, você aprende a notar esses erros, diagnosticando os mais frequentes. 

Assim, você pode mapear esses equívocos e tomar medidas para prevenir que eles continuem acontecendo. 

• Prevenção de prejuízos

Ao identificar pequenos erros e problemas no fechamento de caixa, você consegue corrigi-los, evitando perdas. 

Esses valores, por menores que sejam, podem representar um problema para as finanças da sua loja; por isso, é necessário reconhecer o que provoca esses prejuízos e corrigir os erros! 

Com essa verificação, você pode constatar enganos e prevenir perdas que sejam fruto da má-fé de terceiros. Saiba como: 

Passo a passo para fazer o fechamento de caixa

Você pode criar o seu próprio método para fazer um fechamento de caixa simples, porém existem algumas dicas que vão te ajudar no processo. 

Desse modo, você cria um método que pode ser aplicado e ensinado para novos colaboradores que vão contribuir com o desenvolvimento da sua loja e no ato de evitar perdas e danos. 

• Definição da pessoa responsável

O primeiro passo é definir uma pessoa de confiança para fazer o fechamento de caixa da sua empresa.  

Seja você, seus funcionários ou outra pessoa, deve ser alguém que tenha atenção, foco e compreensão sobre as variações nos métodos de pagamento. 

Além disso, a legislação trabalhista tem um regimento sobre a quebra de caixa — que é quando a conferência física dos valores totais da movimentação do caixa não bate com o valor total do relatório de caixa. 

Assim, você consegue identificar o responsável por determinadas perdas e, se for o caso, descontar essa divergência do salário do empregado. 

Algumas empresas estabelecem um teto para essas diferenças no fechamento, com uma carência determinada que não será descontada. 

• Fluxo de caixa

O fluxo de caixa é uma ferramenta de registro de todos os movimentos de dinheiro que acontecem na sua empresa. 

Essas transações podem ser pagamento de contas, entrada de dinheiro, gastos com fornecedores ou folhas de pagamento, entre outras. 

Você pode usar alguns passos para fazer o fluxo de caixa, como: 

1. Determine o tempo para renovação de despesas; 
2. Diferencie as movimentações, separando receitas e despesas;
3. Faça atualizações frequentes do fluxo de caixa;
4. Agrupe as informações do fluxo de caixa em categorias; 
5. Faça um acompanhamento diário do fluxo de caixa; 
6. Considere absolutamente todas as movimentações.

• Frequência de realização

Geralmente, o fechamento de caixa é conduzido diariamente pelas empresas. Contudo, você pode avaliar as necessidades e características do seu negócio para tomar essa decisão. 

Avalie o momento atual do seu negócio para determinar se fará o fechamento de caixa a cada turno, diariamente, a cada semana ou mensalmente. 

• Registro de valores iniciais

Os valores iniciais correspondem à abertura do caixa e costumam ser fruto dos dias anteriores. Registre esse valor para saber quanto tinha no caixa ao abrir a loja. 

Esse número será o ponto de partida para aquele dia de vendas, como saldo disponível no caixa. 

Anote esses dados e estabeleça um valor máximo que, se for o caso, você pode gastar naquele dia, seja com demandas da empresa ou pagamento de despesas. 

• Movimentações financeiras

Registre todas as movimentações financeiras, seja em um papel ou no sistema da loja. Assim, você consegue ter um controle sobre as transações. 

Todo o fluxo e movimento de caixa deve ser registrado para que você possa comparar dados e fazer essa gestão. 

Com isso, é possível comparar o valor registrado ao que estará presente no caixa ao fim do expediente, durante o fechamento de caixa. 

• Conferência

A conferência é uma das etapas mais importantes do fechamento de caixa, porque permite checar se os valores presentes no caixa batem com os registros de despesas e receitas ali presentes. 

• Fechamento de caixa

A última etapa consiste no fechamento de caixa propriamente dito, em que você faz a subtração dos valores que entraram no caixa em relação aos que saíram. 

Essa diferença consiste no saldo atualizado, que será encontrado na abertura do caixa no dia seguinte. 

Você também pode realizar uma retirada programada desses valores, caso sejam muito altos. 

Faça o registro dessa retirada e aplique o dinheiro em uma conta bancária, isso vai aumentar a segurança da sua loja e prevenir uma grande perda, em caso de furtos ou assaltos. 

Quais os erros ao fazer o fechamento de caixa?

Os erros mais comuns na realização do fechamento de caixa são super simples de prevenir e corrigir: 

• Não ter uma rotina diária de acompanhamento do caixa 
• Não lançar vendas no momento em que aconteceram 
• Ignorar movimentações de baixo valor
• Não diferenciar e categorizar as movimentações do caixa 
• Não conferir os valores e dados das movimentações 
• Ignorar ferramentas que podem ajudar no processo de fluxo de caixa

Esses erros podem parecer pequenos, mas, se cometidos com muita frequência, podem derrubar os lucros da sua loja e levar as suas finanças para o buraco. 

Se atente para tudo o que acontece em seu negócio. Só assim você consegue realizar uma boa gestão do lucro bruto e líquido e do cenário financeiro do seu empreendimento. 

Como fazer o cálculo do fechamento de caixa?

Saber como fazer fechamento de caixa envolve calcular esse número final, decorrente das movimentações que aconteceram ao longo de todo aquele dia. 

Para finalizar o fechamento, você deve conferir todos os valores recebidos em dinheiro e checar os comprovantes e recibos da loja. 

Em seguida, cheque as outras movimentações, como cartões, financiamentos, crediário, transferências ou cheques. 

Some as despesas, saídas e possíveis pagamentos realizados ao longo do período analisado. 

Em seguida, some todos esses ganhos — sejam quais forem suas origens — e subtraia o valor dos gastos dos mesmos. 

O resultado dessa subtração será  entre perdas e ganhos será o cálculo do fechamento de caixa. 

Como a tecnologia ajuda no fechamento de caixa?

A tecnologia pode ser uma grande aliada nos processos de fechamento de caixa! Você certamente deve usar um sistema para registrar todas as entradas e saídas, e a tecnologia entra aí. 

Além disso, é possível fazer recurso de alguns sistemas de gestão, em que você insere todas as informações conforme as circunstâncias das operações. 

Com eles, também é possível separar cada um dos operadores de caixa, métodos e características dos pagamentos. 

Dessa forma, a conferência dos dados de fechamento de caixa fica ainda mais simples! 

Também existem sistemas em que você consegue separar as quebras de caixa por cada operador ao longo de um mês, facilitando a somatória de perdas para, se for o caso, fazer o desconto do salário dessa pessoa. 

Essas estratégias simplificam as operações e diminuem a necessidade de realizar tarefas manualmente, economizando tempo que pode ser empregado em outras áreas dos seus negócios. 

Com tudo isso, com certeza você está preparado para aplicar o fechamento de caixa de forma precisa e melhorar a gestão de negócios da sua empresa. 

Pelo seu interesse em buscar conhecimentos, você tem tudo para ser um empreendedor de sucesso. Continue estudando e investindo tempo na sua loja, os ganhos certamente virão mais e mais…