O fluxograma se trata de um desenho, no qual você irá construir um processo da sua empresa, etapa por etapa, a fim de identificar erros e pontos de melhoria.
Um fluxograma vai além de uma simples ferramenta de organização de processos, ele também auxilia na tomada de decisão, na identificação de falhas, na criação de estratégias e planejamentos e na otimização de tarefas e atividades internas.
Neste artigo você confere tudo sobre o fluxograma e como criar um na sua empresa. Continue lendo!
O que é fluxograma?
Um fluxograma é um tipo de diagrama, o qual serve para descrever, simbolicamente, um processo.
Geralmente, é utilizado para planejar algo, fazer documentações, melhorar, comunicar ou estudar processos complexos, de uma forma mais fácil de entender.
Veja este exemplo:
Cada etapa do processo é desenhada no fluxograma e representada por um símbolo diferente e uma breve descrição da etapa. Cada um desses símbolos são ligados a outros por setas, que mostram a direção do fluxo no processo.
O desenho pode variar de gráficos mais simples, como o exemplo apresentado, ou diagramas maiores e mais complexos, que descrevem cada etapa com o maior número de detalhes possíveis.
Para que serve um fluxograma?
O fluxograma possui um objetivo muito simples: facilitar a compreensão de um processo.
Além disso, ele é amplamente utilizado por conta da sua simplicidade, além de ser considerado uma ferramenta que garante a qualidade dos processos de gestão das organizações, proporcionando diversos benefícios, como:
- documentação e padronização dos processos internos da empresa;
- criação de um documento interno dos processos que pode sempre ser revisitado e melhorado;
- torna a visualização das etapas e processos mais clara, facilitando análises e críticas;
- clareza sobre cada processo da empresa, tanto para os diretores e líderes, quanto para os funcionários.
Como mapear os seus processos com o fluxograma?
Estabeleça o processo
Antes de começar a fazer o seu desenho, é importante entender qual é o passo a passo do processo em questão.
Neste ponto, você deve se perguntar:
- como esse processo se inicia? qual o start?
- quais são as etapas do processo até chegar ao objetivo final?
- quais são cada uma das atividades que, geralmente, são realizadas dentro desse processo?
Este momento inicial não precisa ser bonito ou muito organizado. O importante é que você tenha a resposta para cada uma dessas perguntas e crie uma lista que servirá como base para o desenho do seu fluxograma.
Levante as atividades
Agora que você já possui uma lista geral de como o processo se estabelece, é importante ir um pouco mais a fundo nas atividades que são realizadas dentro desse processo.
Pense um pouco, pesquisa ou converse com as pessoas do time para entender:
- quais são as ações ou tarefas realizadas do início ao fim do processo;
- há uma etapa de revisão dessas tarefas? como ou quando ocorre?
- se há uma etapa de revisão, em que momento ocorre a aprovação da tarefa?
- há uma pausa ou momento de espera no meio de alguma etapa ou entre etapas? se sim, de quanto tempo?
- como ou quando ocorrem registros? E onde?
Estas são apenas algumas das perguntas que você pode fazer durante a listagem das atividades. Não esqueça de registrar todos os detalhes, ainda que você corra o risco de ser repetitivo.
Este é um momento de registrar a realidade dos fatos, sem máscaras, afinal a intenção do fluxograma é desenhar o processo como ele, de fato, ocorre e somente depois analisar criticamente para encontrar falhas e melhorias.
Portanto, lembre-se de nunca registrar o fluxograma como ele deveria se comportar, mas sim como ele se comporta.
Em outro momento, você terá a oportunidade para executar a criação do fluxograma de um processo ideal.
Crie o escopo
Agora que você já entende como as etapas do processo coexistem dentro da organização e quais as atividades realizadas do início ao fim, é o momento de criar o escopo inicial do seu fluxograma.
Novamente, aqui não temos a intenção de criar algo perfeito. Portanto, deixe o perfeccionismo de lado e comece a desenhar o processo tal qual ele é, pelo menos por enquanto.
Para isso, você pode escolher uma ferramenta, como:
- Miro;
- LucidChart;
- Draw.io;
- HEFLO;
- Coggle;
- Bizagi Modeler;
- MindMeister;
- Funnelytics;
- Gliffy;
- Visio;
- SmartDraw.
Depois de escolher o local onde você irá construir o seu fluxograma, basta criar uma conta gratuita, escolher um template pronto e começar a adicionar as informações que você já listou, levando em consideração a ordem em que elas acontecem e o fluxo das informações.
Utilize símbolos
Como você já sabe, cada etapa do processo é definida por um símbolo e, antes que você comece a adicionar qualquer desenho, saiba que existe uma lista de símbolos com os seus significados.
Nesta etapa, você vai entender para que serve cada um dos símbolos de um fluxograma. Veja:
- Início ou Fim: Todo processo deve ter um início e um fim, portanto este símbolo ficará localizado no começou do fluxograma ou ao final;
- Operação manual: Este símbolo indica uma ação que deve ser acionada manualmente, ou seja, não há automação para que ela ocorra. Um exemplo disso é uma máquina que precisa ser desligada manualmente em um certo período de tempo;
- Processo pré-definido: Este símbolo indica que esta etapa já foi definida em outro fluxograma. Portanto, sempre que ela aparecer, significa que também faz parte de outros processos;
- Processo: O retângulo é o símbolo mais utilizado, pois indica a etapa do processo. Portanto, a cada nova etapa a ser desenhada, inclua um novo retângulo;
- Fluxo: O fluxo, representado pela seta, vai ajudar os leitores a entender como o fluxograma deve ser lido, em qual ordem o desenho caminha. Portanto, adicione os retângulos e inclua a seta entre elas para conectar as etapas e indicar para qual direção o fluxo segue;
- Documento: Digamos que, no meio do processo, um documento foi gerado ou precisa ser emitido, então aqui é preciso incluir este símbolo para indicar esta tarefa;
- Decisão: Sempre que houver um losango no fluxograma, significa que o fluxo depende de uma decisão para seguir por algum caminho. Portanto, neste ponto o fluxo pode seguir para mais de uma direção, pois, dependendo da decisão tomada, a situação pode mudar;
- Espera: Entre uma etapa e outra, poderá haver um tempo de espera de horas, dias ou semanas, por exemplo. Neste caso, é ideal adicionar este símbolo para indicar o delay;
- Conector: Por fim, este símbolo é indicado para fluxogramas que são muito longos e complexos e possui a função de ligar uma etapa à outra, em casos de etapas muito distantes.
Pronto! Agora que você já sabe quais são os símbolos ideais, é só colocar a mão na massa e começar a construir o seu fluxograma.
Caso prefira, você pode criar um esboço à mão em um caderno ou lousa junto com o time e depois adicionar à uma das ferramentas.
Qual é a vantagem em utilizar fluxogramas?
Até aqui você já deve ter entendido o que é o fluxograma e para que ele serve dentro de uma organização, mas será que ele é realmente tão útil assim? Confira a seguir algumas das principais vantagens de criar um fluxo na sua empresa:
Facilita o seu raciocínio
O cérebro costuma pensar melhor quando possui um apoio visual, portanto criar um fluxograma ajuda a organizar o raciocínio e realizar melhores análises críticas do processo organizacional;
É mais representativo do que um texto
Um texto, apesar de ser bastante útil no dia a dia das empresas, não ajuda a compreender a complexidade de um processo por si só. Para isso, é necessário ter um desenho que mostre como funciona toda a jornada na prática, de forma mais representativa;
Facilita a elaboração de novas atividades e tarefas
Ao ter a visão completa do processo ao alcance do olhar, fica mais fácil apontar onde estão as falhas e identificar tarefas e atividades que podem ser otimizadas ou criadas dentro do processo;
Ajuda a identificar os pontos de melhoria
Assim como no tópico anterior, além de ajudar na elaboração das tarefas, o fluxograma também facilita a identificação de pendências, erros no fluxo, pontos de estrangulamento, atividades que não agregam valor, razões pelos quais o processo se torna lento ou burocrático, etc;
Possibilita a localização de elos
No dia a dia, fica difícil saber se um elemento do processo está perdido ou poderia ser reposicionado para otimizar todo o fluxo. Com o desenho do fluxograma, é possível ter essa visão de cima e realocar etapas para facilitar elos e desmanchar elementos desconexos ou perdidos;
Melhora o controle dos processos
Na rotina, é fácil se deixar ser engolido pelas atividades e perder o controle da situação. No entanto, se você possui um fluxograma bem desenhado, é possível, de tempos em tempos, analisar o gráfico e identificar se o processo se mantém controlado ou se perdeu.
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