O que é briefing? É um resumo de um projeto que contém o máximo de informações possíveis sobre uma estratégia com foco em atingir as metas pré determinadas.
Se você quer trazer mais organização para o seu negócio, então um dos primeiros passos é aprender o que é briefing!
Provavelmente você já ouviu falar sobre esse documento. Afinal, ele está presente em muitos nichos do empreendedorismo.
No entanto, pode ter dúvidas sobre o que ele é ou como funciona. Pode, ainda, acreditar que não é uma prática que pode fazer a diferença no seu negócio.
Mas trata-se justamente do contrário! Essas informações são essenciais para traçar as melhores estratégias para a sua atuação, desde o seu plano de ação, até aprimorar a sua técnica de negociação.
Por isso, vale a pena saber o que é briefing e como montá-lo dentro da sua empresa, para começar a aproveitar hoje mesmo os benefícios que ele pode trazer para a sua gestão.
O que é briefing e para que serve?
O conceito que define o que é briefing se refere a um documento elaborado como um guia para a execução de um projeto. Basicamente, é uma reunião de informações importantes que irão ajudar os profissionais no seu processo de desenvolvimento.
Muitos podem acreditar que o briefing só pode ser aplicado em nichos criativos. No entanto, ele também pode ser útil em outras áreas.
Afinal, assim como um filme precisa de um roteiro, e a montagem de um produto precisa de um passo a passo, a execução de um projeto também precisa de um guia.
Sendo assim, sua função é reunir tudo que a equipe precisa para colocar em prática seu fluxo de trabalho. Por isso, ele costuma trazer informações como:
- Dados da empresa;
- Mercado de atuação;
- Público ao qual se direciona;
- Objetivos do projeto;
- Principais etapas de execução.
No futuro, além de saber o que é briefing e como montá-lo, você também será capaz de visualizar seu plano de ação com mais facilidade, pois esse documento permite reunir, de forma sucinta, os materiais mais importantes para o trabalho.
Claro, esse documento pode variar de acordo com o nicho, pois ele deve atender, principalmente, às necessidades da equipe e da empresa.
Por exemplo, um briefing de marketing terá um formato diferente de um briefing de comunicação.
Mas, em sua síntese, ele possui o mesmo objetivo, que é descrever o trabalho e auxiliar o profissional na sua execução.
Qual a relevância do briefing?
Agora, alguns profissionais podem não saber porque aprender o que é briefing ou como montá-lo. No entanto, esse documento traz uma série de benefícios para um projeto, e se torna relevante na hora de executar, de modo eficiente, um plano estratégico.
Em um primeiro momento, ele permite organizar todo o trabalho de forma correta, reunindo informações que poderiam ficar espalhadas, dificultando a consulta da equipe, por exemplo.
Com um briefing, é possível ter todos os dados que são importantes para o projeto em um único documento, organizados em uma estrutura simples e fácil de visualizar.
E, claro, existe a autonomia para elaborar o seu documento como preferir, dividindo por seções, assunto ou mesmo por equipe, para tornar o desenvolvimento do trabalho ainda mais simples.
Com isso, a sua equipe poderá ter um nível muito maior de assertividade e produtividade, pois terão acesso a um documento que ajuda nas etapas de execução do projeto.
Tendo as informações certas, é mais fácil tomar decisões estratégicas e alcançar os resultados esperados desde o primeiro momento, sem tentativas e erros.
E, por fim, saber o que é briefing e como montá-lo permite que você direcione seus colaboradores da forma correta.
Mesmo um projeto simples pode ter um entendimento distinto para cada pessoa, o que torna mais difícil alinhar as ideias e as formas de executar o plano.
Entretanto, com um documento objetivo e sucinto, não restam dúvidas na hora de colocar as ações em prática, direcionando os resultados da forma que você desejar.
Tudo isso se torna possível depois de aprender o que é briefing e como elaborar um eficiente!
Como fazer um briefing eficiente?
Mesmo depois de entender o que é briefing, muitos podem ter dúvidas sobre como fazer um documento eficiente.
Afinal, ele deve ser bem estruturado, para atender todas as necessidades do seu negócio e da sua equipe.
No entanto, não existem segredos na hora de elaborar o briefing! Ele é versátil, e cada empresa tem autonomia para estruturar o seu conforme suas preferências.
Claro, existem algumas dicas que podem ajudar a potencializar a eficiência do seu documento, e nós separamos as melhores abaixo:
Entenda o portfólio da empresa
Antes de mais nada, saber o que é briefing permite que você transmita as principais informações do projeto de forma mais simples.
Nesse caso, conhecer mais sobre o portfólio do negócio pode ajudar!
Pesquise referências anteriores, como a empresa costuma trabalhar e quais as suas abordagens para lidar com determinado projeto.
Isso ajudará na estruturação do documento, seguindo diretrizes conhecidas e que permaneçam dentro da zona de conforto da equipe.
Pesquise sobre a concorrência
A execução de um projeto também visa resultados no mercado, e, para isso, é necessário entender como a concorrência funciona.
Por esse motivo, depois de saber o que é briefing, busque fazer algumas pesquisas antes de começar a montar o seu.
Veja como as demais empresas do ramo se comportam, qual seu modus operandi e como eles estão executando projetos semelhantes.
Com isso, seu briefing poderá ter o direcionamento certo para se destacar desde o começo do trabalho.
Pesquisa sobre o público-alvo
Do mesmo jeito que é importante conhecer a concorrência, pesquisar sobre o seu público-alvo é essencial.
Afinal, eles são os alvos do seu projeto, e o seu planejamento deve priorizar as suas expectativas e necessidades.
E, uma vez que o briefing é o guia do trabalho, ele também deve apresentar direcionamentos sobre o público, e como proceder para atender as demandas dos clientes.
Dessa forma, lembre-se de pesquisar sobre o público enquanto elabora seu briefing.
Conheça informações práticas do projeto
Por fim, depois de consultar algumas informações importantes sobre o mercado e seu público, é fundamental não deixar de incluir dados práticos sobre o projeto. Por exemplo;
- Qual o orçamento total para o trabalho?
- Quais os prazos de entrega de cada etapa?
- Quais os resultados esperados pelos clientes ou pela equipe?
Essas informações também devem constar no documento, para que seja possível criar as diretrizes mais completas para você e seus colaboradores seguirem.
Grande parte desses dados podem variar de acordo com o nicho e com o projeto que está em desenvolvimento, mas, depois de aprender o que é briefing, você será capaz de selecionar cada informação com mais facilidade.
Quais são as etapas do briefing?
Por fim, cada documento pode ser elaborado conforme as necessidades da sua equipe. Mas, para iniciantes, existem algumas etapas pré-estabelecidas que ajudam na construção do briefing.
Veja quais são as informações mais importantes e qual a estrutura padrão para apresentá-las com eficiência:
Produto/serviço
Ao aprender o que é briefing, sua montagem deve priorizar o produto ou serviço. Afinal, é sobre o que se trata o projeto, sendo a informação mais importante do documento.
Dessa forma, lembre-se de descrever o produto antes de mais nada, incluindo todos os dados pertinentes sobre o projeto.
Público-alvo
Em seguida, é comum que apareçam informações sobre o público-alvo, pois ele interfere na forma como o trabalho é desenvolvido.
Afinal, um mesmo produto deve ser pensado de maneiras diferentes para homens e mulheres, jovens e adultos, classe C e classe A, por exemplo.
Assim, incluir mais sobre o público junto com o produto ajuda a moldá-lo, para, então, direcionar o projeto de forma correta.
Mercado e concorrência
Para ajudar a descrever o seu produto e as intenções do trabalho, vale a pena trazer dados sobre o mercado e a concorrência.
A partir da sua pesquisa, inclua o que for pertinente para que a equipe visualize corretamente o plano de ação e as estratégias adotadas.
Esses dados podem ser comparativos, ou mesmo como forma de consulta, para entender o que fazer ou não.
Objetivos
Além disso, para entender o que é briefing e montar um documento eficiente, mesmo no início, vale a pena separar os objetivos do projeto.
Eles também ajudam a sua equipe a entender as intenções do trabalho, dando o devido direcionamento para cada etapa.
No entanto, por ser uma informação complementar, é possível vincular esses dados depois da descrição do produto ou serviço, como forma de consulta.
Estratégias de comunicação e veiculação
Depois das informações teóricas do projeto, é fundamental acrescentar as estratégias de comunicação e veiculação.
Ou seja, como o seu projeto será conhecido no mercado. Seja um lançamento, plano de ação ou campanha, é importante que existam métodos bem definidos de divulgação.
Afinal, o público precisa conhecer seus resultados, e a equipe também deve estar a par de como realizar essa etapa.
Informações práticas do projeto
Por fim, lembre-se de incluir informações práticas sobre o projeto, como orçamento e datas de entrega.
Esses dados são fundamentais para a construção de um fluxo de trabalho eficiente, e que atenda às expectativas do cliente e da empresa.
Depois de se familiarizar com o que é briefing, será mais fácil construir o seu documento com base nas suas demandas e na estrutura que for mais confortável para o seu negócio.
No entanto, é fundamental implementar essa ferramenta no seu dia a dia, para ter uma organização mais eficiente na execução dos seus trabalhos!
Depois disso, será fácil atuar com mais experiência no mercado. E que tal ir para o próximo passo e entender o que é rapport? Nós temos um artigo especial sobre isso, confira!
