Uma boa gestão de loja virtual precisa de bons fornecedores, controle de vendedores, atender as necessidades dos clientes, qualidade de produtos e uma organização financeira, fiscal, de estoque e logística.
Você é micro ou pequeno empresário e está começando a trabalhar com um espaço de vendas online, porém está com dificuldades? Então, acompanhe esse texto, pois vamos te ensinar como fazer ou melhorar a gestão da sua loja virtual.
Afinal, até alguns anos atrás, muitas pessoas desacreditavam no poder que a internet tinha para aproximar as pessoas, e isso inclui as empresas e clientes.
No entanto, hoje as lojas virtuais dominam o mercado, e todos os dias novas oportunidades surgem nesse segmento, desde grandes companhias até um pequeno comércio de interior.
Por outro lado, gerir um negócio virtual não é a mesma coisa que administrar uma loja física, ainda que existam algumas semelhanças entre eles.
Daí a importância de entender os conceitos do ambiente online, para poder fazer a gestão com êxito.
Pensando nisso, preparamos este material, onde falaremos dos principais pontos para que você, empreendedor digital, possa fazer e/ou melhorar a administração da sua loja virtual. Vamos lá?
Gestão da sua loja virtual: principais conceitos
Uma loja virtual possui alguns termos específicos e é essencial conhecê-los para gerir o seu negócio da melhor forma. Acompanhe alguns conceitos de um comércio eletrônico:
- Plataforma de e-commerce: plataforma online onde a empresa consegue dispor os produtos para compra. O lojista paga taxas de domínio e hospedagem, uma espécie de ‘aluguel’ para manter seu estoque visível aos possíveis compradores;
- Marketplace: canal de vendas online onde variados lojistas se reúnem para vender seus produtos;
- Atendimento online: diferente do mercado presencial, a loja virtual costuma funcionar 24 horas, 7 dias por semana, ou se não for dessa forma, pelo menos fornece atendimento automático com resposta de dúvidas frequentes;
- Logística de entrega: é o mecanismo que cuida da seleção, pagamento e entrega dos produtos aos clientes;
- Mídia gratuita e paga: são ferramentas do marketing digital, que fazem os consumidores encontrarem a loja virtual na internet;
- Vitrine digital: assim como nas prateleiras físicas, na loja online os produtos ficam separados por categorias/departamentos no site da plataforma escolhida;
- Presença online: tem a ver com a presença da loja na internet, por meio de selos, slogans, campanhas e diagramação da página, destacando o empreendimento na web;
- Métricas de acompanhamento: consiste no monitoramento das estratégias de marketing, venda e fidelização de clientes na loja virtual.
O que eu preciso saber para fazer a gestão da minha loja virtual?
Administrar uma loja virtual exige a mesma responsabilidade que uma empresa normal, a diferença é que na loja online as compras são feitas na internet.
Isso significa que, ainda que muitos empreendedores tenham experiência com vendas, nem sempre isso se aplica no mercado digital, uma vez que este tem características próprias. Contudo, não queremos dizer que fazer a gestão da sua loja virtual seja algo impossível, pelo contrário.
Se você não é habituado ao meio digital, é preciso pelo menos entender um pouco dos recursos desse setor (como esses que falamos no tópico anterior), dado que a maior parte das atividades de gestão – prospecção, atendimento, vendas, – serão feitas dentro desse espaço.
E ainda que o empresário não seja responsável por todas essas áreas, é imprescindível que conheça como funciona cada uma, até para distribuí-las para os funcionários capacitados.
Portanto, ter esse conhecimento possibilita estar no domínio das principais decisões do negócio.
Como fazer a gestão da loja virtual
Fazer a gestão da loja virtual passa por três princípios básicos: zelo pelas finanças, controle do fluxo de caixa e monitoramento dos resultados. Veja cada um desses itens na prática!
Cuide das finanças
É necessário uma gestão financeira eficaz do site de vendas. Por isso, o planejamento das despesas fixas e variáveis é tão valioso, já que isso permite entender se os investimentos terão o retorno esperado.
Igualmente, é preciso organizar a gestão das notas fiscais, bem como o pagamento dos impostos, para que assim se possa controlar todas as receitas e dívidas – isto é, o fluxo de caixa. Aliado a isso, analisar quais custos podem ser reduzidos também ajuda no controle financeiro.
Da mesma forma, não dá para descuidar do capital de giro, o indicador que garante que sua empresa vai continuar funcionando até que consiga vender mais ou em caso de um revés financeiro.
Controle o fluxo de caixa
Saber com detalhes qual o capital da sua empresa, desde os rendimentos até às despesas, facilita o empreendedor em inúmeras questões.
Primeiro, porque ele pode tomar decisões com mais segurança, visto que com dados reais do histórico financeiro, é possível traçar estratégias aplicáveis ao negócio naquele momento.
Depois, conhecer a fundo o fluxo de caixa possibilita criar melhores negociações, uma vez que você sabe o momento exato que sua empresa pode economizar.
Por fim, além de diminuir custos desnecessários e poder realizar investimentos mais assertivos, está no controle do fluxo de caixa permite saber as áreas do estabelecimento que podem ser melhoradas.
Monitore os resultados
Dado que você criou metas, é hora de saber se elas estão sendo alcançadas. Assim, é necessário monitorar esses resultados através de ferramentas de análise, conhecidas por Analytics.
Esses recursos servem para acompanhar as campanhas de marketing, a presença da loja nas redes sociais e a interação da clientela com a loja virtual.
Esse acompanhamento de métricas possibilita que o empresário concentre esforços em diferentes canais e momentos distintos, de modo que as preferências e necessidades do público do negócio sejam atendidas.
De maneira geral, a ação de monitorar os resultados informa:
- Qual o total de visitantes na página de vendas;
- Quais produtos são mais visitados;
- Quais partes da loja virtual recebem mais visitantes etc.
Etapas importantes da gestão da loja virtual
Agora que você já sabe dos principais conceitos ligados à administração de um uma loja virtual, bem como o que é preciso para se dar bem nesse ramo, chegou o momento de aprender sobre cada parte da gestão desse modelo de empreendimento. Siga a leitura!
1. Gestão de fornecedores
Uma entrega de produtos ágil é algo que conta muitos pontos no momento do cliente optar por uma empresa que vende na internet. Com isso, a gestão dos fornecedores é outro ponto de atenção que você, gestor de uma loja online, deve ter.
É preciso contar com parceiros logísticos que cumpram prazos e entreguem matérias-primas de qualidade – caso sua empresa produza os próprios produtos.
Firme parceria com uma transportadora de confiança, que entregue os itens nas datas certas e sem danos. Além do mais, essa união possibilita melhores negociações e descontos e prazos especiais.
Por último, uma loja virtual necessita de embalagens apropriadas para os diferentes tipos de mercadorias, o que exige ainda mais comprometimento desses colaboradores externos.
2. Gestão de vendedores
A correta gestão do time comercial faz com que as vendas onlines tenham resultados positivos, de modo que a clientela seja impactada e levada a comprar de forma natural.
É primordial que haja um treinamento para que o time esteja alinhado e consiga propor uma metodologia de vendas única e exclusiva do negócio digital.
Além do mais, a integração deve ser a palavra de ordem de uma loja virtual. Sendo assim, não se pode trabalhar separadamente, como é o caso de quando o setor de marketing cria estratégias separadas do departamento comercial.
Atitudes como essas revelam despreparo e falta de coordenação da equipe gestora, levando ao fracasso da loja online.
Por isso, uma boa dica é deixar o marketing focado no comportamento dos usuários, de modo que os dados colhidos sejam informados ao comercial, para que este crie uma campanha em cima das dores desse público-alvo.
3. Gestão de clientes
A gestão de uma loja virtual também passa pelo cadastro de clientes na plataforma, como sendo uma maneira de fornecer um melhor atendimento a essas pessoas, em vista da personalização e checkout mais rápido dos pedidos.
Aliás, com um registro de clientes ativado, dá para mandar ofertas personalizadas para o consumidor, aumentando as chances de uma segunda, terceira ou quarta compra.
Entretanto, recomenda-se que no começo, sejam solicitadas poucas informações para fechamento da compra, como forma de não assustar o cliente e facilitar a transação.
Portanto, um formulário básico que recolha endereço, dados pessoais e de pagamento é uma boa opção.
4. Gestão do catálogo de produtos
Lembra que falamos que na loja virtual, os produtos são dispostos em vitrines digitais que contém diferentes produtos por departamentos?
Pois bem, para que o cliente encontre aquilo que deseja, é necessário que os produtos estejam catalogados em suas devidas categorias.
Uma loja de roupas virtual pode colocar um conjunto de lenços próximo das jaquetas e roupas de frio. Essa é uma excelente forma de fazer uma venda cruzada e, afinal de contas, garante que o consumidor não fique procurando em diversas categorias.
Isso porque, as pessoas buscam por agilidade nas compras online. Então, não deixe de seguir essas recomendações, assim como coloque fotos reais do produto junto de sua descrição.
5. Gestão do estoque
Manter o estoque organizado é a melhor maneira de garantir que o cliente vai encontrar (e receber) os produtos da sua loja virtual.
Além disso, essa organização contribui na agilidade das entregas, na diversificação de mercadorias e no controle de entrada e saída de unidades. Com isso, dá para repor no momento certo e preciso.
Acompanhar o estoque de perto é uma mão na roda nas questões estratégicas, já que você pode visualizar quais peças estão se acumulando e assim, pode traçar uma promoção para essa parte do espaço de armazenamento.
Logo, evita-se excesso de mercadorias e, em alguns casos, que percam a validade, o que causaria enormes prejuízos financeiros.
6. Gestão logística
É essencial ter atenção ao processo logístico da sua loja virtual, pois é esse controle operacional que vai garantir a qualidade dos prazos e entregas dos produtos comercializados.
Convenhamos que ninguém merece receber um produto errado, ou com atraso. Como forma de prevenção, possuir um processo logístico de qualidade é o melhor caminho.
Trabalhe para que os pedidos, empacotamento e envio dos itens seja feito com agilidade e eficácia. O ideal é contar com parceiros experientes, tanto relacionados à gestão de e-commerce como no transporte das mercadorias.
Por último, atente-se a logística reversa, assegurando que seu cliente possa trocar ou devolver o item com segurança e rapidez.
7. Gestão de nota fiscal
A parte fiscal da gestão da loja virtual também exige cuidados na emissão de notas fiscais, porque essa é uma obrigação legal que as empresas devem seguir visando não ter penalidades com o Fisco.
A nota fiscal comprova a transação de compra e venda, e mais que isso, faz o recolhimento correto dos impostos, o que permite a prestação de contas com a Receita Federal.
Logo, cuide para que, a cada venda realizada, uma nota fiscal seja emitida e, principalmente, enviada ao cliente. Aliás, é vital guardar uma cópia para eventuais consultas e para cumprir o que exige a lei.
Como integrar todas as áreas da loja virtual em único lugar?
De fato, fazer a gestão de uma loja virtual requer planejamento e muita dedicação, de maneira que o site de vendas atraia o público-alvo para as compras. Mas, diante de tantas exigências, pode parecer difícil concentrar tanta informação em locais diferentes, concorda?
Isso de fato seria complicado, caso não existissem os softwares de gestão ERP, como o Bling. Afinal, nosso sistema facilita a gestão da sua loja digital, pois com ele você acessa todas as áreas do seu empreendimento, tudo numa única plataforma.
Essa integração possibilita inúmeros benefícios, porque além de permitir um trabalho colaborativo, confere economia por não exigir a contratação de diferentes ferramentas de controle.
No nosso ERP, você vai encontrar os principais módulos necessários à gestão do seu da sua loja virtual, como:
- Integrações logísticas;
- Vendas e Controle de Caixa;
- Emissão de Notas Fiscais;
- Integração E-commerce e Marketplace;
- Gestão de Produtos/Estoque e Finanças;
- Cadastro de fornecedores, clientes, fornecedores e usuários;
- Entre outros módulos.
E pensando no sucesso da sua loja virtual, nós do Bling estamos oferecendo um cupom de teste de 3 meses grátis em nossa plataforma.
Para isso, basta digitar #bagy3 no campo apropriado (importante adicionar a hashtag, já que ela é obrigatória para o cupom funcionar).
Lembramos que essa oferta é válida somente para novas contas criadas no Bling e não cumulativa com outras promoções.
Então, não espere mais para trabalhar com agilidade e produtividade, aproveite as funcionalidades do Bling ERP!
