Com dias cada vez mais corridos, é comum hoje não ter tempo para cuidar de si mesmo ou ter um momento de lazer. As múltiplas tarefas no trabalho, o concílio entre diversos afazeres podem fazer com que tudo se acumule.
Para que isso não aconteça, uma boa gestão do tempo e produtividade pode fazer com que seu dia renda mais e, assim, você consiga também dedicar-se ao que te faz bem.
Saiba como manter as metas do dia mais organizadas e ainda economizar horas.
O que é a gestão do tempo?
O dia tem 24 horas, sendo que oito horas dele estamos dormindo (ou deveríamos). Com as 16 horas ativas que restam devemos conciliar com o trabalho, lazer, tarefas de casa e faculdade. A gestão do tempo nos ajuda exatamente quanto a isso. Quando gerenciamos o nosso tempo de maneira organizada podemos, além de entregar resultados com maior qualidade, economizar horas que podem ser usadas para outros fins.
O que é produtividade?
Entregar todas as atividades no final do dia todos nós podemos fazer.
Mas com uma má organização do tempo, atrasamos algumas tarefas e nem mesmo as entregamos com qualidade. Além do mais, o desgaste para entregar tudo o mais rápido possível pode causar estresse quando as coisas fogem do controle.
A produtividade é o contrário disso. É a entrega de resultados bem trabalhados, com paciência e que cause o mínimo estresse possível.
Ferramentas de gestão do tempo
A gestão de tempo pode ser elaborada de várias maneiras, tecnológicas ou não, e ainda nos ajudar a atingir um alto-desempenho resultando, assim, em uma boa produtividade. Veja abaixo por onde começar:
Listas
Montar listas é uma ótima maneira de começar a se organizar. Mas não basta encher sua vista de post-its com um monte de tarefas. Crie um costume, por exemplo, de definir quais precisam ser feitas naquele instante e quais podem esperar um pouco.
Técnica Pomodoro
A técnica Pomodoro pode ser uma mão na roda quando não conseguimos nos concentrar.
E ela é muito simples de montar: faça uma lista com algumas atividades e estabeleça um tempo de 25 minutos para cumpri-las. No decorrer desse tempo foque apenas nisso. Coloque o telefone no modo avião e esqueça de tudo ao seu redor pois é hora de voltar sua atenção exclusivamente para aquelas atividades.
Risque da lista o que foi cumprido e ao final do tempo descanse por alguns minutos. Em seguida repita o processo com novos objetivos. Não parece simples? Experimente!
Evite distrações…
…e essa distração muitas vezes é o celular. Aquela notificação pode tirar o foco de qualquer um.
Por isso, silencie o smartphone, desative notificações do desktop do computador e prossiga com as atividades. Apesar de ser difícil deixar o telefone de lado em um primeiro momento, com o tempo isso pode se tornar hábito.
Ciclo ultradiano
Você possui um momento do dia que recebe um pico de energia? Que tal usá-lo ao seu favor?
O ciclo ultradiano é um termo usado para definir aquele momento em que mais estamos ativos e enérgicos. Ele pode ser usado para realizar as funções mais complexas e que requer um gasto de energia maior.
Este pico dura em média cerca de 120 minutos e varia de pessoa para pessoa quando ele surge. Basta se conhecer e direcionar as atividades mais importantes para esse momento. Ótima dica, não é mesmo?
Aplicativos
Hoje existem diversos recursos tecnológicos que nos ajudam a cumprir nossas obrigações, como por exemplo, apps focados em organização e planejamento.
Exemplo disso é o Todoist, que te lembra quais são as atividades do dia e ainda quantifica o seu desempenho com base nisso.
Outra opção interessante é o Rescue Time, ótimo para saber quanto tempo você gasta em redes sociais e outros meios de procrastinação.
Erros que prejudicam sua gestão de tempo e produtividade
A essa altura você já deve saber o que tem dificultado seu desempenho na hora de entregar as atividades no tempo definido, certo? Mas ainda sim, leia abaixo os itens que mais contribuem para prejudicar seu planejamento e impactar na qualidade do trabalho.
Redes Sociais
As redes sociais são uma ótima maneira de passar o tempo. Sabemos que às vezes é irresistível não abrir aquela mensagem.
Mas de clique em clique, de checagem em checagem, perdemos quase uma hora presos na internet.
Portanto, como dissemos anteriormente, silencie seu smartphone quando começar seus afazeres e você verá a diferença no resultado.
Multitarefas
Você sabia que desempenhar várias atividades simultâneas pode não ser bom para seu trabalho? Isso porque fazer muitas tarefas que precisam de distintos níveis de foco, além de aumentar o estresse, pode também garantir que o objetivo não seja atingido com qualidade — e ainda atrasar o seu trabalho.
Atualmente esse comportamento é totalmente comum e natural. Contudo, tente ao máximo realizar uma atividade de cada vez. Que tal usar as técnicas que mencionamos?
Ambiente barulhento
Outro ponto importante é perceber o local em que você está trabalhando. Os sons ao redor podem tirar nosso foco com facilidade.
Não sendo possível abafar os ruídos, opte, se possível, usar fones de ouvido com playlists de músicas que ajudam no foco. É um ótimo método também, experimente!
A falta de produtividade é uma resposta a um mau gerenciamento do tempo, que pode ser, na maioria das vezes, causado por questões costumeiras e até culturais.
Exatamente por isso é bem simples gerir o tempo e alcançar uma boa produtividade. Contudo, é preciso determinação, visto que muitas causas no dia a dia podem tirar o foco daquele momento.
Experimentar aos poucos gerenciar o tempo, utilizando lista de afazeres e também a técnica Pomodoro são uma ótima maneira de começar a se organizar até que vire rotina.
Optar por realizar as atividades por ordem de prioridade é outro bom caminho para evitar o foco dividido entre muitas funções o que gera um trabalho multitarefa que não é o ideal.
Além do mais, o uso da tecnologia com aplicativos úteis para a organização também podem ajudar numa boa gerência do tempo e alto-desempenho da produtividade.
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